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Procore

Enviar archivos o carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos de nivel de empresa

Objetivo

Enviar por correo electrónico archivos y carpetas en la herramienta Documentos a otros usuarios activos en su directorio de empresa. 

Contexto

Puede enviar archivos y carpetas por correo electrónico a otros usuarios de Procore en su empresa utilizando la herramienta Documentos. Los destinatarios deben ser contactos activos en el directorio de empresa (consulte Añadir cuenta de usuario al directorio de empresa) y no es necesario que se les otorguen permisos de acceso a la herramienta Documentos de la empresa para descargar una copia del archivo mediante el vínculo de descarga en el mensaje de correo electrónico. El vínculo de descarga caduca 30 días después del envío del mensaje desde Procore.

Temas a considerar

  • Permiso de usuario necesario:
    • Para enviar archivos y carpetas por correo electrónico desde el directorio de empresa:
      • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Documentos.
        Y
      • Si es un usuario "Estándar" y el archivo o carpeta está marcado como "Privado", debe tener permisos de acceso a ese archivo o carpeta. 
    • Para ser añadido como destinatario en un correo electrónico:
  • Información adicional:
    • Los correos electrónicos enviados desde la herramienta Documentos de Procore se envían desde una dirección de correo electrónico específica de la empresa. Sin embargo, el nombre del remitente coincidirá con la persona que realizó la acción de correo electrónico en Procore.

Pasos

Enviar documentos por correo electrónico

Al enviar archivos o carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos, el sistema utiliza un hilo de comunicación específico que asocia automáticamente toda la correspondencia saliente y las respuestas entrantes al archivo o carpeta. Si es el destinatario de un correo electrónico, puede utilizar la función Responder de su correo electrónico para enviar una respuesta al mensaje. Cuando responde a un correo electrónico, se guarda una copia del mensaje en la sección Correos electrónicos del archivo o carpeta en la herramienta Documentos. 

  1. Vaya a la herramienta Documentos.
  2. Busque el archivo o la carpeta que desee enviar por correo electrónico. 
  3. Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta y haga clic en documents-email.png Correo electrónico.
    Nota: También puede acceder a las acciones colocando el cursor sobre el archivo o la carpeta o seleccionándolos. 
  4. Rellene los siguientes campos según sea necesario:

    email a document.png
     
    • Para. Seleccione uno o varios usuarios o grupos para enviar el documento por correo electrónico.
    • CC. Utilice el campo CC para incluir a otros usuarios y mantenerlos informados. Usted (el remitente) recibirá automáticamente una copia en el correo electrónico para asegurarse de que también recibirá un correo electrónico si los usuarios responden al correo electrónico.
    • Privado. Marque la casilla si desea que solo puedan ver su correo electrónico los usuarios "Administrador" y los destinatarios de correo electrónico especificados.
    • Asunto. Este campo se rellenará automáticamente con "RV: [Carpeta o archivo]: [Nombre de carpeta o de archivo]". Sin embargo, puede cambiar manualmente la línea "Asunto" como convenga.
    • Adjuntos. Puede adjuntar archivos adicionales del proyecto o archivos de su ordenador. Los archivos de la carpeta o el archivo seleccionado se vincularán automáticamente en el correo electrónico. No se mostrarán imágenes miniatura de vista previa de los archivos adjuntos.
    • Mensaje. Introduzca un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
  5. Haga clic en Enviar.

​​​​Nota

  • Si se le puso en copia en el correo electrónico, debería haber recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada con un vínculo para descargar el archivo. Los destinatarios pueden descargar archivos usando el hipervínculo en el correo electrónico o hacer clic en el vínculo de texto "Ver en línea" para ver el documento en la aplicación web de Procore.
  • Una vez que se ha enviado un archivo por correo electrónico desde Procore, se almacena un registro del correo electrónico en la sección Correos electrónicos de ese archivo. La sección Correos electrónicos oculta automáticamente los registros de correspondencia por correo electrónico de los usuarios que no estaban en la lista de distribución de un correo electrónico para transferencias de documentos privados. Sin embargo, los usuarios "Administrador" pueden ver el correo electrónico incluso si no están incluidos en la lista de distribución del correo electrónico.

Ver y exportar correos electrónicos asociados a un documento

Para cada archivo y carpeta que cargue en la herramienta Documentos, el sistema mantiene un registro histórico de cuándo se envió el activo a otros usuarios en el directorio de empresa. También realiza un seguimiento de las respuestas enviadas al hilo de comunicación del archivo o la carpeta. Si el remitente ha marcado la correspondencia por correo electrónico como privada, el registro de correos electrónicos solo es visible para los destinatarios y usuarios con permisos de "Administrador" en la herramienta Documentos. 

Para exportar un correo electrónico desde el registro de correos electrónicos para un archivo o carpeta:

  1. Vaya a la herramienta Documentos
  2. Seleccione el archivo o carpeta. 
  3. Haga clic en el icono Info icon-info2.png para abrir el panel de información.
  4. Desplácese hacia abajo y haga clic en Correos electrónicos.
    Nota: Todos los correos electrónicos enviados se muestran en la ventana Correos electrónicos.
  5. Haga clic en el icono Exportar  en el correo electrónico que desee exportar.