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Procore

¿Cómo configuro la función de facturas de subcontratista y pagos para Procore + QuickBooks?

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Respuesta

Si tiene permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Integraciones de ERP de la empresa, puede completar la configuración inicial de la función Facturas de subcontratistas de escritorio de QuickBooks® para que su equipo pueda sincronizar las facturas de Procore con QuickBooks® Desktop. 

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para completar la configuración inicial, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
    • Para ACTIVAR la función y designar a los aprobadores de contabilidad que estarán autorizados a sincronizar facturas, debe ser el directivo patrocinador de la empresa. 
  • Requisitos:
    • Esta función requiere que configure un elemento de servicio de retención, como se especifica a continuación, aunque su empresa no suela realizar retenciones en las facturas de subcontratista.

Diagrama de flujo de trabajo

Follow the steps below to setup the subcontractor invoices any payments feature for Procore + QuickBooks® Desktop. If you are using the US or Canada edition of QuickBooks® Desktop, this lets you export subcontractor invoices from Procore to QuickBooks® Desktop.

 Limited Release

The ability to sync QuickBooks® Desktop Bill Payments with Payments Issued in the Commitments tool is currently supported with Procore + QuickBooks® Desktop U.S. Edition. It is NOT currently supported with the Procore + QuickBooks® Desktop Canada Edition. 

diagram_erp-quickbooks_subcontractor-invoices-and-payments-feature-setup.png

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Pasos

  1. Configurar la función de facturas de subcontratista
  2. Configurar los pagos sincronizados para el ajuste de facturas
  3. Envíe por correo electrónico la lista de aprobadores de contabilidad a Procore

Configurar la función de facturas de subcontratista

La configuración de la función de facturas de subcontratista es un proceso de tres (3) pasos:

Paso 1: Cree un elemento de retención en QuickBooks

  1. Inicie QuickBooks.
  2. Cree un elemento y asigne el tipo como servicio. Entonces asígnele un nombre: Retención
    Nota: Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Añadir, editar y eliminar elementos en el sistema de ayuda de QuickBooks. 

Paso 2: Habilite "El inventario y las órdenes de compra están activos" en QuickBooks

  1. Inicie sesión en el archivo de datos como usuario Administrador. 
  2. Elija Editar > Preferencias.
  3. Haga clic en Elementos e inventario.  
  4. Haga clic en Preferencias de la empresa.
  5. Marque la casilla de verificación Inventario y órdenes de compra activas. 
  6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

Paso 3: Configure los ajustes del elemento de retención de facturas de Procore

  1. Vaya a la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
  2. Haga clic en Ajustes de icons-settings-gear.png configuración.
  3. En la lista desplegable Elemento de retención de facturas, seleccione la partida de servicio donde desea que se registre la retención.
  4. Haga clic en Actualizar.

Configurar los pagos sincronizados para el ajuste de facturas

  1. Vaya a la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
  2. Haga clic en Ajustes de icons-settings-gear.png configuración.
  3. Haga clic en Planificación de sincronización.
  4. En Planificación de sincronización, elija una de estas opciones:
    • A diario
    • Cada 4 horas
    • Nunca
    • Cada 2 horas
    •  Cada hora
  5. Haga clic en Actualizar.

Enviar por correo electrónico la lista de aprobadores de contabilidad a Procore

  1. Solicite al patrocinador ejecutivo de Procore de su empresa que se comunique con el soporte técnico con la siguiente información:
    • Direcciones de correo electrónico de los aprobadores de contabilidad a quienes se les debe otorgar el permiso adicional de exportar facturas de subcontratista a QuickBooks.
      Nota:
      • Si no sabe quién es el directivo patrocinador de su empresa, consulte el campo Directivo patrocinador en Información de cuenta en la herramienta Administrador de la empresa.
      • Si no se indica ningún directivo patrocinador, póngase en contacto con el administrador de Procore de su empresa.
  2. El equipo de soporte de ERP en Procore otorgará los permisos correctos a los aprobadores de contabilidad designados por su empresa.
    A continuación, puede comenzar a utilizar la función.

Siguientes pasos