¿Cómo configuro la función de facturas de subcontratista y pagos para Procore + QuickBooks?
Respuesta
Si tiene el permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Integraciones ERP de la empresa, puede completar la configuración inicial de la función de facturas de subcontratista QuickBooks® Desktop para que su equipo pueda sincronizar las facturas de Procore con QuickBooks® Desktop.
Temas a considerar
- Permisos de usuario necesarios:
- Para completar la configuración inicial, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
- Para ACTIVAR la función y designar a los aprobadores de contabilidad que estarán autorizados a sincronizar facturas, debe ser el directivo patrocinador de la empresa.
- Requisitos:
- Esta función requiere que configure un elemento de servicio de retención, como se especifica a continuación, aunque su empresa no suela realizar retenciones en las facturas de subcontratista.
Diagrama de flujo de trabajo
Pasos
- Configurar la función de facturas de subcontratista
- Configurar los pagos sincronizados para el ajuste de facturas
- Envíe por correo electrónico la lista de aprobadores de contabilidad a Procore
Configurar la función de facturas de subcontratista
La configuración de la función de facturas de subcontratista es un proceso de tres (3) pasos:
Paso 1: Cree un elemento de retención en QuickBooks
- Inicie QuickBooks.
- Cree un Elemento y asigne el Tipo como Servicio. A continuación, asígnele un nombre: Retención
Nota: Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Añadir, editar y eliminar elementos en el sistema de ayuda de QuickBooks.
Paso 2: Habilite "El inventario y las órdenes de compra están activos" en QuickBooks
Paso 3: Configure los ajustes del elemento de retención de facturas de Procore
- Vaya a la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
- Haga clic en Configurar ajustes
. - En la lista desplegable Elemento de retención de facturas, seleccione la partida de servicio donde desea que se registre la retención.
- Haga clic en Actualizar.
Configurar los pagos sincronizados para el ajuste de facturas
- Vaya a la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
- Haga clic en Configurar ajustes .
- Haga clic en Planificación de sincronización.
- En Planificación de sincronización, elija una de estas opciones:
- A diario
- Cada 4 horas
- Nunca
- Cada 2 horas
- Cada hora
- Haga clic en Actualizar.
Enviar por correo electrónico la lista de aprobadores de contabilidad a Procore
- Solicite al patrocinador ejecutivo de Procore de su empresa que se comunique con el soporte técnico con la siguiente información:
- Direcciones de correo electrónico de los aprobadores de contabilidad a quienes se les debe otorgar el permiso adicional de exportar facturas de subcontratista a QuickBooks.
Nota:- Si no sabe quién es el directivo patrocinador de su empresa, consulte el campo Directivo patrocinador en Información de cuenta en la herramienta Administrador de la empresa.
- Si no se indica ningún directivo patrocinador, póngase en contacto con el administrador de Procore de su empresa.
- Direcciones de correo electrónico de los aprobadores de contabilidad a quienes se les debe otorgar el permiso adicional de exportar facturas de subcontratista a QuickBooks.
- El equipo de soporte de ERP en Procore otorgará los permisos correctos a los aprobadores de contabilidad designados por su empresa.
A continuación, puede comenzar a utilizar la función.