Crear un submittal

​Adición de información general

1. Complete la introducción de datos en la pestaña General de la siguiente manera:

• Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

• Spec Section. Denotes the corresponding section from the project's specifications book. See Where do the selections in the 'Specification Sections' drop-down list in the Submittals tool come from?

• Number & Revision. The submittal number and its revision number. See How are submittals numbered in Procore?

• Submittal Package. The submittal package that contains the submittal. In Procore, adding submittals to a package is optional. The decision to add submittals to a submittal package is based on your project's requirements, which is determined by your company's or project's management team. For instructions, see Create a Submittal Package.

• Status. The current status of the submittal. Only a user with 'Admin' level permission to the Submittals tool can change a submittal's status. See What are the default submittal statuses in Procore? and What is a 'Draft' Submittal?

       notas:
       Si un submittal está abierto y no tiene flujo de trabajo, el responsable es el gestor de submittals y el elemento debería mostrarse en la herramienta Mis elementos abiertos.
       Si un submittal está abierto y tiene un flujo de trabajo, la persona asignada al paso de flujo de trabajo actual tiene la responsabilidad. Una vez que se completa el flujo de trabajo , BIC vuelve al gestor de submittals.
       Si un submittal está Cerrado, la persona responsable se borra.

• Responsible Contractor. The company name of the contractor/subcontractor that is responsible for completing the work specified on the submittal. 

• Received From. The contact for the responsible contractor who provided the submittal information to the project team. 

• Submit By. Select the date by which a contractor/subcontractor must submit all relevant documentation (i.e., documents, drawings, manuals, plans, and so on) for the submittal to the project's design team for review.

• Issue Date. The date the contractor/subcontractor submitted the submittal items (i.e., documents, plans, and so on) to your project team for the review process. 

• Received Date. The date that the submittal information was received from the contractor/subcontractor responsible for the performing work associated with the submittal.

• Final Due Date. The due date by which all approvers on the submittal workflow must submit a response.

  Notas:
  Cuando se produce la "Fecha de vencimiento final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está atrasado. Si su sistema está configurado para utilizar la aprobación secuencial, la notificación se envía al Submittal Manager y a la persona responsable del flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para utilizar la aprobación paralela, la notificación se envía al Administrador de envíos y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación).

• Lead Time. The expected number of calendar days that will be required for the material/services for the submittal to arrive.

• Required On-Site Date. The date by which materials related to the work detailed on the submittal must be delivered and available at the construction site.

• Cost Code. The cost code for the submittal. Cost codes are managed in the 'Cost Code' segment in Procore's Work Breakdown Structure.

• Submittal Manager. The name of the submittal manager. This is the person who is responsible for overseeing the submittal throughout its lifecycle in Procore. Each submittal can have a different submittal manager or your project team can configure a 'Default Submittal Manager' for all of your submittals. See What is the 'Submittal Manager' role?

• Type. The information type associated with the submittal. The default type selections in Procore include: Document, Pay Request, Payroll, Plans, Prints, Product Information, Product Manual, Sample, Shop Drawing, Specification, and Other. See Create Custom Submittal Types.

• Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

• Location. The location at the job site for the submittal. This can be an existing location from the Location list or a tiered location. See Add Tiered Locations to a Project. 

• Linked Drawings. Renderings stored in the project's Drawings tool that are linked to the submittal. See Link Related Items on a Drawing.

• Description. Informative details, notes, and/or actions that describe the submittal. 

• Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

  • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
    OR
  • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.

• Distribution List. The people who will receive email notifications from Procore as the submittal progresses through the submittal workflow. If your project team has created any distribution lists in the Project Directory, you can select those lists here. See Add a Distribution Group to the Procore Directory). 

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Cálculo de información de planificación del submittal (si está habilitado)

Cálculos de planificación para submittals es una función opcional que puede habilitar. Consulte Cómo habilitar cálculos de planificación para submittals. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará las entradas en los campos "Fecha en que se requiere en la obra", "Plazo de entrega", "Tiempo de revisión de equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna", para proporcionar sugerencias para la "fecha límite" del remitente y aprobador en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha prevista de devolución", "Fecha prevista de finalización de revisión interna" y "Fecha límite prevista de presentación".

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Actualización de la información de entrega

• Fecha de entrega esperada
  Consulte la fecha que se muestra en la fecha de entrega esperada. Esta es la fecha entre el "Plazo de entrega" y el momento en que se distribuyó el submittal, y no se rellenará en el momento de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribución de un submittal.​​
• Tarea de planificación
  Si ha habilitado la herramienta Planificación en el proyecto y ha integrado un Asta Powerproject,  Microsoft Project o Planificación de Oracle Primavera con Procore, podrá seleccionar una tarea de proyecto en la lista desplegable Tarea de planificación cuando disponga de una cuenta de usuario con permiso de nivel de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Planificación. Esto es solo para referencia.
• Fecha de entrega confirmada
  Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el transporte utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
• Fecha de entrega real
  Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el jefe de obra del proyecto actualiza este valor. 

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de submittal a un submittal

Un usuario con permisos de "Administrador" para la herramienta Submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittal que puede usar al crear nuevos submittals. Esto ahorra tiempo de introducción de datos porque evita que tenga que añadir un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:
   
   
    
   1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo en la lista desplegable. 
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Gestionar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
2. Continúe modificando los campos Nombre, Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo del submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
3. (Opcional) Continúe con los pasos de Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal. 

Adición de usuarios al flujo de trabajo de submittal

1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada del submittal:
   • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. A continuación, seleccione al usuario apropiado de la lista.
     • Si desea indicar que se requiere una respuesta por parte del usuario, marque la casilla de verificación junto al nombre de esa persona.
       O BIEN
     • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
       Nota: Si está añadiendo más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
   • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
     Notas:
     • Para ser designada como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio de nivel de proyecto (consulte Adición de una cuenta de usuario al directorio de proyecto) y se le deben otorgar permisos de nivel de administrador o estándar para la herramienta Submittals (consulte Cómo establecer los permisos de usuario para la herramienta Submittals).
     • Si es un usuario con permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
     • Si piensa añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un gestor de submittals como primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al gestor de submittals la posibilidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
     • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede añadir usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
       Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, añada solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación paralela, añada dos o más usuarios a una partida. 
   • Fecha límite. Seleccione en el calendario una fecha límite para la respuesta al submittal.
     Nota: El campo "Fecha límite" se rellena automáticamente según el número predeterminado de días especificado en la página Ajustes de configuración de la herramienta Submittals. Consulte Ajustes de configuración: herramienta Submittals. La fecha límite también tiene en cuenta qué días están definidos como días laborables para el proyecto. Consulte Configuración de días laborables de proyecto.
2. Haga clic en Añadir paso. 
3. Repita estos pasos para añadir otro usuario al flujo de trabajo. 
4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
   1. Tome la partida por el pinzamiento vertical (⋮⋮).
   2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida al orden deseado. 
      
      

Actualización y envío del submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

• Para guardar los cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al gestor de submittals, haga clic en Crear. 
  O bien
• Para guardar los cambios y enviar una notificación por correo electrónico para avisar a los miembros del flujo de trabajo de submittal y a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.