Configurar y utilizar el rol de comentarista en los Flujos de trabajo en el nivel de empresa

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Contexto

El rol de comentarista permite a las personas asignadas proporcionar comentarios, adjuntos y anotaciones en un paso del flujo de trabajo sin seleccionar un estado de decisión formal (como Aprobar o Rechazar). Esto garantiza que las aportaciones de asesoramiento críticas se capturen directamente dentro del flujo de trabajo de Procore sin asignar la responsabilidad de la toma de decisiones a los revisores de asesoramiento.

Temas a considerar

Para Administración de plantillas: permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa.
Para la edición de flujos de trabajo en tránsito: permisos de nivel "Administrador" en la herramienta principal o derechos designados de gestor de flujos de trabajo.
Requisitos del rol: cada paso del flujo de trabajo debe tener al menos un Respondedor asignado. Un paso no puede constar en su totalidad de comentaristas.
Progresión del flujo de trabajo:
- En los pasos Decidir por múltiples respondedores , los comentaristas requeridos deben enviar su entrada antes de que el paso pueda avanzar, aunque sus comentarios no afectan al enrutamiento direccional.
- En los pasos El primero en responder decide , los comentaristas son opcionales por definición y el paso avanza tan pronto como el primer respondedor envía una decisión.
Asignación de doble rol: si está asignado a un paso como Respondedor y Comentarista en diferentes roles, la asignación del Respondedor tiene prioridad. Enviar una sola respuesta satisface ambas asignaciones.
Seguimiento de tareas: los comentaristas necesarios ven las tareas de flujo de trabajo pendientes en su lista web Mis elementos abiertos. Opcional Los comentaristas no ven las tareas pendientes en Mis elementos abiertos.
Herramientas admitidas: Pagos, Presupuesto, Control documental, Facturación, Contratos principales, Pedidos (órdenes de cambio de un solo nivel, posibles órdenes de cambio) y Coste directo.

Pasos

Añadir rol de comentarista a una plantilla de flujo de trabajo

Vaya a la herramienta Flujos de trabajo en el nivel de empresa.
Haga clic en Editar junto a la plantilla de flujo de trabajo que desea modificar.
Seleccione el paso de respuesta de destino. El panel "Paso de respuesta" se abre en el lateral de la pantalla.
Haga clic en Gestionar personas asignadas. Se abre el panel Gestionar personas asignadas.
Añada o seleccione un rol de persona asignada y, a continuación, configure el rol de comentarista según el tipo de decisión del paso:
- Para los pasos de decisión de varios respondedores: seleccione Todos los miembros, Al menos un miembro o Ningún miembro en el menú desplegable Tipo en la sección Comentarista. Estos obtendrán el permiso para comentar en consecuencia.
- En los pasos El primero en responder decide: marque la casilla de verificación Solo comentar junto al rol de la persona asignada. El rol seleccionado se actualiza para designar a sus miembros como comentaristas.

Nota: Un comentarista no puede mover ni enrutar un flujo de trabajo a otro paso. Si un paso requiere la entrada de un comentarista, el flujo de trabajo se detiene automáticamente hasta que se proporcione esa entrada.

Verifique que al menos un rol asignado siga configurado como Respondedor. La plantilla cumple la regla que requiere al menos un responsable de la toma de decisiones por paso.
Haga clic en Guardar cambios. La ventana se cierra y sus actualizaciones se aplican al lienzo visual.
Haga clic en Guardar y publicar.

Nota: El historial del flujo de trabajo muestra un icono independiente para los que responden y una etiqueta distinta para los comentaristas. Dependiendo de los requisitos de respuesta, la visibilidad del historial del flujo de trabajo cambia. Por ejemplo, si todos los miembros o al menos un miembro deben responder como comentaristas.

Gestionar comentaristas en un flujo de trabajo en curso

Vaya al flujo de trabajo activo.
Abra el panel lateral "Flujo de trabajo" y haga clic en los puntos suspensivos verticales.
Seleccione Gestionar personas asignadas. Se abre la ventana Gestionar personas asignadas.
Complete cualquiera de las siguientes acciones según sea necesario:
- Cambiar el tipo de rol existente entre Respondedor y Comentarista.
- Añada usuarios individuales como comentaristas en la sección "Personas asignadas adicionales". Las asignaciones de usuario o roles actualizadas se enumeran en la ventana.
Haga clic en Guardar cambios. La ventana se cierra y se envía automáticamente un correo electrónico de notificación a los comentaristas recién asignados.

Enviar comentarios como comentarista en la web

Vaya al elemento o abra la tarea desde Mis elementos abiertos. Aparecen los detalles del elemento y el formulario de respuesta del flujo de trabajo. El menú desplegable Estado/Decisión de respuesta está oculto.
Introduzca sus comentarios en el campo "Comentarios". El texto aparece en el cuadro de entrada de comentarios.
Opcional: Cargue archivos o añada anotaciones utilizando el área"Adjuntar archivo". Los archivos adjuntos o los documentos con anotaciones aparecen en la sección de adjuntos.
Haga clic en Enviar. Sus registros de envío. Aparece una nueva entrada etiquetada con su rol en el panel de historial de flujo de trabajo , y los comentaristas requeridos verán el elemento borrado de su lista Mis elementos abiertos.