Cosas que debe saber sobre las finanzas del proyecto + el conector Yardi Voyager®

• La programación de sincronización para las siguientes pestañas de ERP se ejecuta diariamente a las 5 am EST: códigos de costos, proveedores, trabajos

Añadir códigos de coste para importar a Procore

• Permiso de usuario necesario:
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador del proyecto
• Requisitos:
  • La herramienta Integraciones de ERP debe estar habilitada en la cuenta de Procore de su empresa.
  • El proyecto debe configurarse para utilizar la lista de códigos de coste estándar Yardi Voyager®.
• Delimitadores de códigos de coste admitidos:
  •  Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP para Yardi Voyager®, Procore permite los siguientes delimitadores de código de coste de Yardi Voyager®:  guión/guión (-).

Importante

• Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional.

Añadir un trabajo de Yardi Voyager® a Procore  

• Limitaciones:
  • Si la cuenta de su empresa tiene un límite de proyecto, aparecerá un banner en la parte superior de la página para notificarle cuando se haya alcanzado el límite de su proyecto. 
  • El nombre/ID del trabajo tiene un límite máximo de 16 caracteres

Habilitar la sincronización de transacciones de costes de proyecto de ERP - Información adicional:

• Si elige importar un trabajo desde Yardi Voyager® para crear un nuevo proyecto de Procore, puede seleccionar la plantilla de proyecto que desea aplicar a su nuevo proyecto en la página "Configuración de integración" de la herramienta Integraciones de ERP. 
• Se recomienda que siempre realice la importación antes de crear cualquier compromiso (es decir, subcontratos u órdenes de compra) en Yardi Voyager®. No se pueden integrar los compromisos creados en Yardi Voyager®. 

Sincronizar transacciones de costes de trabajo - Información adicional

• Requisitos:
  Los pasos para habilitar esta función son los siguientes:
  • Su administrador de Procore (o un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Administrador del proyecto) debe habilitar la función de sincronización de transacciones de costes de proyecto. 
  • Su administrador de Procore debe actualizar las vistas de presupuesto de su proyecto para completar estos pasos:
    1. Si ha añadido previamente la columna Costes directos ERP a una vista de presupuesto de Procore, deberá eliminar la columna calculada existente "Costes directos ERP" y la columna de fuente "Costes de proyecto hasta la fecha de ERP". 
    2. Después de eliminar estas columnas, deberá añadir las columnas recomendadas para la sincronización de transacciones de costes de proyecto a su (s) vista(s) de presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Añadir las columnas para la sincronización de transacciones de costes de proyecto a una vista de presupuesto para Integraciones ERP.

Añadir un proveedor Yardi Voyager® al directorio de Procore

• Requisitos:
  • ¡Importante!   Antes de añadir un proveedor de Yardi Voyager® a Procore, verifique siempre que NO exista un registro de proveedor coincidente en Procore. Si no realiza esta verificación, podría terminar con entradas duplicadas o desvinculadas de proveedores/empresas. 
• Información adicional:
  • Las nuevas entradas de empresa heredan automáticamente el ID de proveedor Yardi Voyager® correspondiente.
• Limitaciones:
  • El ID de proveedor tiene un límite máximo de caracteres de 12

Archivar un proveedor en Procore - Información adicional

• Información adicional:
  • Solo puede archivar un proveedor que no esté vinculado a una empresa en Procore. Los enlaces deben estar desvinculados a través de la pestaña Empresas en la herramienta Integraciones de ERP de nivel de empresa antes de que puedan archivarse.
  • Si un proveedor está marcado como 'Inactivo' en Yardi Voyager®, puede verlo haciendo clic en el enlace 'Archivado' en el menú Filtros a la derecha de la subpestaña Proveedores.

Exportando un pedido a Yardi Voyager®

• Requisitos:
  • Configure la herramienta Integraciones ERP para Yardi Voyager®. 
  • La herramienta Compromisos debe ser una pestaña activa en el proyecto. 
• Limitaciones:
  • Para sincronizar un compromiso, todas las partidas de un Programa de Valores (SOV) deben estar vinculadas a códigos y categorías de costes de sus listas sincronizadas con ERP de Códigos de costes estándar y Tipos de costes.
  • Los compromisos sincronizados con Yardi Voyager® NO contendrán detalles sobre los códigos fiscales. 
  • El ID del contrato tiene un límite máximo de caracteres de 16
  • La descripción del contrato tiene un límite máximo de caracteres de 30

Aceptar o rechazar una OCP para exportar a Yardi Voyager®

• Requisitos:
  • La cuenta de empresa debe estar integrada con Yardi Voyager®. 
  • La herramienta Cambiar órdenes  y compromisos  debe ser una pestaña activa en el proyecto.  

Exportar una OCP a Yardi Voyager®

• Limitaciones:
  • Para añadir una partida de desglose de partidas a un CCO, debe estar vinculada a un código de coste y una categoría existentes.
  • Si una partida de un CCO crea una nueva partida en el contrato original, esa nueva partida no se reflejará en el contrato de Yardi Voyager®. Sin embargo, la partida del CCO seguirá enviándose a Yardi Voyager®.
  • El ID de la orden de cambio tiene un límite máximo de 16 caracteres
  • La descripción de la orden de cambio tiene un límite máximo de 30 caracteres

Exportar facturas de subcontratista de Procore a Yardi Voyager®

• Limitaciones:
  • No se pueden enviar facturas cuyo importe total sea igual a cero dólares a Yardi Voyager®. Estas facturas no se sincronizarán cuando se exporten. 
  • Los materiales almacenados actualmente y la retención de materiales NO son compatibles con la integración Yardi Voyager®. Estos valores se ignorarán al enviar facturas a Yardi Voyager®. 
  • Yardi Voyager® no puede aceptar imágenes junto con las facturas enviadas desde Procore. En su lugar, Procore enviará un vínculo a la factura dentro de Procore, para que los usuarios de Yardi Voyager® puedan ver toda la documentación relacionada. Esto requerirá que esos Yardi Voyager® usuarios tengan los permisos correctos en Procore.

Importar costes directos y pagos de facturas en todos los proyectos de Yardi Voyager® a Procore

• Requisitos:
  Los pasos para habilitar esta función son los siguientes:
  • Su administrador de Procore (o un usuario con permisos de "Administrador" en la herramienta Administrador del proyecto) debe habilitar la función de sincronización de transacciones de costes de proyecto. 
  • Su administrador de Procore debe actualizar las vistas de presupuesto de su proyecto para completar estos pasos:
    1. Si ha añadido previamente la columna Costes directos ERP a una vista de presupuesto de Procore, deberá eliminar la columna calculada existente "Costes directos ERP" y la columna de fuente "Costes de proyecto hasta la fecha de ERP". 
    2. Después de eliminar estas columnas, deberá añadir las columnas recomendadas para la sincronización de transacciones de costes de proyecto a su (s) vista(s) de presupuesto. Para obtener instrucciones, consulte Añadir las columnas para la sincronización de transacciones de costes de proyecto a una vista de presupuesto para Integraciones ERP.
• Añadir una columna Fuente "Costes directos" a la vista de presupuesto de su proyecto de Procore
  Brinda a los usuarios autorizados la posibilidad de añadir una columna "Costes directos" a la vista de presupuesto de su proyecto.  
• Configurar qué costes directos aparecen en una columna de vista de presupuesto determinada
  Brinda a los usuarios autorizados la posibilidad de configurar qué costes directos aparecen en cada columna con una fuente "Costes directos". Para la integración con Yardi Voyager®, los costes directos de los siguientes tipos están disponibles para configurar: 
  • Facturas de subcontratista: estos costes directos provienen de Yardi Voyager® cuentas por pagar con un compromiso asociado.
  • Facturas: Estos costes directos provienen de Yardi Voyager® cuentas por pagar sin un compromiso asociado.
  • Gastos: estos costes directos provienen de Yardi Voyager® asientos de diario.
• Hacer unseguimiento de los costes directos deYardi Voyager®en un presupuesto de Procore Una vez que la columna "Costes directos" se ha añadido a una vista de presupuesto, los usuarios del proyecto con permisos de acceso al presupuesto pueden ver los totales de la suma global de las Yardi Voyager® transacciones de costes de trabajo como un valor de coste directo en una partida presupuestaria.  
  El valor de esta columna muestra el total de "Costes directos" de su proyecto para todos los elementos con el estado "Pendiente", "Revisar y reenviar" y "Aprobado". 
  Nota: Un aprobador de contabilidad puede sincronizar los detalles de la transacción de costes de trabajo desde Yardi Voyager® en la pestaña Costes de trabajo de la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa.
• Ver el detalle de la transacción de costos directos en una partida presupuestaria
  Los usuarios del proyecto con el permiso pormenorizado "Ver detalles de costos directos" habilitado en su plantilla de permisos pueden hacer clic en el enlace de la columna Costos directos de una partida presupuestaria para abrir los detalles del costo directo. Este permiso granular se encuentra en la sección "Presupuesto" al configurar una plantilla de permisos.