Cosas que debe saber sobre el conector Project Financials + NetSuite®

Consideraciones

• La integración NetSuite® requiere ajustes de configuración específicos de NetSuite® Admin que serán proporcionados por el especialista en implementación de integración (IIS) de Procore.  Socio de Procore, Calance gestionará la conexión de integración.  

Limitaciones

• La integración se limita a (1) NetSuite® empresa (1 filial) por (1) sitio de Procore. 
• Los datos de estas herramientas y elementos de Procore NO SE sincronizan con NetSuite®:
  • Contratos principales/Órdenes de cambio de contrato principal (OCCP)
  • Facturas y pagos de contratos principales
  • Presupuestos
  • Compromisos (subcontratos y órdenes de compra)/Órdenes de cambio de pedido (OCP)
  • Tarjetas de horas/hojas de horas 

Información adicional 

• DATOS IMPORTABLES:  la programación de sincronización automática en segundo plano se sincroniza una vez al día (costes de trabajo) para proyectos integrados.  
  • Las sincronizaciones bajo demanda pueden iniciarse dentro de Procore para trabajos importables, proveedores, costes de trabajo y pagos de facturas de subcontratistas.
• DATOS exportables:   toda la información exportable (códigos de costo, trabajos, proveedores y facturas de subcontratistas) debe ser aprobada/aceptada por un aprobador contable, que son los únicos usuarios que pueden iniciar la exportación de Procore a NetSuite®.

Consideraciones

• Los códigos PEP del proyecto (códigos de coste + tipo de coste) en Procore equivalen a otro tipo de artículo de cargo en su lista de productos y artículos de NetSuite®.
• Habrá (1) lista de códigos de coste a nivel de empresa para usar con todos los NetSuite® proyectos integrados en Procore.  A medida que los códigos PEP (códigos de coste + tipo de coste) se añaden como partidas presupuestarias en un proyecto integrado en Procore, la integración creará automáticamente las correspondientes otras partidas de cargo específicas del proyecto en NetSuite®.
  • El formato de esos Otros Elementos de Cargo será [número de proyecto en Procore]-[código de coste].[tipo de coste]
• Se ADMITEN segmentos WBS personalizados. Si se utilizan segmentos PEP personalizados en un proyecto integrado, se integrarán en el nombre NetSuite® Otro elemento de cargo en el mismo orden en que se organizan en Procore.
• Solo los códigos de coste en el Presupuesto y/o exportados a través de la Factura de Subcontratista crearán un elemento de NetSuite® Código de coste/coste de Proyecto Otro cargo.

Limitaciones

• No se admiten códigos de coste de un SOLO nivel.  Los NetSuite® códigos de coste estándar de integración de ERP en su sitio de Procore deben estar en un formato de 2 (o más) niveles.
• NO SE admiten subproyectos.
• Sincronización de los códigos WBS de Procore Project con NetSuite® elementos de cualquier otro tipo (inventario, no inventario, etc.)
• Los códigos de coste de proyecto NetSuite® recién creados se asignan al código de gasto de libro mayor predeterminado.  Se puede asignar un tipo de coste de Procore a una cuenta de gastos de NetSuite® mayor identificada por el cliente.  Hay un máximo de diez (10) tipos de costes que se pueden utilizar de esta manera.  Su especialista en implementación de integración (IIS) trabajará con usted para revisar esta configuración. 
• Los proyectos en Procore deben estar asociados con la lista de NetSuite® códigos de coste estándar para poder exportarse a NetSuite®.
• Los trabajos importados de NetSuite® se asociarán automáticamente con la lista NetSuite® de códigos de coste estándar.

Consideraciones

• Las empresas en el Directorio de Procore se pueden sincronizar con los Proveedores de NetSuite® de (3) diferentes maneras: 
  • NetSuite® Los proveedores se pueden importar a Procore para crear una nueva empresa en el directorio de Procore.
  • NetSuite® Los proveedores se pueden vincular a una empresa existente en el Directorio de Procore durante la importación.
  • Las empresas del Directorio de Procore se pueden exportar para crear un nuevo proveedor en NetSuite®.

Información adicional 

• La Empresa en el Directorio de Procore debe sincronizarse con un Proveedor NetSuite® antes de que una Factura asociada con esa Empresa en Procore pueda exportarse a NetSuite®.

Limitaciones

• Los cambios realizados en un proveedor en NetSuite® actualizarán la empresa sincronizada en Procore.  Los cambios realizados en una empresa en Procore no actualizarán al proveedor sincronizado en NetSuite®.
• Las empresas en el Directorio de Procore no se pueden exportar a NetSuite® como clientes.

Consideraciones

• Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional.

• Marque la casilla en el proyecto - " Permitir que el proyecto se sincronice con el ERP"
  • Si la lista de códigos de coste estándar en el nivel de empresa no está habilitada, esta tarea se habilitará automáticamente de forma predeterminada para el uso de la lista de códigos de coste estándar NetSuite®. 
• Marque la casilla en el proyecto - " Habilitar la sincronización de transacciones de costes de trabajo de ERP"
  • Esto permitirá la importación de NetSuite® entradas de costes directos.
• Todos los códigos de coste deben tener al menos una (1) asignación de tipo de coste antes de que el proyecto de Procore pueda enviarse a ERP y exportarse para crear un nuevo trabajo en NetSuite®.
• Puede añadir solo un NetSuite® código de coste o todos los NetSuite® códigos de coste a un proyecto.  Solo los códigos de coste utilizados en una exportación de factura de subcontratista y/o en el presupuesto crearán un nuevo NetSuite® código de coste de otro artículo de cargo del proyecto.

Información adicional:

• Antes de que pueda sincronizar los datos del proyecto entre los dos (2) sistemas, su punto de contacto de Procore debe habilitar el privilegio "Can Push to Accounting" para los aprobadores de contabilidad de su empresa. Esto otorga a los usuarios con permisos de nivel "Estándar" para la herramienta Integraciones de ERP permiso para aceptar o rechazar los datos que se sincronizan entre Procore y NetSuite®.
• Después de que el proyecto se haya exportado correctamente, se creará un nuevo campo de administrador de Procore llamado NetSuite® ID y se mostrará el  NetSuite® número de proyecto.  
• El cliente NetSuite® asignado al proyecto se puede seleccionar manualmente en NetSuite® después de la exportación.
• Se puede habilitar una opción en la herramienta de integración de ERP para seleccionar un cliente al exportar.  Solo puede haber un máximo de 10 NetSuite® clientes identificados en este momento si este campo se descubre en el momento de la integración.  El IIS proporcionará información adicional sobre esta opción de configuración según sea necesario.

Consideraciones

• Las facturas de subcontratistas deben aprobarse, enviarse a ERP y exportarse a NetSuite® para crear una factura de proveedor de AP.
  • Se requiere que el subcontrato u orden de compra aprobados sean aprobados, pero no se requiere que sean exportados a NetSuite®.
  • Las facturas de subcontratista son facturas ingresadas en compromisos (subcontratos y órdenes de compra) en Procore. 
• Los códigos de coste en la factura del subcontratista crearán una nueva partida de código de coste del proyecto en NetSuite® si aún no se ha creado a través de una actualización de sincronización de código de coste de ERP cuando el código de coste está en el presupuesto del proyecto.
• La información de pago de las facturas de subcontratistas sincronizadas se importará a Procore. La información de pago se mostrará en la pestaña → Pagos de compromiso en Procore.

Información adicional

• La empresa de compromiso debe sincronizarse con NetSuite® antes de que la factura se pueda exportar a NetSuite®.
• Se puede exportar una factura de subcontratista negativa a NetSuite®.  Esto creará un crédito de proveedor negativo en NetSuite®.  En una tarea de NetSuite® Pago de facturas, se puede seleccionar el Crédito de proveedor negativo para compensar una factura de proveedor existente.  
  Nota: La creación de un Crédito de Proveedor Negativo de Procore se puede utilizar para crear una Orden de Cambio de Compromiso para reducir un Compromiso existente si ya se han pagado las Facturas exportadas existentes.

• Cuando se paga una factura de subcontratista NetSuite®, la información de pago aparecerá en la pestaña Pago de compromisos de Procore.

Consideraciones

• Las transacciones de costes de trabajo introducidas directamente en NetSuite® deben codificarse en otros elementos de cargo específicos del proyecto que fueron creados por la integración para que la integración los recupere.  

• Marque la casilla en el proyecto - " Habilitar lasincronización de transacciones de costes de trabajo de ERP" para ver estas transacciones de NetSuite®.
• En el filtro Herramienta de costes directos Tipo, excluir Factura de subcontratista.  Esto se debe a que este tipo de facturas ya se muestran en el presupuesto del proyecto como coste real, no como costes directos.

Información adicional 

• Los costes de trabajo que se introducen directamente en NetSuite® se clasifican como costes directos en Procore y se mostrarán como transacciones detalladas en la herramienta Costes directos en Procore.
• Estos costes directos sincronizados se importarán con un estado Aprobado y no se podrán editar en Procore.
  • Si es necesario realizar ajustes en el coste directo sincronizado,  el coste directo debe eliminarse en NetSuite® y, a continuación, eliminarlo en la herramienta Costes directos. La otra opción es crear una entrada de Costo Directo de compensación en NetSuite® para realizar un seguimiento adecuado de las transacciones.  

Limitaciones

• La integración no recuperará las transacciones codificadas en elementos de código de coste de proyecto NetSuite® no sincronizados para mostrarlas como coste directo en Procore.
• A NetSuite®  Cuentas del libro mayor (por ejemplo, entradas de diario) pueden ser recuperadas por la integración para mostrarlas como Costes Directos en Procore.
  • Su IIS proporcionará requisitos de configuración para realizar un seguimiento adecuado de las entradas del diario.
• NetSuite® transacciones que ya se han sincronizado como costes directos en Procore  y se han eliminado en NetSuite® no se detectarán ni se eliminarán automáticamente en la herramienta de costes directos de Procore.  Se pueden eliminar manualmente.