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Procore

Aceptar o rechazar un presupuesto para exportar a ERP

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Objetivo

Aceptar o rechazar un presupuesto que se ha enviado a la herramienta Integraciones ERP para que lo acepte un aprobador de contabilidad.

Contexto

Después de que un usuario envía un presupuesto a la herramienta Integraciones ERP para su aceptación contable, un aprobador de contabilidad tiene la opción de aceptar o rechazar el presupuesto para su exportación al sistema ERP.

 Nota
La pestaña Exportar presupuesto incluye ciertos campos para su sistema ERP que se relacionan con las revisiones presupuestarias, pero no con los presupuestos originales. Sin embargo, estos campos aparecerán en Procore para cualquier exportación de presupuesto. Su aprobador de contabilidad puede ignorarlos si el presupuesto que se exporta es un presupuesto original que no incluye revisiones (es decir, modificaciones presupuestarias o estimaciones revisadas).

Temas a considerar

  • Permiso de usuario necesario:
    • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Integraciones de ERP de la empresa.
      Y
    • A la cuenta de la persona se le debe otorgar el privilegio "Puede empujar a la contabilidad" en el directorio de la empresa .
      Nota:  Para enviar una solicitud para que se le otorgue este privilegio, el administrador de Procore de su empresa debe enviar una solicitud a su Punto de contacto de Procore. Este privilegio solo puede ser otorgado a individuos por Procore. 
  • Restricciones:
    • Ya no se le permitirá importar el presupuesto del sistema ERP ni los datos del trabajo a Procore.
    • No se le permitirá desbloquear la herramienta Presupuesto del proyecto Procore, a menos que se cumpla lo siguiente: 
      • Las entradas exportadas se han publicado manualmente en su sistema ERP utilizando la función Costo del trabajo. Consulte el sistema de ayuda de su sistema ERP para obtener instrucciones. 
  • Los requisitos, consideraciones y limitaciones adicionales variarán según el sistema ERP con el que esté integrada su cuenta de Procore. Consulte Cosas que debe saber sobre su integración de ERP  para obtener más detalles.

Revisar un presupuesto

  1. Vaya a la herramienta Integraciones ERP de la empresa.
  2. En la herramienta Integraciones ERP, haga clic en la subpestaña Presupuesto.  
  3. En Filtrar estimaciones por, haga clic en Listo para exportar.  
  4. Si la exportación de estimaciones incluye una revisión de presupuesto (es decir, una modificación de presupuesto o una estimación revisada), debe considerar los siguientes campos adicionales. 
    Estos campos aparecen incluso para los presupuestos originales, pero se pueden ignorar si no se va a exportar ninguna revisión presupuestaria:
    1. Tipo de revisión presupuestaria.   Seleccione el tipo de revisión de presupuesto entre las tres opciones que permite su sistema ERP: cambio de alcance, transferencia de presupuesto y contingencia. 
    2. Fecha de revisión.   Elija la fecha de la revisión. Este campo tiene de forma predeterminada la fecha de hoy.
    3. Número de revisión del presupuesto.   Establezca un número para la revisión del presupuesto. De forma predeterminada, el sistema ERP asigna números secuenciales para cada modificación sincronizada en el trabajo.
    4. Estado de revisión del presupuesto.   Puede elegir un estado de presupuesto entre las cuatro opciones que permite su sistema ERP: Aprobado, Pendiente, Previsto y Rechazado. De manera predeterminada, su sistema ERP asignará un estado "Pendiente".
    5. Aprobado por el usuario.   Puede introducir el nombre del usuario que aprueba. De forma predeterminada, su sistema ERP mostrará el nombre de usuario de nuestra integración.
  5. Revise las partidas presupuestarias aceptadas para asegurarse de que los datos estén listos para la exportación. A continuación, elija su respuesta:

Aceptar un presupuesto

  1. Busque el presupuesto en la lista Presupuesto - Listo para exportar.
  2. Elija la opción Aceptar.
  3. Si se le solicita, introduzca una descripción en el cuadro Descripción.
  4. Haga clic en Exportar.  
    Esto sincroniza el presupuesto con su sistema ERP. El proceso suele tardar unos minutos. 
    • Si por alguna razón no se puede exportar un presupuesto, puede ver los elementos fallidos haciendo clic en Error al exportar.
    • Cuando un presupuesto no se puede exportar, siga los pasos en Rechazar un presupuesto  y luego reenvíe el presupuesto a ERP para su aceptación.  

Rechazar un presupuesto

  1. Busque el presupuesto en la lista Presupuesto - Listo para exportar.
  2. Elija Rechazar.
  3. Introduzca una breve explicación sobre los motivos del rechazo.
  4. Haga clic en Rechazar.  
    Ocurren los siguientes eventos:
    • El sistema elimina el Presupuesto de la herramienta Integraciones de ERP y lo devuelve a un estado editable en la herramienta Presupuesto del proyecto.
    • El sistema envía una notificación automática por correo electrónico al usuario que creó el presupuesto para alertar a esta persona de la respuesta «Rechazar».