Cosas que debe saber sobre el conector ERP Acumatica®

• Plantilla de proyecto predeterminada
  Si ha creado una plantilla de proyecto en la herramienta Porfolio, puede seleccionar esa plantilla en esta lista desplegable. Esto aplicará la plantilla al proyecto de Procore que se crea al importar un trabajo de Acumatica Cloud ERP.
• Utilice el número de contrato de Procore
  Marque esta casilla de verificación si desea que Procore rellene el campo "ID de compromiso" con el número de contrato de Procore, cuando sus usuarios creen un compromiso en Procore. (Nota: Esta configuración solo afecta a los compromisos creados en Procore. Los usuarios también conservan la posibilidad de cambiar el ID de compromiso en Procore).
• Utilice el número de orden de cambio de Procore
  Marque esta casilla de verificación si desea que Procore rellene el campo "ID de CCO" con el ID de CCO de Procore, cuando sus usuarios creen una orden de cambio de compromiso en Procore. (Nota: Esta configuración solo afecta a los CCO creados en Procore y los usuarios conservan la capacidad de cambiar el ID de CCO en Procore).
• Añada automáticamente nuevas combinaciones de código de coste/tipo de coste y combinaciones de código de coste/tipo de coste de subproyecto a los presupuestos en Acumatica Cloud ERP proyectos integrados
  Marque esta casilla de verificación si desea que Procore añada automáticamente el combo de código de coste/categoría como una nueva partida presupuestaria, independientemente de si el presupuesto está bloqueado o desbloqueado.  Si el presupuesto está desbloqueado, Procore importará automáticamente la cantidad estimada que se encuentra en Acumatica Cloud ERP a la columna Presupuesto original. Si el presupuesto está bloqueado, Procore seguirá añadiendo la partida para la nueva combinación de código de coste/categoría, pero establecerá la columna Presupuesto original en 0 $ (Nota: los importes presupuestados originales no se importarán si el presupuesto está bloqueado).
• Columna de costes directos de presupuesto de Procore
  • Solo lectura, rellenar desde Acumatica Cloud ERP
    En los proyectos integrados de Acumatica, la columna "Coste directo" del presupuesto se puede leer solo y rellenar con datos de Acumatica o editar y no rellenar desde Acumatica Cloud ERP.
    O
  • Editable, no rellene desde Acumatica Cloud ERP
    Si está utilizando la pestaña Costes directos, los datos siempre se rellenarán desde la herramienta Costes directos de Procore.
• Los proveedores se actualizarán automáticamente
  • Esta función no es compatible actualmente con Acumatica Cloud ERP.

Sincronización automática gestionada por Procore

• Esta función no es compatible actualmente con la integración Acumatica Cloud ERP. Las sincronizaciones de costes de trabajo y los pagos por sincronizaciones de facturas de subcontratos sincronizadas ejecutan un proceso de sincronización automático diario. Esta sincronización diaria está configurada en el microservicio de integraciones de forma predeterminada.

Consideraciones

• Cuando la integración se activa, la lista de códigos de coste estándar Acumatica Cloud ERP se importa automáticamente a Procore, como una lista separada de su lista de códigos de coste estándar de Procore. Esta es la lista de códigos de coste de nivel de empresa que se utilizará en los nuevos proyectos. Esta lista se gestiona en la página de códigos de coste de Acumatica Cloud ERP, formulario PM209500.
• Para añadir un nuevo código de coste a la lista de códigos de coste de nivel de empresa sincronizada Acumatica Cloud ERP en Procore, simplemente añádalo a Acumatica Cloud ERP, página de código de coste, formulario PM209500. A continuación, sincronice los nuevos códigos de coste con la lista de «{{integrations_name} Códigos de coste estándar» de Procore en la herramienta Administrador de nivel de empresa.

Limitaciones

• Los códigos de coste que se importan de Acumatica Cloud ERP se mostrarán en Procore como división, seguidos del código de coste. Por ejemplo, código de coste 10600.000, dentro de la división 10, aparecerá como "10-10600.000".

Limitaciones

• Acumatica Cloud ERP no admite códigos de coste específicos del proyecto. Todos los códigos de coste de nivel de proyecto deben originarse en la lista de códigos de coste estándar de ERP sincronizado Acumatica Cloud ERP.

Limitaciones

• El seguro de empresa/proveedor no se incluye al importar/exportar una empresa/proveedor, ya que ese campo no está dentro de la tabla de datos de proveedor de Acumatica Cloud ERP AP. Esta información se encuentra en una tabla de datos diferente en Acumatica Cloud ERP que no forma parte de esta integración.

Consideraciones

• El ID de proveedor de ERP es introducido manualmente por un aprobador contable cuando una empresa se exporta desde Procore a Acumatica Cloud ERP. Esto se almacena como el ID de proveedor de ERP (puede verlo en la herramienta Integraciones de ERP, en Empresas o en la herramienta Directorio a nivel de empresa) y luego se utiliza en otras exportaciones relacionadas con el proveedor (Compromisos, CO de Compromiso).
  • Nota: Este puede ser un campo opcional durante la exportación si esta opción ha sido habilitada por Procore.

Información adicional

• Se recomienda encarecidamente que primero intente vincular cualquier Acumatica Cloud ERP proveedor que ya exista en el Directorio de nivel de empresa de su cuenta de Procore antes de añadir proveedores de Acumatica Cloud ERP.

Limitaciones

• Los proyectos en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para la asistencia con la integración de registros de proyectos en curso/preexistentes están disponibles por una tarifa adicional.

Requisitos de exportación del proyecto

• Todos los códigos de coste deben tener al menos una (1) asignación de tipo de coste antes de que el proyecto de Procore se pueda exportar para crear un nuevo trabajo en Acumatica Cloud ERP.
• Si sus códigos de coste ya tienen asignaciones de tipos de coste, su empresa ya ha configurado las asignaciones de tipos de coste para sus códigos de coste. 
• El ID de trabajo de ERP debe definirse durante la exportación. Acumatica Cloud ERP solo permite caracteres numéricos, sin separadores.
  • Nota: Si la numeración automática está habilitada en Acumatica Cloud ERP, el ID de trabajo definido en Procore se sobrescribirá en Acumatica Cloud ERP  con el siguiente ID en la secuenciaAcumatica Cloud ERPdefinida . Si el proyecto se importa desde Acumatica Cloud ERP, el ID del proyecto se rellenará automáticamente en el campo de número de proyecto.      
• Cuando introduzca los datos de su proyecto, tenga en cuenta los siguientes requisitos:
  • Nombre del proyecto. Acumatica Cloud ERP impone un límite máximo de treinta (30) caracteres. Si el nombre de su proyecto excede este límite, el nombre de su proyecto se truncará en Acumatica Cloud ERP.
  • Dirección del proyecto. Acumatica Cloud ERP no permite el uso de comas (,) en el campo 'Dirección del proyecto'. 
  • Proyecto activo. Acumatica Cloud ERP requiere que establezca que su nuevo proyecto está "Activo" en Procore. 

Consideraciones

• Cuando un proyecto se exporta de Procore a Acumatica Cloud ERP, es independiente de la exportación del presupuesto de un proyecto. Los códigos de coste en la WBS del proyecto de Procore crearán datos sincronizados en el fondo del conector, pero no rellenarán ninguna línea presupuestaria en la pestaña Presupuesto de costes del proyecto Acumatica Cloud ERP.
• Cuando un proyecto se importa de Acumatica Cloud ERP a Procore, también está separado de la importación del presupuesto de un proyecto. Los proyectos importados no tendrán códigos WBS definidos después de la importación y requerirán pasos adicionales para añadir y sincronizar códigos de coste de acuerdo con su formación de flujo de trabajo definida.

Limitaciones

• Los subproyectos no son un segmento obligatorio en sus proyectos de Procore, mientras que se requiere al menos uno de los Acumatica Cloud ERP equivalentes (Tareas de proyecto).  Debido a esto, cuando los proyectos se sincronizan con la integración, se crea una tarea de proyecto en la pestaña Acumatica Cloud ERP Tarea del proyecto de forma predeterminada. Esta tarea de proyecto predeterminada estará directamente vinculada al segmento WBS del código de coste del proyecto principal en Procore. En Acumatica Cloud ERP, esta tarea tendrá el mismo ID que el proyecto y una descripción de " Tarea de integración de Procore (no editar ni eliminar). 
  • Nota: Debido a la flexibilidad de esta función, hay varios flujos de trabajo diferentes disponibles , y se recomienda encarecidamente que defina y se adhiera a un procedimiento operativo estándar sobre cómo sus proyectos utilizarán las tareas y subtareas del proyecto.

Requisitos

• El proyecto principal ya debe estar sincronizado para poder importar tareas de proyecto desde Acumatica Cloud ERP, lo que creará subtareas en Procore. Esto también se aplica si se exportan sub trabajos desde Procore para crear tareas de proyecto en Acumatica Cloud ERP.
• Si no tiene una pestaña Subtrabajos dentro de su Herramienta de Integraciones ERP de Procore, debe habilitar una función de back-end en la cuenta de Procore de su empresa. Para enviar una solicitud para habilitar esta función, póngase en contacto con su punto de contacto de Procore.

Consideraciones

• Los códigos de coste y los tipos de coste asignados a un subproyecto tampoco deben asignarse al segmento del código de coste principal del proyecto de Procore. Los mismos códigos de coste no deben sincronizarse entre varios segmentos de la EDT.
• La tarea de proyecto sorda creada por la integración siempre debe tener marcada la casilla " Subtrabajo vacío".
• Para añadir una Acumatica Cloud ERP 'Tarea de proyecto' como 'Subproyecto' de Procore,   asegúrese de que la casilla" Subproyecto vacío" junto a esa Tarea de proyecto en la pestaña Tarea de Acumatica Cloud ERP no esté marcada. Esto permitirá que su tarea de proyecto aparezca en la ficha Subtrabajo de Procore "Listo para importar" filtro. Si la casilla está marcada, no será importable a Procore.
• No se puede eliminar un subproyecto si hay códigos de coste vinculados a ese subproyecto.
• Eliminar o alterar una tarea de proyecto o ID de tarea en Acumatica Cloud ERP no eliminará ni desincronizará su equivalente de subtrabajo en Procore.

Prerrequisitos para exportar desde Procore

• La herramienta Presupuesto debe ser una herramienta activa en el proyecto.
• El presupuesto debe estar bloqueado antes de la exportación.
• Asegúrese de que los códigos de coste del proyecto se actualicen con el trabajo sincronizado en Acumatica Cloud ERP.

Limitaciones

• Después de exportar un presupuesto de Procore a Acumatica Cloud ERP, la función de importación (es decir, de Acumatica Cloud ERP a Procore) ya no estará disponible para ese trabajo/presupuesto.
• El Procore + Acumatica Cloud ERP NO sincroniza los valores de 'Unidad de medida (UM)' y 'Cantidad de unidad' entre sistemas. Actualmente, la sincronización de presupuesto solo se basa en el importe.
• Cuando el presupuesto de Procore se exporta a Acumatica Cloud ERP, las líneas de presupuesto de costes en Acumatica Cloud ERP heredan una asociación de ID de tarea de proyecto. Cambiar esa asociación de línea de ID de tarea en Acumatica Cloud ERP no actualizará la información de asociación dentro de la integración. Si el valor del ID de la tarea no es lo que se pretendía, significa que los códigos de coste no se sincronizaron de la manera establecida en la capacitación del flujo de trabajo de su proyecto y subtrabajo.   

Consideraciones

• Los cambios de presupuesto son una función exclusiva de exportación, de Procore a Acumatica Cloud ERP. Deben crearse en Procore para poder exportar y sincronizarse con Acumatica Cloud ERP.

Limitaciones:

• Después de exportar un presupuesto de Procore (cambio de presupuesto) a Acumatica Cloud ERP, ya no se le permite importar Acumatica Cloud ERP datos de presupuesto o trabajo a Procore.

Consideraciones

• Cuando se exporta un Subcontrato desde Procore, se crea un Subcontrato en Acumatica Cloud ERP (SC301000). 
• Cuando se exporta una orden de compra desde Procore, se crea una orden de compra en Acumatica Cloud ERP (PO301000).
• En Procore, se accede a los compromisos desde la herramienta de compromisos a nivel de proyecto.

Limitaciones

• ¡Importante! - Exportar solo desde Procore.  Los compromisos siempre deben crearse en Procore para poder sincronizarse con Acumatica Cloud ERP. NO cree compromisos directamente en Acumatica Cloud ERP, ya que no se pueden importar a Procore.
• La longitud máxima de caracteres para el título de un pedido es de 60. Este es el número máximo de caracteres permitido por Acumatica Cloud ERP.

Consideraciones

• Cuando se exporta una orden de cambio de subcontrato u orden de cambio de orden de compra a Acumatica Cloud ERP, la exportación también actualizará el importe del presupuesto en Acumatica Cloud ERP (fichas PM308000 > Número de referencia > Presupuesto de costes y compromisos).  
• Al crear un  CCO en Procore, se le pedirá que establezca líneas de SOV de CCO para crear una nueva línea de SOV de contrato o actualizar una línea de SOV de contrato existente.  Cuando se exporte a Acumatica Cloud ERP, el contrato original reflejará los ajustes de SOV que haya elegido en Procore.

Limitaciones

• ¡Importante! - Exportar solo desde Procore.  Las órdenes de cambio de compromiso  siempre deben crearse en Procore para poder sincronizarse con Acumatica Cloud ERP. NO cree órdenes de cambio de compromiso directamente en Acumatica Cloud ERP, ya que no se pueden importar a Procore.
• Para añadir una partida de desglose de partidas a un CCO, debe estar vinculada a un código de coste y una categoría existentes.

Requisitos

• Para poder exportar correctamente las facturas de subcontratista de Procore, cada proveedor de AP en Acumatica Cloud ERP debe estar configurado con una cuenta de AP predeterminada, un descuento en efectivo, una subcuenta de AP y una subcuenta de descuento (pestaña Cuentas de GL del proveedor > de AP303000 >). 

• Cada proveedor en Acumatica Cloud ERP también debe estar configurado con una cuenta de efectivo predeterminada (AP303000 > pestaña Proveedor > Pago). 

• Cada trabajo también debe tener un ID de ubicación predeterminado rellenado en Acumatica Cloud ERP (pestaña AP303000 > Vendor > Ubicación). 

Consideraciones

• ¡Importante! - Exportar solo desde Procore. Las facturas de subcontratistas siempre deben crearse en Procore para poder sincronizarse con Acumatica Cloud ERP. Si crea la factura de subcontratista en Acumatica Cloud ERP, la factura y su detalle permanecerán en Acumatica Cloud ERP y no se sincronizarán con Procore. 

• Si la numeración automática de facturas está habilitada en Acumatica Cloud ERP, el número de referencia en Acumatica Cloud ERP será el siguiente número generado por el sistema

Limitaciones

• La información de pago de la factura del subcontratista registrada en Acumatica Cloud ERP solo aparecerá en el Compromiso de Procore si la factura se sincronizó con  Acumatica Cloud ERP.

Prerrequisitos para exportar desde Procore

• La herramienta Orden de cambio debe ser una herramienta activa en el proyecto.

• El Contrato Principal del Proyecto Procore debe ser aprobado y exportado al Presupuesto de Ingresos de ERP en la nube de Acumatica Proyectos.

Limitaciones

• ¡Importante! - Exportar solo desde Procore.  Las órdenes de cambio de contrato principal  siempre deben crearse en Procore para sincronizarse con ERP en la nube de Acumatica. NO cree órdenes de cambio de contrato principal directamente en ERP en la nube de Acumatica, ya que no se pueden importar a Procore.

Consideraciones

• Cuando se exporta una PCCO a ERP en la nube de Acumatica, se actualizará el presupuesto de costes e ingresos de los proyectos. El presupuesto de costes tendrá una línea creada para cada línea correspondiente del PCCO en Procore. El presupuesto de ingresos tendrá una línea resumida para el valor total de ingresos esperados del cambio.

Requisitos

• El proyecto debe sincronizarse para que los costes se importen automáticamente de Acumatica Cloud ERP a Procore.
• Para ver los costos del trabajo en su presupuesto, utilice la vista de presupuesto de ERP o la vista de presupuesto detallada de ERP que se creó para usted durante la implementación. Esta vista de presupuesto tiene datos específicos calculados y de origen de integración de ERP.

Consideraciones

• Los costos extraídos de Acumatica Cloud ERP se acumulan como cuatro tipos de montos diferentes en Procore, Facturas de Subcontratos (Subcontratos y Órdenes de Compra que se han facturado), Facturas (montos facturados no relacionados con un contrato sincronizado), Gastos (Varios Gastos), y Nómina (Costes Mano de Obra). La suma de estos cuatro tipos de importe es igual al Coste del Trabajo hasta la Fecha, mientras que la suma de los tres últimos tipos (Facturas, Gastos, Nómina) es igual al Coste Directo. Todos estos están en forma de suma global, que se acumulan bajo el código de coste del proyecto y el tipo de coste.
• La integración admite la sincronización detallada de transacciones de costes de proyecto. Para aprovechar esta función, la herramienta Costos directos debe estar activa en el proyecto y la configuración " Habilitar sincronización de transacciones de costes de trabajo" debe estar habilitada en la página General del administrador del proyecto.

Limitaciones

• La restricción del tipo de coste del trabajo no es compatible con la integración. Por ejemplo, la integración no es personalizable para omitir los costes laborales de la sincronización en Procore.