¿Qué debo saber sobre los paquetes en la Control documental?

Respuesta

Los paquetes proporcionan un espacio de trabajo exclusivo dentro de la Control documental para agrupar documentos relacionados y marcadores de posición, establecer el contexto de los hitos, realizar un seguimiento de las estadísticas de progreso en tiempo real y ejecutar revisiones secuenciales de documentos. Revise las preguntas frecuentes a continuación:

• ¿Qué es un paquete en la Control documental?
  Un paquete es un contenedor de agrupación de primera clase para documentos relacionados y marcadores de posición. Cuenta con metadatos específicos, resúmenes de progreso en tiempo real (desglose de contenido, cumplimiento de marcador de posición, finalización de flujo de trabajo) y un registro de historial de eventos.

• ¿Añadir un documento a un paquete cambia sus permisos?
  No. El acceso a los documentos sigue estando regido por completo por los permisos de nivel de documento. Si un usuario ve un paquete que contiene documentos para los que no tiene permiso de acceso, esos archivos restringidos se ocultan y las estadísticas de progreso se ajustan automáticamente para reflejar solo los archivos que puede ver.

• ¿Puede un documento pertenecer a varios paquetes?
  Sí. Una sola revisión, versión o marcador de posición de un documento se puede asignar a varios paquetes simultáneamente.

• ¿Puedo crear paquetes desde la pestaña Cargas?
  Sí. Los usuarios pueden crear un nuevo paquete desde todas las pestañas de la herramienta Control documental (Documentos, Cargas y Paquetes). 

• ¿Puedo restringir un paquete a usuarios específicos?
  No. El acceso a la funcionalidad del paquete se controla globalmente por proyecto a través de los grupos de permiso de Control documental (Crear, Ver, Añadir elementos, Editar, Eliminar). No se admiten los ajustes de visibilidad privada o restringida para paquetes individuales.

• ¿Qué sucede si muevo un paquete a la papelera de reciclaje?
  Al mover un paquete a la papelera de reciclaje, solo se elimina temporalmente la estructura del paquete. Todos los documentos subyacentes y marcadores de posición no se ven afectados en la pestaña Documentos. Tenga en cuenta que en esta versión no hay forma de ver o recuperar paquetes una vez que se han reciclado. 

• ¿ El estado del paquete se actualiza automáticamente cuando se completan todos los flujos de trabajo de los documentos?
  No. Las actualizaciones de estado de los paquetes son estrictamente manuales en esta versión.

• ¿Puedo ejecutar acciones de flujo de trabajo en elementos de paquete de masivo?
  Sí. Puede seleccionar varios documentos dentro de la sección Elementos del paquete y hacer clic en Enviar respuesta de flujo de trabajo, siempre que todos los documentos seleccionados compartan exactamente la misma plantilla de flujo de trabajo , estén en el mismo paso de revisión actual y tengan su cuenta asignada como respondedor.

• ¿El "paquete de revisiones" fusiona archivos en un solo PDF?
  No. "Revisar paquete" proporciona un flujo de visualización secuencial y de rendimiento optimizado a través de todos los elementos del paquete dentro del visor. Las anotaciones, los comentarios y las respuestas del flujo de trabajo permanecen almacenados en cada documento subyacente.

• ¿Dónde están configurados los valores de Tipo de paquete y Estado del paquete?

  El tipo de paquete y el estado del paquete se establecen en el nivel de empresa en Herramienta administrador de procore > Ajustes de herramientas > Control documental > Campos predeterminados.

  • Valores de estado del paquete predeterminados: AR - Archived, CL - Closed, DR - borrador, IP - In Progress, OP - Open.

  • Valores predeterminados de tipo de paquete : EX - External, IN - Internal.

    Los administradores del proyecto pueden habilitar/deshabilitar aún más estos valores o añadir pares de código + valor personalizado dentro del ajuste de la herramienta Administrador del proyecto.

Consulte también

• ¿Qué permisos pormenorizados están disponibles para la gestión de documentos Flujos de trabajo?
• ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Control documental ?