¿Qué efecto tendrá el lanzamiento de los campos personalizados/conjuntos de campos configurables en nuestras soluciones personalizadas heredadas para los contratos?
Notas
Esta pregunta frecuente representa un punto único en el tiempo. Futuras versiones pueden afectar a la información que aparece a continuación.
- Esta pregunta frecuente se ha redactado para los clientes de Procore que han contratado al equipo de soluciones personalizadas de Procore para desarrollar campos personalizados, formularios personalizados o secciones personalizadas para la herramienta Pedidos y Contratos principales.
- Esta pregunta frecuente contiene información importante relacionada con el anuncio de Procore sobre la actualización 'Admin: Configurable Fieldsets, Custom Fields, and Custom Sections for the Commitments and Prime Contracts Tools' que se lanzará en agosto de 2021.
- Si su empresa NO tiene una solución personalizada, la información de esta página no tendrá ningún efecto en su entorno.
Contexto
Mi empresa contrató al equipo de soluciones personalizadas de Procore para desarrollar un formulario personalizado para las herramientas de compromisos y contratos principales de nuestro proyecto. Este formulario incluía algunos campos personalizados para nuestras órdenes de compra, subcontratos y contratos principales. Debido a que nuestro compromiso tuvo lugar antes de que se lanzara la actualización 'Admin: Configurable Fieldsets, Custom Fields, and Custom Sections for Commitments and Prime Contracts Tools', queremos entender cómo afectará esta actualización a nuestras soluciones personalizadas en las herramientas Finanzas del proyecto de Procore.
Respuesta
Si su empresa contrató al equipo de soluciones personalizadas de Procore para desarrollar un formulario personalizado y dicho formulario incluía uno (1) o más campos personalizados, el equipo de migración de Procore transferirá sus campos personalizados heredados a la herramienta de administración a nivel de empresa. Siempre y cuando NO cambie la configuración de los campos migrados o los conjuntos de campos, las funciones previstas de sus soluciones personalizadas heredadas no se verán afectadas por esta actualización.
Además de actualizar la herramienta de administración a nivel de empresa, el equipo de migración de Procore también realiza las siguientes acciones para garantizar que la experiencia en su entorno sea lo más fluida posible:
- Transfiere todos los campos personalizados heredados de sus contratos a la pestaña "Custom Fields" (Campos personalizados) de la página "Contracts" (Contratos) de la herramienta de administración de la empresa.
- Crea nuevos conjuntos de campos personalizados en la herramienta de administración de la empresa con el nombre: [Nombre de su empresa] Predeterminado. Verá un conjunto de campos personalizados separado para cada tipo de contrato con una solución personalizada heredada (por ejemplo, contratos principales, órdenes de compra y subcontratos).
- Añade todos los campos personalizados heredados apropiados a los conjuntos de campos recién creados. Para cada conjunto de campos creado, verá "by Customer Support" (por el servicio de atención al cliente) en la columna "Last Modified" (Última modificación).
Una vez completada la migración, es importante recordar que la función de campos personalizados y conjuntos de campos configurables solo proporciona a su empresa la capacidad de autogestionar la interfaz de usuario de Procore para la herramienta Pedidos y Contratos principales. NO le permite añadir, editar ni eliminar campos personalizados heredados de ningún formulario personalizado heredado.
Precauciones y advertencias importantes sobre los campos personalizados heredados y los formularios personalizados heredados
Un formulario personalizado es un archivo en formato PDF creado por Procore que puede adaptarse a las especificaciones de su empresa. Dado que sus formularios personalizados heredados se adaptaron a las necesidades únicas de su empresa en el momento de su creación, es importante recordar a los clientes de Procore que todos los formularios personalizados heredados están sujetos a limitaciones específicas. Para más detalles, consulte ¿Cuáles son las limitaciones de los formularios personalizados?
Advertencia
Una vez que la actualización del software y el proceso de migración se han completado, su administrador de Procore tiene permiso para gestionar cualquier cambio que necesite. Sin embargo, es importante saber que al añadir, editar o eliminar cualquier campo personalizado heredado (o un conjunto de campos recién creado y cualquier configuración de campo personalizado heredado) se corre el riesgo de alterar de forma permanente el comportamiento de los formularios personalizados heredados vinculados a él. En un número menor de casos, las modificaciones también pueden dar lugar a la pérdida permanente de funciones.
Antes de modificar cualquiera de sus campos personalizados heredados, tenga en cuenta que:
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Los campos personalizados heredados están sujetos a los nuevos límites del conjunto de campos
Las herramientas Contratos de cliente, Pedidos, Financiación y Contratos principales están limitadas a un máximo de treinta (30) campos por conjunto de campos. Durante el proceso de migración, Procore transfiere todos sus campos personalizados existentes a la nueva función, incluso si el número total de campos supera el límite. Sin embargo, si decide eliminar un campo personalizado heredado cuando el número de campos en un conjunto de campos supera este límite, Procore sigue aplicando el límite. Esto significa que NO podrá añadir ningún otro campo para ocupar el lugar del campo eliminado a menos que el número de campos esté por debajo del límite del conjunto de campos.Ejemplo
Cuando un conjunto de campos supera su límite máximo de campos, el botón Add Custom Field (Añadir campo personalizado)aparece en gris y no está disponible. También puede pasar el cursor del ratón por encima del botón para ver la información sobre la herramienta "Custom Field Limited" (Campo personalizado limitado) que se muestra a continuación.
- La eliminación de un campo personalizado heredado con un tipo de campo no compatible elimina permanentemente las funciones asociadas de su entorno
Hay un número reducido de tipos de campo heredados que no se pueden añadir a la nueva función de la herramienta de administración a nivel de empresa. Para hacer frente a esta limitación, el equipo de migración de Procore ha transferido manualmente estos tipos de campo no compatibles de sus campos personalizados heredados la herramienta de administración de la empresa. Sin embargo, es importante que sepa que, si decide eliminar uno de estos campos personalizados heredados que posean uno de los siguientes tipos de campo, NO podrá volver a añadir ese campo a Procore. Debido a esta limitación, le aconsejamos que elimine únicamente los campos heredados de Procore cuando esté seguro de que ya no los necesita en el entorno de Procore de su empresa:- Moneda
- Duración
- Ubicación
- Adjuntador de archivos
- Botones de opción
Ejemplo
Cuando un campo personalizado heredado tiene un tipo de campo no compatible, el botón Add (Añadir) aparece en gris y no está disponible. También puede pasar el cursor del ratón sobre el campo para ver una información sobre herramientas que indica que el tipo de campo no es compatible.
- Al cambiar la configuración de mostrar/ocultar para un campo personalizado heredado solo se muestra/oculta un campo personalizado en la interfaz de usuario de Procore
Si decide ocultar un campo personalizado heredado que se mostraba anteriormente en la interfaz de usuario de Procore, sus usuarios finales perderán la capacidad de introducir datos en ese campo. Dado que los formularios personalizados NO reciben las mismas actualizaciones de producto que las plantillas predeterminadas de Procore (consulte ¿Cuáles son las limitaciones de los formularios personalizados?), su formulario personalizado seguirá mostrando el campo personalizado heredado. Sin embargo, puesto que los usuarios NO están introduciendo esos datos en la interfaz de usuario, el campo personalizado estará en blanco.Ejemplo
En este ejemplo, Procore migró un campo personalizado heredado llamado "Required Bonds" (Fianzas requeridas) a la pestaña Custom Fields (Campos personalizados) de la página "Contracts" (Contratos) de la herramienta de administración a nivel de empresa. Después de la migración, un administrador de Procore decidió ocultar ese campo. Sin embargo, debido a que los formularios personalizados NO reciben las mismas actualizaciones de productos que están disponibles con las plantillas predeterminadas de Procore, el mismo formulario personalizado sigue mostrando el campo "Required Bonds". Dado que el administrador de Procore restringió a sus usuarios la introducción de datos en el campo "Required Bonds", la etiqueta del campo sigue apareciendo en el formulario personalizado y el valor de ese campo estará en blanco.
- Al desactivar las selecciones de la lista desplegable de un campo personalizado heredado también se eliminará la capacidad de exportar datos para esa selección
Por ejemplo, si su campo personalizado heredado es una lista desplegable y elimina la selección "Materials Contract" (Contrato de materiales) de esa lista, los usuarios ya no podrán exportar datos de "Contrato de materiales" con esa selección. Al realizar este tipo de cambios, Procore recomienda que siempre consulte con los usuarios finales de su empresa antes de eliminar elementos, para que los usuarios no se sorprendan al ver que falta una selección necesaria.Ejemplo
En este ejemplo, le mostramos cómo un administrador de Procore puede ahora eliminar una (1) o más selecciones de un tipo de campo de "Selección única (desplegable)" llamado "PDF Type" (Tipo PDF). En este ejemplo, el administrador de Procore está eliminando la marca de la casilla "Materials Contract" (Contrato de materiales), que corresponde a un formulario personalizado heredado que permite a los usuarios exportar datos específicos de un subcontrato al formato de archivo de documento portátil (PDF). El cuadro de diálogo "Edit Field" (Editar campo) que aparece a continuación muestra cómo desactivar una opción al editar un campo personalizado en la herramienta de administración de la empresa.
Una vez eliminada la opción, ya no aparecerá como selección para sus usuarios en la interfaz de usuario. Cuando la opción ya no esté presente, sus usuarios finales ya no tendrán acceso al formulario personalizado heredado que usted diseñó para que sus usuarios exportaran un PDF desde Procore. Recuerde que, dependiendo de la personalización en su entorno, las opciones y las funciones de esas opciones pueden ser diferentes de lo que se muestra aquí.
- Al añadir una opción a un campo personalizado heredado solo se añade ese campo a la interfaz de usuario de Procore
Es importante entender que los nuevos campos personalizados NO actualizarán automáticamente sus formularios personalizados heredados con ese nuevo campo. La adición de nuevas opciones solo actualiza la interfaz de usuario de Procore. No añade automáticamente ese campo a los formularios personalizados heredados. Si añade campos personalizados, sus usuarios finales podrían ver mensajes de error al utilizar un formulario personalizado para exportar datos a PDF.Ejemplo
Los ejemplos siguientes muestran los posibles mensajes de error que pueden aparecer. Tenga en cuenta que cada entorno de Procore es único, por lo que los mensajes que vea pueden ser diferentes.
Preguntas habituales
Para saber más sobre el proceso de migración, revise las respuestas a estas preguntas comunes a continuación:
¿Cómo puedo encontrar los conjuntos de campos personalizados que contienen campos personalizados heredados?
Si es el administrador de Procore de su empresa, encontrará los conjuntos de campos recién creados y los campos personalizados heredados en la herramienta de administración de la empresa. En "Project Settings" (Configuración del proyecto), simplemente haga clic en la página de enlace "Contracts" (Contratos). A continuación, consulte el ejemplo siguiente.
Ejemplo
La etiqueta de la siguiente imagen muestra cómo encontrar cualquier conjunto de campos recién creado que contenga sus campos personalizados heredados.
- (1) Procore Default (Predeterminada de Procore). Esta es la plantilla predeterminada para la pestaña de conjuntos de campos de contratos, y se proporciona automáticamente a todos los clientes de Procore.
- (2) Migrated Fieldset (Conjunto de campos migrados). El equipo de migración de Procore crea un nuevo conjunto de campos personalizados en la herramienta de administración de la empresa denominado: "[Nombre de su empresa] Default". Verá un conjunto de campos personalizados distinto para cada tipo de contrato con una solución personalizada (por ejemplo, contratos principales, órdenes de compra y subcontratos).
- (3) Last Modified (Última modificación). En esta columna, Procore le muestra que la lista fue modificada por última vez por el Servicio de Atención al Cliente.
Si desea revisar sus campos personalizados heredados en un conjunto de campos migrado, haga clic en Edit (Editar) en la página anterior. A continuación, como se muestra en la imagen, desplácese hasta la parte inferior de la página del conjunto de campos. Sus campos personalizados heredados se mostrarán en cualquier sección personalizada heredada que se haya creado, junto con la configuración predeterminada.
¿Cómo asigna Procore un nombre a nuestros campos personalizados heredados durante la migración?
El equipo de migración de Procore mantiene el nombre original que se asignó a su campo personalizado heredado en el momento en que fue creado por el equipo de soluciones personalizadas de Procore. Debería haber recibido este nombre después de su creación o en el momento de su última modificación. La única excepción a esta regla es si tiene dos (2) campos personalizados que utilizan el mismo nombre en más de una (1) herramienta de Procore. En esos casos, se asume que los campos son idénticos y se fusionan. En raras ocasiones, los campos fusionados pueden no ser los deseados. Si este es el caso, póngase en contacto con el servicio de atención al cliente de Procore para obtener ayuda.
¿Qué pasa si quiero hacer un cambio en un formulario personalizado?
Si desea realizar un cambio en un formulario personalizado o diseñar uno nuevo, puede seguir utilizando los servicios complementarios de Procore para sus necesidades de personalización. Para obtener más información, consulte Soluciones personalizadas de Procore.
¿Puedo seguir recurriendo a Soluciones personalizadas de Procore para los campos personalizados?
Sí. Procore reconoce que cada organización y equipo tiene diferentes requisitos empresariales y limitaciones únicas. Mientras que la mayoría de las empresas están esperando impacientemente nuestras nuevas opciones de autoservicio, otras quizás deseen seguir utilizando el servicio complementario de Soluciones personalizadas de Procore. Si este es el caso de su organización, el administrador de Procore de su empresa puede seguir solicitando un pedido. Para más detalles, consulte Soluciones personalizadas de Procore.