¿Cómo se actualizan las partidas financieras y los códigos presupuestarios en los objetos de cambio?

Respuesta

Mantener sincronizados los códigos de presupuesto de todas las partidas 

Al crear órdenes de cambio a partir de eventos de cambio, los códigos de presupuesto en el desglose de partidas (DDP) de la orden de cambio se rellenan automáticamente con los códigos de presupuesto de las partidas de eventos de cambio a partir de las cuales se crearon. La configuración de eventos de cambio: 'Mantener códigos de presupuesto sincronizados en todas las partidas' desbloqueará las partidas de eventos de cambio vinculadas a objetos de cambio borradores o ‘editables’ y determinará si los cambios en los códigos de presupuesto de los objetos de cambio se sincronizarán con sus objetos conectados. Por ejemplo, un evento de cambio conectado a una posible orden de cambio. Al activar la configuración, se desbloquea la posibilidad de editar los objetos de cambio creando una orden de cambio mientras se mantienen sincronizados las partidas y los códigos de presupuesto conectados a ellas. Ajustes de configuración: Eventos de cambio.    

Los objetos de cambio afectados incluyen:

 Precaución

Cuando la configuración "Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas de línea sincronizadas" está habilitada a nivel de empresa, todos los proyectos actuales y nuevos tendrán esta configuración activada. Si no desea que esta configuración esté habilitada, se puede desactivar para un proyecto dentro de la configuración de Eventos de cambio.

Procore NO aplica cambios de configuración a los objetos existentes de forma retroactiva.

Cuando el ajuste está desactivado

  • Cuando las partidas de eventos de cambio están vinculadas tanto a las órdenes de cambio de compromiso como a las posibles órdenes de cambio, los códigos de presupuesto, el proveedor y el contrato de las partidas de eventos de cambio se bloquean y no se pueden editar.
  • Cuando se actualizan los códigos de presupuesto y se añaden partidas desde el SOV de orden de cambio de compromiso/orden de cambio potencial, esos cambios NO actualizan la información en el evento de cambio. En el caso de que el evento de cambio esté vinculado a una orden de cambio de compromiso, los campos de proveedor y contrato también están bloqueados junto con la partida.

Cuando la configuración está activada (predeterminado cuando está activada)

  • Cuando las partidas de eventos de cambio están vinculadas a SOV de órdenes de cambio editables, esos códigos de presupuesto de partidas de eventos de cambio, proveedor y contrato se volverán editables. Sin embargo, cuando se vincula a una orden de cambio de compromiso o compromiso, el proveedor y el contrato permanecerán bloqueados hasta que se desvinculen del compromiso actual.
  • Si todos los objetos de cambio vinculados son ‘editables’, cuando se actualizan los códigos de presupuesto y/o se añaden partidas desde el SOV de orden de cambio, esos cambios actualizarán la partida de línea en el objeto de cambio conectado.
  • Si los Eventos de cambio están vinculados a objetos de cambio aprobados o "no editables", los códigos de presupuesto tanto para la partida de Evento de cambio como para la Orden de cambio aprobada permanecerán bloqueados. Si luego se conecta a otro objeto de cambio "editable" (por ejemplo, CCO), cuando el usuario actualice el código de presupuesto de las partidas vinculadas, se le informará que "algunas partidas están bloqueadas (en el evento de cambio y POC) y no se pudieron actualizar"
Sugerencia

Una partida en un evento de cambio es editable cuando:

Una partida de un programa de cambio de orden de valores se puede editar cuando:

Los objetos de cambio no se pueden editar cuando:

  • El objeto tiene un estado "Aprobado".
  • El proyecto tiene un flujo de trabajo de aprobación personalizado. Ver Flujos de trabajo.
  • Los datos de contrato y orden de cambio del proyecto se sincronizan con una integración ERP.
Escenarios de ejemplo

Cuando se activa la configuración "Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas sincronizadas", los siguientes escenarios para editar órdenes de cambio y eventos de cambio darán como resultado que los códigos de presupuesto permanezcan sincronizados:

Escenario 1:

Si edita el SOV de una posible orden de cambio en el estado Borrador conectado a una partida de evento de cambio, Procore actualiza automáticamente el código de presupuesto correspondiente en el evento de cambio. Si elige actualizar primero la partida de evento de cambio, Procore actualiza automáticamente el valor correspondiente en la posible orden de cambio si se encuentra en un estado no aprobado. Si la posible orden de cambio se mueve a un estado no editable (aprobado, flujo de trabajo, ERP), esto bloqueará ambas partidas vinculadas en la partida de SOV de evento de cambio y orden de cambio.

Escenario 2:

Una posible orden de cambio y una orden de cambio de compromiso están en un estado editable y las partidas de eventos de cambio están vinculadas. Si se actualiza el código de presupuesto de la posible partida de la orden de cambio o de la orden de cambio de compromiso, también se actualizarán los códigos de presupuesto de los tres objetos de cambio.

Escenario 3:

Una partida de evento de cambio está vinculada tanto a una posible orden de cambio como a una orden de cambio de compromiso. En este ejemplo, la orden de cambio de contrato principal está aprobada y no se puede editar, al igual que la partida de evento de cambio vinculada. La orden de cambio de pedido se encuentra en estado de borrador. Los usuarios aún podrán actualizar la partida de ese DDP de orden de cambio de compromiso editable. Sin embargo, cuando el usuario actualice el código de presupuesto de las partidas vinculadas, se le informará que "algunas partidas están bloqueadas (en el evento de cambio y POC) y no se pudieron actualizar".  

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Consulte también