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Procore

Numeración automática de facturas de pedido

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Contexto

La numeración automática de facturas de pedido permite a las empresas definir un esquema de numeración de nivel de empresa para todas las facturas de pedido/subcontratista recién creadas. Esta automatización reduce la introducción manual, garantiza la coherencia y agiliza las operaciones financieras en todas las facturas.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador de nivel de empresa.
  • Información adicional:
    • Este proceso le permite acceder a la página de configuración de la herramienta Facturación.
    • Modificará la configuración de nivel de empresa para la numeración de facturas.

Pasos

  1. Inicie sesión en su cuenta de Procore con permisos de Administrador.

  2. Vaya a Administrador > Configuración de herramientas > Facturación.

  3. En la configuración de Facturación, haga clic en la pestaña Configuración.

  4. En la sección Facturación de subcontratistas , busque la configuración de Numeración de facturas y el panel Vista previa de formato.

  5. Haga clic en Editar para abrir Formato de número de factura.

  6. Obtenga una vista previa del número de factura. Utilice Vista previa para verificar el formato. El número aparece en orden secuencial en la vista previa según el valor inicial.

  7. Configure el formato del número de factura añadiendo y organizando los componentes necesarios en el orden deseado, utilizando los primeros o los últimos cinco caracteres de cada componente. Seleccione los componentes que desea incluir en sus números de factura. Las opciones incluyen:

    • Puesto de factura : no se puede eliminar el número de puesto.

    • Número de pedido. Utiliza el número de pedido.

    • Período de facturación : utiliza el período de facturación.

    • Fecha de finalización del período de facturación : utiliza la fecha de finalización de la facturación.

    • Número del período de facturación. Utiliza el número del período de facturación de la factura.

    • Texto personalizado  : escriba cualquier texto fijo (por ejemplo, INV, BILL o Code).

    • Retención condicional : se basará en el formato de propiedad seleccionado.

    • Número de proyecto : utiliza el número de proyecto.

  8. Configure el separador de componentes para definir cómo se separa cada componente. Seleccione el separador de componentes en la lista desplegable.

    • Guión (-)

    • Punto (.)

    • Barra diagonal (/)

    • Guión bajo (_)

    • Ninguno

  9. Configure los caracteres de cada componente. Seleccione los componentes que desea incluir en sus números de factura. Las opciones pueden incluir:

    • formato 

    • Longitud 

      • Posición de la factura

      • Personajes

    Nota: Organice los componentes y configure las opciones de formato como desee.

  10. El sistema validará el recuento total de caracteres para el número de factura.

    • Nota: Si su sistema ERP especifica un número máximo de caracteres, Procore lo aplicará. De lo contrario, el límite predeterminado es de 100 caracteres.

  11. Revise la vista previa del formato para asegurarse de que cumpla con sus requisitos.

  12. Haga clic en Guardar para aplicar el esquema de numeración.
    Nota:

    • Los números de factura de estas facturas se generarán automáticamente y no se podrán editar.

    • El nuevo esquema de numeración se aplicará ahora a todas las facturas de pedido/subcontratista recién creadas.