Yardi Voyager®: Guía de configuración

Tabla de contenido

Bienvenido a la guía de configuración de Yardi Voyager®

En estas páginas, repasaremos una serie de cosas clave que debe saber a medida que se prepara y completa su implementación de la integración Yardi Voyager®.

Si tiene preguntas, asegúrese de dirigirlas a su especialista en implementación de integración o a su Punto de contacto de Procore.

El menú de navegación de la izquierda lo guiará a través de cada una de las cosas clave que debe saber y destacará los elementos de acción que se requieren de usted. 

Concesión de acceso de Procore a su entorno Yardi Voyager®

Propósito & Antecedentes

Proporcionar acceso de Procore a su base de datos Yardi Voyager® es el primer paso clave y debe completarse antes de que Procore pueda comenzar a configurar su integración. 

Durante este proceso, debe:

  • Cree un usuario en Yardi Voyager® que tendrá acceso a las interfaces Yardi Voyager®.  Nota: El usuario no necesita acceso de inicio de sesión de front-end.
  • Configure el proveedor de interfaz  de Procore según las configuraciones de integración que elija tanto para la facturación del proveedor como para las entidades de coste del trabajo.
  • Otorgar acceso al Proveedor de Interfaz    de Procore a cualquier Yardi Voyager® propiedad que pretenda utilizar en Procore tanto para la Facturación del Proveedor como para las Entidades de Costo del Trabajo.

Una vez completado, debe proporcionar lo siguiente a su contacto de Servicios de implementación de integración:

  • El nombre de usuario & Contraseña del usuario que cree
  • Tu URL de Voyager (por ejemplo:  https://www.yardipcv.com/8223tp7s7dev)
  • Su base de datos (por ejemplo, afqoml_itf70dev7)
  • Su servidor web (por ejemplo, PCV063W161)
  • Un PropertyId de cualquier propiedad a la que el proveedor de interfaz  de Procore tenga acceso

Para completar estos pasos, le recomendamos que utilice la documentación oficial de Yardi Voyager®, ya que estos pasos pueden cambiar en cualquier momento. Para encontrar esa documentación, inicie sesión en Yardi Voyager® y busque los siguientes documentos:

  • Guía de configuración de la interfaz de facturación del proveedor
  • Guía de configuración de la interfaz de costes de trabajo

Estos documentos contienen explicaciones detalladas de la configuración del usuario de la interfaz, la configuración del proveedor y los pasos de configuración de la propiedad requeridos. A continuación se incluyen algunos consejos para completar los pasos, pero la documentación más detallada se encontrará en la documentación oficial de Yardi Voyager®.

Consejos & Cosas que debes saber

Configuración del proveedor de interfaz

Completar estos pasos proporciona una serie de opciones de configuración útiles. Las configuraciones requeridas y opcionales se describen a continuación.

Procore tiene dos proveedores de interfaz requeridos. El proveedor que tendrá en su base de datos Yardi Voyager® depende de cuán actualizados estén sus complementos Yardi Voyager®:

  • Interfaz de facturación del proveedor Proveedor:
    • Procore
    • Honest Buildings (para aquellos que utilizan el complemento de interfaz de facturación de proveedores versión 16 o anterior)
  • Proveedor de interfaz de coste de trabajo:
    • Procore JC
    • Honest Buildings JC (para aquellos que utilizan Job Cost Interface Plugin Versión 3 o anterior)

Al configurar los proveedores de interfaz, debe introducir:

  • Para el proveedor de la interfaz de facturación del proveedor:
    • Seleccione Ignorar la seguridad de la propiedad del proveedor al importar
    • Introduzca un valor para los valores predeterminados de tipo de pantalla de pago - campo de coste de trabajo a pagar
    • Introduzca un valor para el campo Tipo de gasto a pagar predeterminado - Gasto de coste de trabajo
    • Seleccionar Ignorar restricción en la exportación JE para el proveedor creado
  • Para el proveedor de la interfaz de costes de trabajo:
    • Introduzca un valor para el campo Tipo de gasto predeterminado del contrato 
    • Seleccione Permitir que se importen los presupuestos
    • Seleccione Permitir que se importen las revisiones presupuestarias
    • Seleccionar Ignorar restricción en la exportación JE para el proveedor creado

Al configurar su proveedor de interfaz de costes de trabajo, se recomiendan las siguientes opciones:

  • Al seleccionar Permitir que el contrato se importe como aprobado, se aprobará automáticamente cualquier subcontrato sincronizado desde Procore a Yardi Voyager®.
  • Al seleccionar Permitir que las órdenes de cambio de contrato se importen como aprobadas, se aprobará automáticamente cualquier orden de cambio de subcontrato sincronizada de Procore a Yardi Voyager®.
Configuración de la interfaz de usuario

El usuario de interfaz de Procore nunca iniciará sesión a través del front-end. Por lo tanto, es importante que este usuario esté vinculado a un grupo de usuarios que tenga los siguientes permisos de lectura/escritura:

  • Interfaces: Servicio web - Facturación de proveedores (principal y otros)
  • Interfaces: servicio web: coste de trabajo
Configuración de la configuración de propiedades

Para este paso, puede actualizar propiedades individuales o listas de propiedades que contengan las propiedades a las que se debe otorgar acceso.

Planificación de la implementación de su integración

Fase de preparación

Después de comprar la integración Procore + Yardi Voyager®, esta fase incluye:

  1. Reciba el correo electrónico de bienvenida y la llamada de inicio de programación
    Procore asigna su cuenta a un especialista en implementación de integración, que envía un correo electrónico de bienvenida al contacto de implementación de ERP designado por su empresa. El correo electrónico contiene una selección de fechas/horas para programar su llamada de inicio. Responde para confirmar o sugerir una hora que funcione para los miembros requeridos de tu equipo. 
  2. Prepárese para la llamada de inicio
    Antes de esta reunión, complete estas tareas para asegurarse de que su especialista en implementación de integración pueda probar nuestro acceso a Yardi Voyager®  antes de la llamada y escalar cualquier problema:

Fase de implementación

Después de programar la llamada de inicio de su empresa, esta fase incluye:

  1. Llamada de inicio de Procore + Yardi Voyager®
    Aproximadamente 60 minutos
    Procore realiza una llamada de inicio con el contacto de implementación de ERP de su empresa y las partes interesadas designadas (es decir, normalmente este es el administrador de Procore, el administrador de Yardi Voyager® y el administrador de TI de su empresa). Los objetivos de esta convocatoria son:
    • Discuta su plan de implementación de Procore + Yardi Voyager®.
    • Proporcione a los asistentes un resumen de la integración de Procore + Yardi Voyager®.
    • Coordinar cualquier tarea de seguimiento relacionada con su plan de implementación.
    • Programe su llamada de inicio.
  2. Procore + Yardi Voyager® Llamada en
    vivo Aproximadamente 60-90 minutos
    Procore realiza una llamada en vivo con el contacto de implementación de ERP de su empresa y las partes interesadas designadas.  El objetivo de esta convocatoria es asegurar la realización de estas tareas:
    • Revise los ajustes de configuración de la herramienta Integraciones ERP.
    • Proporcione una descripción general de cada pestaña en la herramienta Integraciones ERP.
  3. Introducción a Procore + Yardi Voyager®
    Una vez finalizada la implementación, puede comenzar a usar la integración. También puede ponerse en contacto con su especialista en implementación de integración de Procore durante los próximos 30 días. 

Gestión de cambios & el rol de aprobador contable

Cuando tu integración esté activada, tu organización obtendrá acceso a una nueva herramienta en Procore: la herramienta Integraciones ERP. En esta herramienta, gestionará el flujo de información entre Procore y Yardi Voyager®. 

El uso de esta herramienta para gestionar datos integrados será la diferencia más significativa entre Procore con y sin el conector Yardi Voyager®. Deberá proporcionar a su especialista en implementación de integración una lista de los usuarios que tendrán acceso a esta herramienta, llamados aprobadores de contabilidad, y las funciones de integración específicas que cada usuario debe administrar (por ejemplo, es posible que un aprobador de contabilidad pueda enviar compromisos y facturas a ERP, y que otro solo pueda enviar compromisos).

Además de los aprobadores de contabilidad, también puede optar por dar a los usuarios de su organización acceso a la herramienta Integraciones ERP en una capacidad de solo vista.

Por último, es posible que desee considerar quiénes de los usuarios de su equipo de proyecto deben tener la capacidad de solicitar una importación de códigos de costo y costos directos de Yardi Voyager® y/o deben tener la capacidad de enviar datos del proyecto (como presupuestos o compromisos) a la herramienta Integraciones ERP para que un aprobador de contabilidad los revise.

Configurar sus códigos de coste estándar habilitados para ERP

Los códigos de coste siempre se importan de Yardi Voyager® a Procore, y los únicos códigos de coste disponibles en un trabajo en Procore se originarán en las categorías de costes de Yardi Voyager®. Procore admite entre 2 y 5 niveles de códigos.

Durante su implementación, deberá proporcionar a su especialista en integración de implementación el formato preferido de los códigos de costos que se utilizarán en Procore (ejemplo XX-XX-XXXX para un código de tres niveles o XX-XXXXXX para un código de dos niveles). Los códigos se construyen dinámicamente en cada proyecto según el formato y los dígitos del código de categoría en el presupuesto original en Yardi Voyager®. NO es necesario que las divisiones que ha configurado en Yardi Voyager® coincidan con el formato que utiliza en Procore.

Para completar la integración, deberá proporcionar:

  1. El formato deseado de los códigos de coste
  2. Los nombres que desea utilizar para las divisiones.
Prepararse para crear su lista de códigos de coste estándar de Procore

Para que el proceso de creación de su lista de códigos de coste estándar de Procore sea lo más fácil posible, le recomendamos que proporcione la siguiente información a su especialista en implementación de integración (IIS):

  1. Proporcione una exportación del gráfico de categorías en Yardi Voyager®
    Nota: Si desea mantener ciertas categorías de costes fuera de Procore, para su uso solo en Yardi Voyager®, informe a su IIS.
  2. Confirme el número de dígitos en el primer y segundo nivel de los códigos de coste (por ejemplo, XX-XXXX o XXX-XXX)
  3. Proporcione los nombres que prefiera para las divisiones (es decir, el primer nivel de cada código de coste). Por ejemplo, si va a tener una serie de códigos de coste en el formato 100-XXX, debe proporcionar el nombre del código de coste 100. 

Configuración de tipos de coste estándar habilitados para ERP

Al igual que los códigos de coste, los tipos de coste en Procore son obligatorios y deben importarse de Yardi Voyager® en sus proyectos. Los tipos de coste en Procore se vincularán a los códigos de coste en Yardi Voyager®.

Si no está utilizando códigos de coste en Yardi Voyager®, Procore puede crear un tipo de coste genérico que se aplicará siempre que no se asigne ningún código de coste en Yardi Voyager®. Sin embargo, en este caso no podrá utilizar Tipos de coste dentro de Procore; solo tendrá el Tipo de coste genérico disponible para usted. Además, incluso si utiliza Códigos de coste en Yardi Voyager®, Procore creará el Tipo de coste genérico, ya que los Códigos de coste nunca son necesarios en Yardi Voyager®, ni siquiera en los trabajos en los que se utilizan. El Tipo de coste genérico siempre se abreviará en Procore como " ERP", pero puede utilizar el nombre que desee. 

Solo los empleados de Procore pueden crear tipos de coste estándar habilitados para ERP, por lo que deberá proporcionar la información a su especialista en implementación de integración. Puede encontrar más información sobre cómo especificar sus tipos de coste a su contacto de implementación de ERP en Solicitud para añadir tipos de coste estándar integrados con Yardi Voyager®.

Preparación de la lista de proveedores

Después de que su integración de Procore con Yardi Voyager® esté habilitada, su equipo deberá completar el enlace entre sus Empresas de Procore y Yardi Voyager® Proveedores. Inmediatamente después de su puesta en marcha, querrá completar estos pasos para al menos los Yardi Voyager® Proveedores asociados con sus primeros Proyectos Procore integrados. Sin embargo, le recomendamos que dedique tiempo a completar estas tareas para su lista completa de proveedores, incluso si se da algunas semanas para hacerlo.

Hay tres tareas asociadas; consulte los tutoriales relacionados para obtener más información:

  1. Para los proveedores que existen en Yardi Voyager®  pero que aún no están en Procore, puede Añadir un proveedor de Yardi Voyager® al directorio de empresa de Procore.  
  2. Para proveedores que existen en Yardi Voyager®  pero que nunca se utilizarán en Procore, puede archivar un proveedor de CRE de Yardi Voyager® en Procore.
  3. Para los proveedores que existen tanto en Yardi Voyager® como en Procore, debe consolidar y vincular a los proveedores de Yardi Voyager® con las empresas de Procore. Este tutorial también explicará cómo fusionar empresas de Procore cuando tenga varias empresas de Procore que deban vincularse al mismo Yardi Voyager® proveedor.