Gestionar activos

Hay cuatro formas principales de editar o actualizar los activos existentes en el registro de activos:

1. Actualizar un solo activo: puede actualizar la información de un activo individualmente yendo a su página de detalles y editando los campos.

2. Edición masiva desde la lista de activos: si varios activos seleccionados pertenecen al mismo conjunto de campos , puede actualizar los valores de campo personalizado y predeterminado comunes para todos los activos seleccionados simultáneamente desde la lista de activos.

3. Estado de actualización masiva de la lista de activos: si varios activos tienen asignado el mismo grupo de estado , puede seleccionarlos de masivo en la lista de activos y actualizar su estado simultáneamente. 

4. Actualizar masiva a través de Excel: puede actualizar una gran cantidad de activos existentes a la vez cargando una hoja de cálculo de Excel que contenga los detalles actualizados.

Para actualizar manualmente los detalles de un solo activo:

1. Desde la vista de lista Registro de activos , haga clic en el ID con hipervínculo del activo para abrir su página Detalles de activo.

2. Haga clic en el botón Editar en la esquina superior derecha para activar todos los campos editables.

3. Actualice la información del activo según sea necesario.

   • Cambio del tipo de activo: si selecciona un nuevo tipo, el formulario se actualizará automáticamente para mostrar los campos que coincidan con la configuración del nuevo tipo de activo. Esta acción borrará los datos antiguos que no pertenezcan al nuevo tipo de activo.

   • Actualización del ID: si se cambia el ID del activo, el sistema verificará que el nuevo ID sea único.

   • Actualización de la foto: puede cargar una nueva foto y esta reemplazará a la anterior.

   • Del mismo modo, cualquier otro campo predeterminado o personalizado también se puede actualizar según sea necesario.

4. Haga clic en Guardar cambios.

Puede actualizar varios activos a la vez directamente desde la vista de lista del registro de activos, siempre que todos los activos seleccionados pertenezcan al mismo conjunto de campos.

1. En la vista de lista del registro de activos , seleccione las casillas de verificación junto a los activos que desea actualizar.

2. Si todos los activos seleccionados pertenecen al conjunto de campos, se muestra Editar activos.El icono aparecerá en la parte superior de la tabla.

3. Haga clic en Editar activos., el formulario de edición masivo mostrará todos los campos personalizado y predeterminado editables disponibles en el conjunto de campos compartidos.

4. Actualice uno o más campos según sea necesario. Solo los campos modificados se actualizarán en los activos seleccionados, mientras que los campos sin cambios conservarán sus valores existentes.

5. Haga clic en Guardar.

Puede actualizar el estado de varios activos a la vez directamente desde la vista de lista del registro de activos, siempre que tengan asignado el mismo grupo de estado.

1. Seleccione las casillas de verificación junto a los activos que desee actualizar.

2. Si todos los activos seleccionados utilizan el mismo grupo de estado , aparecerá un menú desplegable  Estado en la parte superior de la tabla.

3. Haga clic en la acción Estado y aparecerá un menú desplegable que muestra la lista de estados disponibles para elegir.

4. Elija el nuevo estado en el menú desplegable para aplicarlo a todos los activos seleccionados. 

5. Aparecerá un mensaje de confirmación. Añada una nota opcional y haga clic en Actualizar. 

Nota: Las actualizaciones de estado masivas realizadas a través de la interfaz de usuario admiten un máximo de 500 activos a la vez. Para actualizar el estado de más activos, utilice la opción de actualización de Excel.

Puede actualizar varios activos existentes a la vez cargando un archivo de Excel con la información actualizada. Esto es útil cuando se modifican grandes conjuntos de activos. Por ejemplo, actualizar estados, cambiar valores de campo o corregir datos en muchos registros.

1. Vaya a la herramienta Activos en el nivel de empresa o de proyecto.

2. Haga clic en el botón desplegable Importar y seleccione Importar desde Excel.

3. Elija la opción Actualizar existente.

4. Rellene la plantilla existente con los valores actualizados. Para actualizar un activo, el ID debe coincidir con un activo existente en el registro de su empresa.

5. Cargue el archivo de Excel completado existente utilizando Adjuntar archivo o puede arrastrar y soltar el archivo. Solo se puede cargar un archivo a la vez.

6. Aparecerá una ventana emergente de estado del proyecto para mostrar el progreso del proceso de actualización. Puede minimizar la ventana emergente y permanecerá disponible hasta que se cierre manualmente.

Una vez que se complete el procesamiento, todas las actualizaciones válidas se aplicarán a los activos correspondientes. Cualquier entrada no válida se incluirá en un archivo de error descargable con los motivos detallados de cada error.

Nota: Todas las acciones de actualización de activos se registran en el historial de cambios del activo para fines de auditoría.

Puede eliminar activos del registro cuando ya no sean necesarios. La eliminación de un activo es una acción permanente y elimina todo el registro del activo, incluidos todos los metadatos, los adjuntos, los elementos relacionados y su historial de cambios.

Para eliminar un solo activo:

1. Haga clic en los puntos suspensivos verticalesjunto al activo en el registro de activos. Seleccione Eliminar.

2. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haga clic en Eliminar para eliminar permanentemente el registro de activos.

Para eliminar activos de masivo :

1. Seleccione las casillas de verificación de los activos que desee eliminar.

2. Haga clic en los puntos suspensivos verticales en la parte superior de la tabla. 

3. Haga clic en Eliminar.

4. Aparecerá un mensaje de confirmación. Haga clic en Eliminar para eliminar permanentemente los registros de activos seleccionados.

Nota: Los activos que se crean en el nivel de empresa y se asignan a un proyecto no se pueden eliminar del nivel de proyecto. Solo se pueden eliminar del registro de activos de nivel de empresa.