Las cuentas de Procore que utilizan la herramienta de gestión de documentos tienen la opción de adjuntar archivos de gestión de documentos a elementos de otras herramientas. Los archivos de gestión de documentos se comportan de manera diferente a los archivos adjuntos de otras herramientas de Procore porque se comparten como enlaces de referencia y no como archivos adjuntos tradicionales. Explora estas diferencias a continuación:
Los archivos adjuntos de Gestión de documentos son referencias al documento de origen en la herramienta Gestión de documentos y no son copias puntuales del documento de origen. Esto garantiza que los espectadores del "archivo adjunto" vean la información más actualizada y completa relacionada con ese documento, incluidos los atributos, los marcadores, los flujos de trabajo, el historial de cambios, el historial de acceso y las referencias a otros elementos de Procore a los que también se adjunta el documento. Las referencias también garantizan que los usuarios descarguen el documento de origen desde la herramienta Gestión de documentos.
Al elegir qué documento adjuntar desde la herramienta Gestión de documentos, verá una tabla de archivos y sus atributos, similar a la tabla de la herramienta Gestión de documentos. Tiene las siguientes características y restricciones al buscar y seleccionar estos archivos:
Los archivos adjuntos de gestión de documentos respetan los permisos configurados en la herramienta Gestión de documentos. Un usuario sin permiso para un archivo adjunto ve un icono de candado y no puede ver ni descargar el documento. Los administradores de gestión de documentos pueden añadir un usuario a un grupo de permisos dentro de la herramienta de gestión de documentos para que el usuario pueda ver y descargar el documento. Consulte Ver y gestionar permisos de documentos para obtener más información.
Cuando se incluyen vínculos de referencia a archivos de gestión de documentos en los correos electrónicos y las exportaciones en PDF, los destinatarios de esos correos electrónicos y las exportaciones en PDF deben iniciar sesión en Procore y tener permiso sobre el documento en la herramienta Gestión de documentos para poder verlo o descargarlo.
Al hacer clic en el botón "Descargar todo" para los archivos adjuntos de Gestión de documentos, los archivos zip se descargan en el dispositivo. Dependiendo de la herramienta de la que procedan los adjuntos, se produce uno de los siguientes escenarios:
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