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Procore

Preparar usuarios y proveedores para la importación a la aplicación de Procore Imports

Objetivo

Formatear correctamente sus contactos de usuario y proveedor para la importación.

Contexto

Puede utilizar la aplicación Procore Imports para importar automáticamente una lista de usuarios o proveedores a la herramienta Directorio de su empresa o proyecto. Esto añadirá tantos contactos al proyecto como necesite sin tener que añadir manualmente cada contacto en Procore.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios: 
    • Permisos de nivel "Administrador" en el directorio de empresa.
      Nota: No se admiten permisos pormenorizados en la aplicación Procore Imports.

Vídeos

 
 

Pasos

Descargue la plantilla de importación de usuarios o proveedores

  1. Elija entre las siguientes opciones:
    • Descargue la plantilla de importación de usuarios: import-users.xlsx
      Nota: En Procore, un "usuario" es una persona individual que iniciará sesión en Procore, como su empleado o un empleado de otra empresa que accederá al proyecto.
    • Descargue la plantilla de importación de proveedores: import-vendors.xlsx
      Nota: En Procore, un "proveedor" es otra empresa o entidad con la que su empresa interactúa durante un proyecto.

Dar formato a la plantilla de importación de usuarios

  1. Vea las siguientes consideraciones al llenar la plantilla.
    • Datos de fila requeridos:
      • Cada fila de la tabla corresponde a un usuario individual.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un registro de contacto (también conocido como usuario). Como mínimo, cada registro requiere un valor para Nombre, ApellidosDirección de correo electrónico y Plantilla de permisos. Los encabezados de las columnas de los campos obligatorios tienen un fondo ROJO. Todas las demás columnas y celdas de una fila pueden dejarse en blanco.
      • ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que se pueden importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
    • Datos obligatorios de la columna.
      La primera fila de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de contactos de su empresa en Procore.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Notas:
    • Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
    • Si está extrayendo los datos de origen del usuario de una hoja de cálculo diferente, DEBE separar siempre el nombre y el apellido del usuario en celdas independientes. Para saber cómo hacerlo antes de añadir los datos a la plantilla, consulte este artículo en el sitio de soporte de Microsoft Office para obtener ayuda: Dividir texto en diferentes celdas.
      • *Nombre. Introduzca el nombre del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio (p. ej., Juan).
        ¡Importante!  Los nombres de pila distinguen entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • *Apellidos. Introduzca los apellidos del usuario exactamente como desea que aparezcan en la herramienta Directorio (p. ej., García Zapata).
        ¡Importante! En los apellidos se deben respetar las mayúsculas y minúsculas y la puntuación. 
      • * Dirección de correo electrónico: introduzca la dirección de correo electrónico completa del usuario (por ejemplo, jsmith@example.com)
        ¡Importante! La dirección de correo electrónico debe ser única para cada individuo. También se utiliza como identificador único para el perfil del usuario.
      • * Plantilla de permisos: introduzca el nombre de la plantilla de permisos de proyecto que se aplicará a cada registro de usuario.  Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Gestionar plantillas de permisos de proyecto.
      • Empresa: Introduzca el nombre del proveedor/empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio.  Los nombres de las empresas distinguen entre mayúsculas y minúsculas en Procore. 
        ¡Importante!   Si el proveedor/empresa ya existe en la herramienta de directorio, introduzca el nombre exactamente como aparece en el directorio para evitar la creación de un duplicado. Consulte Añadir empresa al directorio de empresa.
      • Es empleado. Si el usuario es un empleado de su empresa, seleccione . Si el usuario es empleado de un subcontratista, proveedor o vendedor, seleccione No
      • ID de empleado. si seleccionó en el campo Es empleado, tiene la opción de introducir el ID de empleado. Si seleccionó No en el campo Es empleado, deje este campo en blanco.
        Nota: Si intenta introducir un ID de empleado sin seleccionar Sí en el campo Es empleado, la validación de datos en la hoja de cálculo resaltará el error en ROJO claro. 
      • Cargo. Introduzca el cargo del usuario exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. Puede introducir hasta 255 caracteres alfanuméricos. 
      • Dirección. Introduzca la dirección del usuario (p. ej., la dirección de la empresa o de correo) exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio.  
      • Ciudad. Introduzca el nombre completo de la ciudad para la dirección del usuario (p. ej., Madrid)
      • Estado: introduzca la abreviatura de estado o territorio de dos letras (por ejemplo, CA).  Ver Abreviaturas del Estado de los EE. UU. Si introduce una abreviatura de estado, se le pedirá que introduzca un nombre de país.  
      • Código postal: introduzca el código postal.
        Tip! Si Microsoft Excel corta los ceros principales en el código, haga clic con el botón secundario en la celda (o rango de celdas) y elija 'Formatear celdas' en el menú contextual. A continuación, en "Número", haga clic en "Especial". A continuación, aplique el formato "Código postal" o "Código postal + 4". Para obtener más detalles, visite el sitio web de Microsoft Office para obtener instrucciones: Visualización de números como códigos postales.      
      • País. Escriba el nombre completo del país.
        ¡Importante! NO utilice abreviaturas (como en el caso de Estados Unidos o Canadá). Siempre DEBE escribir el nombre completo del país.
      • Teléfono del trabajo: introduzca el número de teléfono del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0100). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Extensión del teléfono del trabajo. Introduzca la extensión del número de teléfono del trabajo del usuario.
      • Número de fax: introduzca el número de fax del trabajo del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0106). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Teléfono móvil: introduzca el número de teléfono móvil del usuario con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0107). La forma como introduzca el número de teléfono aquí determina cómo aparecerá en Procore.
      • Notas: Añadir hasta 255 caracteres alfanuméricos.  
        Nota: Las notas que introduzca aquí rellenan el campo "Etiquetas / Palabras clave" en el perfil de la persona.  Posteriormente, los usuarios pueden buscar coincidencias en el campo de notas utilizando diferentes herramientas de Procore: Buscar y filtrar el directorio de la empresaBuscar y filtrar el directorio del proyectoBuscar e invitar a licitantes.
      • Clasificación de trabajo: introduzca la clasificación de trabajo del usuario. La entrada debe coincidir con la lista "Clasificaciones" en la herramienta Administrador de la empresa (consulte Añadir clasificación). Las clasificaciones también interactúan con la herramienta Hojas de horas de nivel de proyecto. Consulte Habilitar clasificaciones en un proyecto.  
      • Plantilla de permisos de la empresa: Introduzca el nombre de la plantilla de permisos de la empresa que se aplicará a cada registro de usuario. Debe introducir el nombre exactamente como aparece en Procore. Consulte Crear una plantilla de permisos de la empresa.
  3. Responda a las alertas de validación de datos
    Si su introducción de datos NO cumple con los criterios de importación de Procore, la celda no válida se resaltará en rojo.

Dar formato a la plantilla de importación de proveedores

  1. Tenga en cuenta las consideraciones siguientes al rellenar la plantilla.
    • Datos requeridos de la fila.
      ¡Importante! No hay límite para la cantidad de filas que se pueden importar. Sin embargo, las filas no pueden estar en blanco.
      • Cada fila requiere un valor en la columna Nombre para crear el registro de la empresa. Otros valores de la misma fila pueden estar en blanco.
      • Cada fila de la tabla corresponde a un proveedor individual.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
    • Datos de columna obligatorios:
      • La primera línea de la tabla debe incluir el encabezado, que define los campos en la tabla de Excel y la base de datos de proveedores de su empresa en Procore.
      • El proceso de importación fallará si se modifican los valores de los encabezados de columna.
      • El proceso de importación fallará si se insertan, mueven o eliminan columnas de la plantilla.
      • El proceso de importación fallará si se cambia el orden del encabezado de la columna en la plantilla.
  2. Complete la plantilla de importación.
    Nota: Un asterisco (*) indica un campo obligatorio.
    • *Nombre. Introduzca el nombre del proveedor o la empresa exactamente como desea que aparezca en la herramienta Directorio. En los nombres de empresa, se distingue entre mayúsculas y minúsculas y la puntuación. Si su empresa ha habilitado la herramienta Integraciones ERP de nivel de empresa, tenga en cuenta que su entrada está sincronizada con un sistema ERP integrado que impone límites de caracteres a los nombres de proyectos importados. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la longitud máxima de caracteres para un "Nombre de la empresa" en la herramienta Directorio?
      ¡Importante!  Para evitar crear una entrada duplicada al importar entradas a un directorio con registros existentes:
      • Si su empresa está importando datos usando la columna ID (en lugar de la columna Nombre), Procore sobrescribirá cualquier dato existente para ese proveedor en el Directorio. 
      • Si tiene datos existentes en el directorio, introduzca el nombre exactamente como aparece en el directorio.
    • Tipo de entidad. Seleccione ABN (número comercial australiano) o EIN (ID de empresa) en la lista desplegable. A continuación, introduzca el número de identificación de la entidad en el campo ID de entidad 
    • ID de entidad. si selecciona una opción de la lista Tipo de entidad, debe introducir el número correspondiente aquí. Consulte Número comercial australiano (ABN) o ID de empresa.
    • Dirección. Introduzca la calle o la dirección postal del proveedor/empresa.
    • Ciudad. introduzca el nombre completo de la ciudad (p. ej., San Diego, Seattle, Westchester). 
    • Estado: introduzca la abreviatura de estado o territorio de dos letras (por ejemplo, CA, WA, NY).  Ver Abreviaturas del Estado de los EE. UU.
    • Código postal. Introduzca el código postal de la empresa.
      Tip! Si un código postal contiene un cero inicial (por ejemplo, 92129, 98122, 10503), existe un problema conocido en Microsoft Excel relacionado con la visualización de números. Consulte el sitio web de Microsoft Office para obtener más información: Visualización de números como códigos postales.      
    • País. Introduzca el nombre completo del país de la dirección de la empresa (p. ej., Estados Unidos o Canadá).
    • Teléfono del trabajo: introduzca el número de empresa del proveedor/empresa con el formato de número NANP (por ejemplo, 805-555-0100). No use ESPACIOS ni paréntesis como separadores. 
    • Número de fax: introduzca el número del fax de empresa del proveedor/empresa con el formato de número NANP (p. ej., 805-555-0101). No use ESPACIOS ni paréntesis como separadores. 
    • Dirección de correo electrónico de la empresa: Introduzca una (1) dirección de correo electrónico completa para el proveedor/empresa. Por lo general, esta es una dirección de correo electrónico general de la empresa (por ejemplo, info@example.com). Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico.
    • Dirección de correo electrónico del contacto principal: ingrese una (1) dirección de correo electrónico completa para el contacto principal en el proveedor/empresa. Normalmente, esta es la dirección de correo electrónico de una persona (por ejemplo, jsmith@example.com).  Este campo no admite la entrada de varias direcciones de correo electrónico. 
      ¡Importante! El contacto_primario debe ser una dirección de correo electrónico y el usuario asociado con la dirección de correo electrónico debe tener un registro en la herramienta Directorio.
    • Dirección de correo electrónico predeterminada del licitante invitado: introduzca la dirección de correo electrónico del licitante invitado predeterminado para esa empresa.  Si hay varios invitados, use el símbolo de la tubería (|) como separador e incluya un solo ESPACIO a cada lado del símbolo de la tubería (por ejemplo, jsmith@example.com | mjones@example.com).
    • Nombre de DBA. Introduzca el nombre comercial.
    • Sitio web. Introduzca el sitio web del proveedor o empresa.
    • Especialidades. Introduzca la especialidad del proveedor/empresa (p. ej., hormigón o mampostería). Si hay varias especialidades, use el símbolo de barra vertical (|) como separador e incluya un solo espacio a cada lado de la barra (por ejemplo, Hormigón | Mampostería).
      Notas:
      • Para escribir el símbolo de barra vertical (|), mantenga pulsada la tecla MAYÚS del teclado y pulse la tecla de la barra invertida (\). En la mayoría de los teclados españoles, la tecla \ está encima de la tecla tabulador. Sin embargo, su teclado puede ser diferente. 
      • Las operaciones le permiten filtrar registros en el directorio del proyecto. Consulte Añadir o eliminar operaciones.  Ellos y también le permiten crear rápidamente listas de licitación con la herramienta Licitación de Procore. Consulte Exportar la lista de licitaciones de un paquete de licitación a PDF o CSV).  
    • Consideraciones sobre el tipo de empresa:
      Nota: Si las regulaciones locales, federales o estatales restringen la recopilación de estos datos para su organización, debe dejar esta celda en blanco.
      • Licitante autorizado. Seleccione "Sí" para indicar si el proveedor está autorizado a ofertar en todos los proyectos de su empresa (si está importando en el nivel de empresa) o un proyecto específico (si está importando en el nivel de proyecto). Seleccione "No" para indicar que el proveedor no es un licitante autorizado. 
      • Miembro sindical. seleccione "Sí" o "No" para indicar si el proveedor es miembro de un sindicato. 
      • Salario prevalente. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a determinaciones generales de salario prevalente. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está sujeta a ellas.
      • Pequeña empresa:  Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como Pequeña empresa. Seleccione "No" para indicar que no lo está. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de afroamericanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., una empresa afroamericana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de asiáticos americanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa asiático-americana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No".
      • Empresa propiedad de hispanos.  Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como una empresa de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa hispana). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Empresa propiedad de nativos americanos. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa de nativos americanos). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de mujeres. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa de propiedad de minorías (por ejemplo, una empresa propiedad de mujeres). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de colectivos discriminados. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa de colectivos discriminados). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa históricamente infrautilizada. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (p. ej., empresa históricamente infrautilizada). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa propiedad de minorías. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como empresa propiedad de minorías. Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (por ejemplo, una pequeña empresa propiedad de veteranos discapacitados en servicio). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • 8a Empresa comercial. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está certificada por la Administración de pequeñas empresas de los EE. UU. como una empresa propiedad de minorías (por ejemplo, un negocio en desventaja social o económica según el programa 8a). Seleccione "No" para indicar que la empresa no está certificada. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Acción afirmativa. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está sujeta a una acción afirmativa al realizar una oferta. Seleccione "No" para indicar que el proveedor no está sujeto a una acción afirmativa. Procore interpreta un valor en blanco como una entrada "No". 
      • Empresa certificada. Seleccione "Sí" para indicar que la empresa está registrada en el Programa de empresas comerciales certificadas (CBE) del Departamento de desarrollo de pequeños negocios locales (DSLBD). Seleccione "No" para indicar que la empresa no es una empresa de distrito (p. ej., Washington D. C.).
      • Precalificado. Seleccione "Sí" si el contratista está en la lista de contratistas precalificados correspondiente al estado en el que realizará sus actividades comerciales. Seleccione "No" si el contratista no está en la lista. Procore interpreta un valor en blanco como "No". 
      • Número de licencia. Introduzca la licencia de contratistas estatales de la empresa. 
      • Etiquetas/Palabras clave. Introduzca aquí las etiquetas de palabras clave del proveedor. Separe las entradas con una coma (,). Puede introducir hasta 255 caracteres. 
    • Códigos de coste:

      Introduzca uno o más códigos de coste. Utilice un guión (-) para separar cada elemento de segmento por niveles en el segmento "Código de coste" y un símbolo de tubería (|) para separar cada entrada de código de coste individual. Incluya siempre un ESPACIO a cada lado del símbolo de la tubería (|). 

      Notas:
      En la WBS de Procore, el segmento "Código de coste" es un segmento por niveles en la estructura de código de presupuesto.  En la plantilla de importación, los niveles dentro de un segmento deben estar delimitados por un guión (-). Dependiendo de la estructura de código de presupuesto específica de su empresa, las entradas de código de coste pueden ser diferentes a los siguientes ejemplos:

      • Si su segmento de "Código de coste" a nivel de empresa o de proyecto tiene dos (2) niveles, el primer nivel podría representar un número de división (01) en el MasterFormat de la CSI. El segundo nivel incluye elementos de segmento anidados con la "División", que se consideran códigos de coste en el MasterFormat (000, 002, 010, etc.). Utilizando este ejemplo, su entrada de código de coste en la plantilla de importación tendría el siguiente aspecto 01-000
      • Si su segmento de "Código de coste" tiene tres (3) niveles, el primer nivel podría representar el número de División (01) en el MasterFormat de la CSI, el segundo nivel es una subdivisión (10), y el tercer nivel es el código de coste (010), por lo que su entrada de código de coste tendría el siguiente aspecto: 01-10-010
      • Si desea introducir varios códigos de coste para asociarlos a la empresa, separe cada código con el símbolo del tubo (|) y asegúrese de incluir un solo ESPACIO a cada lado del símbolo del tubo (|). Por ejemplo: 01-000| 01-002| 01-010 o 01-10-000 | 01-10-002 | 01-10-010

      Para obtener más información sobre el segmento "Código de coste" por defecto de Procore, consulte ¿Qué son los códigos de coste por defecto de Procore? y Estructura de desglose de trabajo.

    • ID. Este campo es para el ID único de Procore previamente designado de un proveedor que solo se completará cuando exporte la lista de proveedores de su directorio.

Siguientes pasos