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Procore

Creación de contratos principales

Objetivo

Crear un único contrato principal o varios contratos principales para un proyecto de Procore.

Contexto

Un contrato principal es un acuerdo formal y legal entre el promotor de un proyecto de construcción y un contratista. En esa relación, el promotor del proyecto suele ser la autoridad contratante que inicia el acuerdo, posee los derechos para construir en una propiedad y financia el proyecto. El contratista (también llamado contratista principal o contratista general) es contratado por el promotor del proyecto y acepta la responsabilidad de llevar a cabo el proyecto de construcción. El contratista también suscribe otros acuerdos con subcontratistas, denominados pedidos en Procore, con el fin de llevar a cabo el trabajo del proyecto. 

Si la empresa ha comprado Procore para gestionar los proyectos de construcción, puede crear uno (1) o varios contratos principales para cada nuevo proyecto de construcción. 

Ejemplos

Cuándo crear un único contrato principal

La mayor parte de los clientes de Procore que gestionan sus proyectos de construcción en Procore crean un único contrato principal para un solo proyecto de construcción. En caso de que se un contratista principal, la creación de un único contrato principal es la forma más sencilla de gestionar un proyecto de construcción cuando este tiene un solo promotor y una única fuente de financiación.

Cuándo crear contratos principales múltiples

Si un proyecto tiene varios promotores, varias fuentes de financiación y varios métodos de entrega del proyecto, también puede optar por crear varios contratos principales para un solo proyecto. Si opta por crear varios contratos principales en un solo proyecto de Procore, existen algunas limitaciones. Para obtener más información, consulte ¿Existen limitaciones del sistema cuando los proyectos tienen múltiples contratos principales? Los motivos para optar por crear varios contratos principales pueden ser: 

  • Varias fuentes de financiación. Un proyecto puede tener varios promotores, cada uno de los cuales proporciona un importe para la financiación del proyecto. Por ejemplo, una persona, una empresa, una autoridad pública o una combinación de todas ellas. Consulte Ajustes de configuración avanzados: contratos principales
  • Varias etapas. Un proyecto se puede dividir en etapas. Por ejemplo, es posible que necesite contratos principales por separado para la elaboración del proyecto básico, el transcurso de la construcción y el seguimiento/mantenimiento posterior.
  • Múltiples fases. Un proyecto puede dividirse en fases. Por ejemplo, puede necesitar contratos principales distintos para los cimientos, la fontanería, la calefacción, la HVAC, etc.
  • Contratos de precio máximo garantizado (PMG). Un proyecto puede ser un proyecto de PMG por la vía rápida o por fases. Por ejemplo, es posible que necesite varios contratos principales para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Métodos de entrega del gestor de construcción como asesor (GCa). Es posible que un contratista principal que opere como GCa tenga que gestionar múltiples contratos principales entre un promotor y varios contratistas.

Después de crear un contrato principal, puede actualizar su desglose de partidas. Para obtener más detalles, consulte Actualizar el desglose de partidas en un contrato principal.

 Sugerencia

¿Es similar el desglose de partidas a las partidas en el presupuesto del proyecto? Si es así, Procore recomienda crear el presupuesto del proyecto antes del contrato principal. Eso le permite utilizar las funciones de importación de la herramienta Contratos principales para crear rápidamente el desglose de partidas del contrato principal a partir del presupuesto del proyecto, lo que evita tener que introducir datos de forma repetitiva.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear contratos principales:
      • Permisos de nivel administrador en la herramienta Contratos principales del proyecto.
        O BIEN
      • Permisos de nivel de solo lectura o estándar en la herramienta Contratos principales del proyecto con el permiso pormenorizado "Crear contratos principales" habilitado en la plantilla de permisos.
  • Limitaciones:
  • Antes de crear varios contratos principales en un proyecto, consulte ¿Existen limitaciones del sistema al crear múltiples contratos principales?
  • Puesto que los datos del contrato principal son confidenciales, Procore NO envía notificaciones automáticas por correo electrónico a usuarios ni a listas de distribución. Si tiene que enviar un contrato principal a otro usuario por correo electrónico, consulte Enviar un contrato principal por correo electrónico.
  • Información adicional:
    • La mayoría de los contratistas principales utilizan la herramienta Presupuesto del proyecto para gestionar los costes y los contratos con los subcontratistas. El acceso a la herramienta Presupuesto suele limitarse para restringir al cliente o al promotor que financia el proyecto la posibilidad de ver el presupuesto. 
    • Si el presupuesto de su proyecto y el contrato principal son idénticos (o si el contrato principal es un resumen del presupuesto en el nivel de división), puede utilizar su presupuesto para crear su contrato principal. 
    • Puede añadir varias partidas con las mismas asignaciones de código de coste y tipo de coste. Para distinguir entre partidas, introduzca un resumen descriptivo en el campo Descripción.
    • Si no desea introducir un código de coste para una partida, puede introducir "Ninguno".

Requisitos

Pasos

En Procore, tiene la opción de crear un único contrato principal o múltiples contratos principales como se describe a continuación:

Después de haber creado uno o más contratos principales, continúe con Actualización del desglose de partidas en un contrato principal.

Creación de un único contrato principal

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Haga clic en el botón Crear.

    create-a-single-prime-contract.png
  3. En la pestaña General, en Información general, haga lo siguiente:
     Nota
    • No hay campos obligatorios al crear un nuevo contrato principal.
    • Si hace clic en el botón Crear sin introducir datos, Procore guarda el contrato principal, indica que usted es el creador y le asigna el estado Borrador.
    • Firmar con DocuSign ©
      Si la integración de Procore + DocuSign © está habilitada, aparecerá una marca de verificación de forma predeterminada. Desmarque la casilla de verificación de la casilla si NO desea recopilar firmas con DocuSign ©
    • N.º contrato
      Acepte el número de contrato predeterminado, introduzca un nuevo número para ese contrato o cree un esquema de numeración personalizado para ese contrato y los contratos futuros.
       Nota
      • Si prevé crear múltiples contratos principales, Procore asigna automáticamente nuevos números de contrato en orden secuencial. Por ejemplo; 1, 2, 3, etc. 
      • Para usar un esquema de numeración personalizado, introduzca cualquier juego de caracteres alfanuméricos y Procore asignará automáticamente nuevos números de contrato en orden secuencial usando su esquema personalizado. Por ejemplo, introduzca PC-1, PC-01 o PC-001. 
    • Título
      Introduzca un nombre descriptivo para el contrato principal.
    • Promotor/Cliente
      Seleccione el promotor/cliente del proyecto en la lista desplegable.
    • Arquitecto/Ingeniero
      Seleccione el arquitecto principal del proyecto en la lista desplegable.
    • Contratista
      Introduzca el nombre de la empresa del contratista principal que gestiona el proyecto de construcción. Si está configurando el contrato principal, normalmente será el nombre de su empresa. 
    • Estado
      Seleccione el estado actual del contrato principal. Las opciones incluyen Borrador, En licitación, Enviado para firma, Aprobado, Completado o Terminado.
      Nota:
      Para crear órdenes de cambio y facturas, el estado de un contrato principal debe ser Aprobado o Completado.
    • Ejecutado
      Marque esta casilla de verificación si el contrato se ha ejecutado en su totalidad.
    • Mostrar solo a los administradores y a los siguientes usuarios
      Seleccione esta casilla de verificación para limitar la visibilidad a los usuarios con permisos de "Administrador" y cualquier usuario designado en la casilla de verificación "Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas".
    • Permitir a estos usuarios ver partidas del desglose de partidas
      Marque esta casilla de verificación y use la lista desplegable "Seleccionar persona" para seleccionar a usuarios del proyecto con permisos de nivel de solo lectura o estándar en la herramienta Contratos principales.
    • Retención predeterminada. Introduzca un porcentaje para representar el importe de retención de las partidas del desglose de partidas del contrato. Por ejemplo, introduzca: 10%
    • Descripción
      Introduzca una descripción más detallada del contrato principal.
    • Adjuntos
      Adjunte los archivos pertinentes al contrato principal. Por ejemplo, es posible que desee adjuntar una copia digital del contrato principal firmado.
  4. En Fechas del contrato, haga lo siguiente:
     Nota
    Un asterisco (*) a continuación indica un campo que puede configurarse para mostrarse u ocultarse en el entorno del proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Ajustes de configuración: contratos principales.
    • Fecha de creación
      Muestra la fecha en la que se ha creado el contrato. No puede cambiar esta fecha.
    • Fecha de inicio
      Seleccione la fecha de inicio oficial del proyecto de construcción.
    • Fecha estimada de finalización
      Seleccione la fecha estimada de finalización del proyecto de construcción en el control de calendario. 
    • Fecha de finalización sustancia
      Seleccione la fecha de finalización sustancial del proyecto de construcción en el control de calendario. 
       Sugerencia
      Si el campo "Fecha de finalización sustancial" está disponible en el proyecto, tenga en cuenta que Procore actualiza automáticamente la "Fecha de finalización sustancial" para que coincida con la fecha "Fecha de finalización sustancial revisada" de cada Orden de cambio de contrato principal (OCCP) cuando se aprueba cada una de las órdenes de trabajo.
    • Fecha de finalización real
      Seleccione la fecha de finalización real del proyecto de construcción.
    • Fecha del contrato*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha de vigencia del acuerdo contractual. Se trata de la fecha de entrada en vigor del contrato. 
    • Fecha de recepción de contrato firmado
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que se recibió el contrato ejecutado.
    • Fecha de ejecución*
      Seleccione la fecha en el control del calendario. Esto representa la fecha en la que el acuerdo fue firmado por todas las partes. 
    • Emitido el día*
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Esto representa la fecha en que se emitió el acuerdo contractual a ambas partes.
    • Fecha de devolución
      Seleccione la fecha en el control de calendario. 
    • Fecha de carta de intención
      Seleccione la fecha de la carta de intención en el control de calendario. 
    • Fecha de carta de aprobación*
      Seleccione la fecha de la carta de aprobación (CDA) en el control de calendario.
    • Fecha de terminación del contrato
      Seleccione la fecha en el control de calendario. Una fecha de terminación del contrato es una fecha descrita en el primer lugar donde todas las partes han cumplido con todas las obligaciones y términos contractuales.
  5. En Información adicional, haga lo siguiente:
    • Inclusiones. Especifique cualquier inclusión acordada en el contrato.
    • Exclusiones. Especifique las exclusiones acordadas en el contrato. 
  6. Elija entre estas opciones:
    • Si aún no ha creado el contrato, haga clic en Crear o en Crear y enviar correo electrónico.
      O bien
    • Si está actualizando un contrato existente, haga clic en Guardar o en Guardar y enviar correo electrónico.

Creación de múltiples contratos principales

 Importante
Si desea crear múltiples contratos principales en un proyecto, consulte ¿Cuáles son las limitaciones al crear múltiples contratos principales? 

Puede repetir los pasos anteriores para cada contrato principal que desee crear en la herramienta Contratos principales del proyecto. Consulte Creación de un único contrato principal

 Nota

Los motivos para crear múltiples contratos principales incluyen:

  • Hay varias entidades que financian el proyecto. El proyecto puede tener varios promotores o el contratista principal podría estar financiándolo parcialmente por sí mismo.
  • Hay contratos establecidos para cada etapa de la construcción: proyecto básico, curso de construcción y seguimiento/mantenimiento.
  • Cuando se trabaja con un contrato PMG por vía rápida o por fases, se puede crear un contrato principal para cada paquete de alcance de trabajo establecido.
  • Un contratista que trabaja como GCa y tiene que gestionar los contratos que un promotor tiene con varios contratistas en un proyecto.

 

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