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Procore

Crear una factura de promotor

 Importante
Las facturas de promotor no se pueden crear con la herramienta Facturación del proyecto. En su lugar, se crean en la herramienta Contratos principales del proyecto. Para obtener más información, consulte Crear una factura de promotor. En la página siguiente se comparte una copia de esas instrucciones para que el usuario que revisa los tutoriales en las herramientas de facturación de Procore conozca los pasos necesarios. 

Objetivo

Crear una factura de promotor para facturar a un promotor el trabajo realizado en un contrato principal.

Contexto

Una factura de promotor es una solicitud de pago, generalmente enviada por un contratista principal (CP) o un gestor de construcción (GC) a un promotor para facilitar un registro desglosado del importe debido por el trabajo realizado. En Procore, una factura de promotor es equivalente a una factura de cuentas por cobrar.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos principales del proyecto.
       Notas
  • Información adicional:

Requisitos

Pasos

Crear la factura

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato con el que trabajar. A continuación, haga clic en el vínculo con su número.  
  3. Haga clic en el botón Crear factura.
     Nota
    Si ya ha creado la factura para el período de facturación actual, haga clic en la pestaña Facturas. A continuación, haga clic en el botón Editar para abrirlo.  
  4. En la página "Nueva factura (solicitud de pago)", haga lo siguiente:
    • Período de facturación del compromiso
      Seleccione el período de facturación actual en la lista desplegable. Para saber cómo crear un período de facturación, consulte Crear períodos de facturación.
    • Factura n .º
      Procore asigna automáticamente los números de factura en orden numérico ascendente, a partir de uno (1).  El número introducido en este campo NO afecta al esquema de numeración de facturas predeterminado de Procore y puede cambiarlo como desee.
    • Inicio del período
      Procore rellena automáticamente este campo con la fecha de inicio del período de facturación seleccionado.  
    • Fin del período
      Procore rellena automáticamente este campo con la fecha de finalización del período de facturación seleccionado.  
    • Fecha de facturación
      Haga clic en el control de calendario y elija una fecha de facturación de la factura.
    • Status
      Procore coloca automáticamente la factura en el estado "Borrador". Seleccione un estado diferente en la lista desplegable. Consulte ¿Cuáles son los estados predeterminados de las facturas de Procore?
    • Porcentaje completado
      Si existen facturas anteriores, este campo muestra el porcentaje de trabajo completado.
    • Adjuntos
      Haga clic en Adjuntar archivos o arrastre y suelte los archivos asociados con la factura en el área de adjuntos.
  5. Haga clic en el botón Crear.  
  6. ¿Desea precompletar la factura del propietario? , revise la lista de elementos que Procore agregará a la factura y compile una copia de seguridad de la factura. Elija una (1) de estas opciones para continuar:
  7. Después de que Procore cree la factura, puede obtener una vista previa de la siguiente manera:

Editar las partidas de la factura en la pestaña Detalles

Si a su cuenta de usuario de Procore se le han otorgado los permisos de usuario necesarios para ver la ficha Detalle, puede actualizar las posiciones de la factura:

  1. Haga clic en la pestaña Detalles
  2. Haga clic en el botón Editar.
    owner-invoice-detail-tab-edit-button.png
  3. Introduzca los datos solo en los cuadros AMARILLOS:
    invoice-work-completed-this-period.png
    • Trabajo completado: este período
      Si ha confirmado la opción para completar automáticamente los importes de la factura del propietario. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los importes en una factura ascendente?, los valores de la columna "Trabajo completado: este período" de cualquier factura de subcontratista relacionada y cualquier importe de costes directos se incluyen en esta columna.
    • Materiales almacenados actualmente
      Si ha confirmado la opción para completar automáticamente los importes de la factura de promotor. Consulte ¿Cómo completa Procore automáticamente los importes en una factura ascendente?, los valores de la columna "Materiales almacenados actualmente" en cualquier factura de subcontratista relacionada se incluyen en esta columna.  
    • Retención de trabajo ($) Retenido en este período
      Indique un porcentaje o un importe en dólares para la retención de trabajo retenido durante este período. También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer.
    • Retención de materiales ($) Retenido en este período
      Indique un porcentaje o un importe en dólares de los materiales retenidos durante este período. También puede establecer la retención en todas las partidas introduciendo un valor en la barra lateral derecha y haciendo clic en Establecer
    • Retención de trabajo ($) Liberado en este período
      Indique un importe en dólares de la retención de trabajo liberada durante este período.
  4. Desplácese hasta el final de la factura y continúe con el siguiente paso.

Añadir órdenes de cambio aprobadas a la factura

Si una orden de cambio tiene el estado "Aprobado" y tiene elementos de línea que afectan a una factura, el sistema enumera la orden de cambio en la tabla "Órdenes de cambio de contrato principal aprobadas para agregar a esta factura del propietario". Si desea añadir el orden de cambio a la factura ahora, siga estos pasos:

  1. Desplácese hasta el final de la pestaña Detalle de la factura.
  2. Revise el número de pedido de cambio, el título y el importe.
  3. Opcional: En la columna Añadir a la factura del propietario como, haga clic en el botón Añadir a la factura.
    Un banner VERDE confirma que la factura se ha añadido correctamente. 
  4. Continúe con el siguiente paso.
 Notas

El detalle de la orden de cambio actualiza las partidas correspondientes de la factura. Tiene estas opciones:

  • Para ver el detalle de la orden de cambio, siga los pasos que se indican en Exportar una factura de propietario. El archivo de exportación PDF muestra el valor de Cambio neto por órdenes de cambio en la línea 2 y la tabla Resumen de órdenes de cambio en la parte inferior de la solicitud de pago del contratista.
  • Para ver las actualizaciones del contrato principal, vaya al contrato principal, haga clic en la pestaña General y desplácese hacia abajo hasta el Informe de resumen de contrato.  
  • Para cambiar el nivel de detalle que se muestra en el contrato principal, consulte Editar configuración avanzada en un contrato principal.
  • Los valores de una factura del propietario nunca se copian en una orden de cambio. 

Guardar la factura

Haga clic en Guardar para guardar los cambios.