Crear y editar colecciones

regional availability
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Objetivo

Editar las colecciones de un proyecto en la herramienta Gestión de documentos de nivel de proyecto.

Contexto

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

En este tutorial, aprenderá a configurar una colección de proyectos con atributos específicos (filtros) que limitan qué archivos se muestran allí. 

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

Temas a considerar

1 Los administradores pueden renombrarlo y cambiar o añadir filtros según sea necesario, pero no pueden eliminarlo ni clonarlo.

2  No se puede eliminar, clonar ni renombrar, y los filtros son los elegidos para la colección "Publicada".

3  Los administradores pueden añadir filtros adicionales según sea necesario, pero no pueden eliminar, clonar ni cambiar el nombre.

4 No se pueden eliminar, renombrar ni clonar, y los filtros no se pueden editar de ninguna manera.

Consulta ¿Por qué no puedo editar o eliminar ciertas vistas guardadas en la herramienta Gestión de documentos?

Pasos

 Nota  

La configuración de la herramienta Gestión de documentos también se puede gestionar en la herramienta Administrador del proyecto. Consulte Configurar los ajustes de gestión de documentos en la herramienta Administrador.

  1. Vaya a la herramienta Gestión de documentos del proyecto.
  2. Haga clic en Ajustes de configuración icons-settings-gear.png icono  
  3. Haga clic en la pestaña Vistas. 
  4. Elija entre las siguientes tareas:

Crear una colección

  1.  Haga clic en Crear colección.
  2. Rellene los siguientes campos para configurar la recogida:
    • Nombre de la colección. Asigne a la colección un nombre que comunique qué tipos de documentos pueden encontrar los usuarios en ella. 
    • Descripción: esto es visible cuando un usuario hace clic en la información. icon-info3.png junto al nombre de la colección en la ruta de acceso sobre la lista de documentos. 
    • Visualización predeterminada: establezca la vista predeterminada para la colección; se muestran todas las revisiones de un documento en la lista o solo la última revisión. Cada usuario puede cambiar manualmente su vista en cualquier momento mientras visualiza una colección. También es posible ver las revisiones de un documento después de hacer clic en el documento. 
    • Icono: elija un icono para que aparezca a la izquierda del nombre de la colección en el panel Vistas guardadas. 
    • Seleccionar atributos: elija una categoría de atributo y luego use el menú desplegable para seleccionar qué atributos (filtros) desea aplicar a la colección.
      Por ejemplo, si desea que la Colección solo contenga planos aprobados en la etapa previa a la construcción del proyecto, seleccione los siguientes atributos:
      • Etapa del proyecto > Preconstrucción
      • Tipo > DR - Plano
      • Estado > AP - Aprobar

Nota: Si selecciona una categoría de atributo pero no desea elegir un atributo para ella, debe eliminar la categoría de atributo para crear la Colección.  

  1. Haga clic en Crear.
    Su nueva colección aparece en la página Configuración de vista y en el panel Vistas guardadas en la pestaña Documentos.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Reordenar colecciones

  1.  Colocar el cursor sobre el pinzamiento icon-reorder-grip.png de la colección que desea mover.
    El puntero se convertirá en un icono de mano. 
  2. Haga clic y arrastre la colección hacia arriba o hacia abajo para reordenarla. Suelte para soltar la colección en su nuevo lugar.
    Nota: La colección que se encuentra en la parte superior de esta lista determina qué vista guardada se carga automáticamente cuando los usuarios abren la herramienta Gestión de documentos. En la herramienta, la primera vista guardada de una colección es siempre la que tiene todos los documentos de esa colección, y esta es la vista guardada que se carga automáticamente si esa colección aparece en primer lugar en la página de configuración "Vistas" del administrador. 

2024-07-12_first saved view is where users land.png

Consulte también