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Procore

Crear y vincular una RFI, un evento de cambio o un elemento de correspondencia diferente a un elemento de correspondencia existente

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Objetivo

Crear y vincular una RFI, un evento de cambio o un nuevo elemento de correspondencia a un elemento de correspondencia existente.

Contexto 

Los elementos de Correspondencia se utilizan a menudo como procesos empresariales precursores de una RFI, un evento de cambio o un tipo de correspondencia diferente. Un ejemplo habitual de esto es cuando una NOD (notificación de retraso) se aprueba y se convierte en una EOT (extensión de tiempo) para ampliar la duración del proyecto. La acción Crear y vincular nuevo elemento en los elementos de correspondencia permite a los usuarios crear rápidamente nuevos elementos, transferir cualquier información esencial y adjuntos del elemento de correspondencia de origen, y luego vincular los elementos para que los usuarios puedan hacer referencia fácilmente al evento de origen, así como a cualquier otro asunto. procesos vinculados a un elemento de correspondencia individual.

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Para crear y vincular un borrador de RFI:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen con permiso pormenorizados "Crear elemento" y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta RFI del proyecto.
    • Para crear y vincular una RFI"Abierta"o"Cerrada":
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen con permiso pormenorizados "Crear elemento" y permisos de nivel "Administrador" en la herramienta RFI del proyecto.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen con el permiso pormenorizado "Crear elemento" y permisos de nivel "Estándar" en la herramienta RFI del proyecto con el permiso pormenorizado "Actuar como gestor de RFI " habilitado en su plantilla de permisos.
      Para crear y vincular un evento de cambio:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
    • Para crear y vincular un elemento de correspondencia:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del nuevo elemento con el permiso pormenorizado "Crear elemento" habilitado en su plantilla de permisos.
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en el tipo de correspondencia del elemento de origen y permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del nuevo elemento.
  • Una vez que un elemento está vinculado a un elemento de correspondencia, esta acción no se puede deshacer. 

Pasos  

Crear y vincular una RFI

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al elemento de correspondencia que desea crear y vincular a una RFI.
  4. Haga clic en Vínculo
  5. Seleccionar Crear y vincular nuevo elemento
  6. Seleccione RFI.
    Se le redirigirá a la página Nueva RFI.
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Pregunta coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
    • Adjuntos incluye los adjuntos que se cargaron en el elemento de correspondencia de origen (sin incluir los adjuntos añadidos a las respuestas en la sección Actividad del elemento de correspondencia).
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Ubicación, Pregunta y Adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear la solicitud de información. Consulte Crear una solicitud de información para obtener más información.
    Una vez creada, la sección Vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo a la solicitud de información.

Crear y vincular un evento de cambio 

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al elemento de correspondencia que desea crear y vincular un evento de cambio.
  4. Haga clic en Vínculo
  5. Seleccionar Crear y vincular nuevo elemento
  6. Seleccione Evento de cambio.
    Se le redirigirá a la página Nuevo evento de cambio.
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Origen incluye el elemento de correspondencia de origen Número y Asunto.
    • El campo Título coincide con el campo Asunto del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Descripción coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
    • Adjuntos incluye los adjuntos que se cargaron en el elemento de correspondencia de origen (sin incluir los adjuntos añadidos a las respuestas en la sección Actividad del elemento de correspondencia).
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Origen, Título, Descripción, y Adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear el evento de cambio. Consulte Crear un evento de cambio para obtener más información.
    Una vez creado el evento de cambio, la sección Vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo al evento de cambio.

Crear y vincular un elemento de Correspondencia

  1. Vaya a la herramienta Correspondencia del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Lista.
  3. Haga clic en el número junto al elemento de correspondencia que desea crear y vincular a otro elemento de correspondencia.
  4. Haga clic en Vínculo
  5. Seleccionar Crear y vincular nuevo elemento
  6. Seleccione la tipo de correspondencia que desee utilizar.
    Se le redirigirá a la página Nuevo [ Tipo de Correspondencia ].
    Los siguientes campos incluyen automáticamente la siguiente información:
    • El campo Asunto coincide con el campo Asunto del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Asignados coincide con el campo Asignados del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Ubicación coincide con el campo Ubicación del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Recibido de coincide con el campo Recibido de del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Distribución coincide con el campo Distribución del elemento de correspondencia de origen.
    • El campo Descripción coincide con el campo Descripción del elemento de correspondencia de origen.
       Nota
      Si el tipo de correspondencia utilizado para el nuevo elemento de correspondencia tiene una Descripción predeterminada configurada (ver Configurar ajustes avanzados: Correspondencia), el nuevo elemento de correspondencia Descripción coincidirá con el tipo de correspondencia Descripción predeterminada en lugar de la Descripción del elemento de correspondencia de origen.
    • Los adjuntos cargados en el elemento de correspondencia de origen se incluyen como adjuntos a esta nueva correspondencia. Sin embargo, los adjuntos añadidos a cualquier respuesta en la sección Actividad del elemento de correspondencia de origen no se incluyen. El máximo de adjunto para cada elemento de correspondencia es de 2500 archivos adjuntos. 
       Nota
      Si se han añadido los mismos campos personalizados a los conjuntos de campos configurables para los tipos de correspondencia utilizados para el elemento de correspondencia de origen y el nuevo elemento de correspondencia (o si los elementos de correspondencia utilizan el mismo conjunto de campos configurables con campos personalizados), los campos personalizados y sus datos del elemento de correspondencia de origen se añadirán al nuevo elemento de correspondencia.
  7. Opcional: Actualice la información en los campos Asunto, Personas asignadas, Ubicación, Recibido de, Distribución, Descripción, y Adjuntos según sea necesario.
  8. Termine de crear la elemento de correspondencia. Consulte Crear un elemento de correspondencia para obtener más información.
    Después de crear el nuevo elemento de correspondencia , la sección Vínculos se añade a la correspondencia de origen con un vínculo al nuevo elemento de correspondencia. La sección Vínculos también se añade a la nueva elemento de correspondencia con un vínculo a la correspondencia de origen.

Nota:

  • Elementos existentes (herramienta Origen): cuando vincula un elemento existente, aparece en la sección superior. Puede "editarlos"o"desvincularlos" en cualquier momento.

  • Elementos nuevos (herramienta): cuando utiliza "Crear y vincular", el vínculo aparece en la sección inferior. Esta acción es permanente; Una vez creados, estos elementos no se pueden desvincular ni editar.