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Procore

Crear una orden de cambio de pedido (OCP) a partir de un evento de cambio

Objetivo

Crear una orden de cambio de pedido (OCP) a partir de un evento de cambio

Contexto

En Procore, un evento de cambio es cualquier cambio que afecte al alcance de un proyecto de construcción. Consulte ¿Qué es un evento de cambio? Una vez que se registra un evento de cambio en Procore, los equipos del proyecto tienen la opción de crear una solicitud de oferta (RFQ) para obtener ofertas de los contratistas responsables. Consulte Crear RFQ a partir de un evento de cambio

Puede crear una OCP para un evento de cambio antes o después de que se haya respondido a la RFQ asociada o se haya revisado esta. Sin embargo, si se espera hasta después de que haya sido revisada y el estado de la RFQ es "Pendiente de aprobación final", el desglose de partidas de las OCP se llena automáticamente con los importes de la RFQ durante el proceso de creación de la OCP. Para obtener más información sobre los estados de las RFQ, consulte¿Cuáles son los diferentes estados de RFQ y cómo afectan al coste y los importes de las órdenes de cambio?

El proceso que utiliza al gestionar cambios en Procore también depende de cómo están configurados los niveles de orden de cambio de pedido de su proyecto. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?

Temas a considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
      Y
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Pedidos del proyecto. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta Eventos de cambio del proyecto.
  2. Seleccione una o más partidas de eventos de cambio que desee incluir en la OCP.
    Nota: Puede seleccionar partidas en varios eventos de cambio. También puede utilizar el menú desplegable "Filtro" para filtrar por proveedor.
  3. Elija Acciones masivas > Crear una OC de pedido.
    Nota: El desglose de partidas se creará a partir de las partidas de evento de cambio.
  4. Complete la siguiente información:
    • Número. Este campo se rellena automáticamente según la cantidad de OCP ya creadas. De manera predeterminada, el número se incrementará automáticamente en uno. Sin embargo, puede introducir manualmente un número diferente, si lo desea. (Nota: Si introduce manualmente un número, la siguiente OCP que se cree se incrementará automáticamente en uno, en función de este valor especificado).
    • Revisión. Este campo muestra el número de revisión de la OCP. Cuando se crea una OCP por primera vez, su número de revisión es cero. Una OCP podría tener varias revisiones debido a los comentarios de un revisor/aprobador. 
    • Título. Este campo se completará automáticamente con el nombre del evento de cambio.
    • Estado. Seleccione el estado actual de la OCP (el estado predeterminado se establecerá en Pendiente - En revisión):
      • Aprobado. La OCP ha sido aprobada. Los costes se reflejan como "Costes con pedido" en el presupuesto.
      • Borrador. La OCP se encuentra en estado de borrador (es decir, necesita más modificaciones) antes de que pueda enviarse para su revisión y aprobación. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
      • Pendiente - En revisión. La OCP está siendo revisada actualmente por un aprobador. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No tarificación. La OCP está pendiente y no se está tarificando. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - No en curso. La OCP está pendiente y el trabajo no se está llevando a cabo actualmente. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Tarificación. La OCP está pendiente y actualmente está en tarificación. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - En curso. La OCP aún está pendiente y el trabajo se está completando. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Pendiente - Revisado. La OCP ha sido modificada desde su presentación inicial. Los costes se reflejan como "Cambios pendientes" en el presupuesto.
      • Rechazado. La OCP se ha rechazado. Los costes no se reflejan en el presupuesto.
      • Sin cargo. No se deriva ningún cargo de la OCP.
      • Nota: Estos estados reflejan el presupuesto de las formas enumeradas anteriormente para la vista de presupuesto estándar de Procore. Para crear o modificar vistas, consulte Configurar una nueva vista de presupuesto.
    • Privado. Marque esta casilla para que solo usted y los usuarios con acceso de nivel "Administrador" en las órdenes de cambio puedan ver esta orden de cambio.
    • Motivo del cambio. Este campo se completará con el motivo del cambio seleccionado en el evento de cambio; sin embargo, puede editarlo según sea necesario. Seleccione el motivo de la posible orden de cambio, ya sea Solicitud del cliente, Desarrollo de diseño, Asignación, Condición existente, Cargo compensatorio o cualquier opción personalizada por el administrador de Procore. Establezca las configuraciones predeterminadas de gestión de cambios.
    • Método de contabilidad. Este campo hereda el método de contabilidad que se especificó en el contrato principal (por ejemplo, basado en importe). 
    • Fecha límite. Introduzca la fecha límite de la orden de cambio.
    • Fecha de facturación. Introduzca la fecha en que se facturó la orden de cambio.
    • Fecha de pago. Introduzca la fecha en que se pagó la orden de cambio. 
    • Revisor designado. Seleccione un usuario para revisar la orden de cambio. 
    • Solicitud recibida de. Seleccione un usuario del directorio del proyecto en nombre del cual está enviando la posible orden de cambio. 
    • Descripción. Introduzca una descripción más detallada de la orden de cambio.
    • Impacto en la planificación. Si lo sabe, puede proporcionar una estimación del número de días adicionales que se añadirían potencialmente a la planificación del proyecto actual si se aprobara la OCP.
    • Ubicación. Utilice el menú desplegable de ubicación para seleccionar una ubicación a la que afecte el [elemento]. Puede seleccionar una de las ubicaciones predefinidas o consultar Añadir una ubicación de varios niveles a un elemento. Esta ubicación puede ser tan general como la ubicación de la obra en el primer nivel o tan específica como el lugar de la obra donde el contratista trabajará en el segundo nivel.
    • Referencia. Haga referencia a cualquier otra herramienta, material, plano o documento relacionados con la posible orden de cambio. 
    • Ejecutado. Marque esta casilla una vez que la orden de cambio se haya completado. 
    • Cambio en obra. Marque esta casilla si la orden de cambio es un cambio en obra. 
    • Pagado en su totalidad. Marque esta casilla para indicar que ha recibido el pago por este cambio. 
    • Partidas de evento de cambio. Si su proyecto está integrado con ERP, seleccione una partida del menú desplegable de partidas asociadas. Si selecciona "Nueva partida", se añadirá una partida de cero (0) euros al desglose de partidas del pedido. Si su proyecto no está integrado con ERP, puede omitir esta acción y crear la OCP. 
    • Adjunto. Adjunte cualquier documentación relevante. Nota: Si hay una solicitud de oferta (RFQ) asociada y el revisor ha adjuntado documentación a su respuesta a la RFQ, la herramienta Eventos de cambio se puede configurar para que se añadan esos archivos adjuntos a nuevas órdenes de cambio. Consulte Ajustes de configuración avanzados: Eventos de cambio.
  5. Haga clic en Crear. El desglose de partidas para la OCP se creará a partir de las partidas de evento de cambio. Puede hacer clic en la pestaña "Desglose de partidas" para verificar sus partidas. 

 

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