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Procore

Herramienta Licitación

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF

  1. Resumen
  2. Características
  3. Prácticas recomendadas
    1. Opción 1: Enviar un paquete de licitación 
    2. Opción 2: Enviar varios paquetes de licitación
  4. Primeros pasos

Resumen

La herramienta Licitación de nivel de proyecto de Procore le permite solicitar ofertas de los proveedores almacenados en la herramienta Directorio de nivel de empresa. Con la herramienta Licitación, puede crear paquetes de licitación para sus proyectos y enviar invitaciones por correo electrónico a sus proveedores. El correo electrónico puede incluir sus documentos de licitación en un paquete descargado, o los proveedores pueden iniciar sesión en Procore para ver la información de licitación. Los proveedores también pueden utilizar la herramienta para enviar ofertas utilizando valores de suma global, desgloses de nivel de código de coste e incluso desgloses en el nivel de unidad/cantidad.

Características

  • Cree paquetes de licitación de proyectos que incluyan planos, especificaciones, archivos PDF y otros archivos pertinentes.
  • Inicie sesión en Procore como proveedor para enviar ofertas para un proyecto.
  • Realice un seguimiento del estado de licitación de sus proveedores y compare sus ofertas entre sí por código de coste.
  • Utilice las potentes funciones de búsqueda y filtrado de Procore para localizar rápidamente ofertas específicas.

Prácticas recomendadas

  1. Asegúrese de que el proyecto esté en la etapa de Licitación en la herramienta Administrador del proyecto o que la etapa personalizada esté definida como una etapa de licitación.
  2. Asegúrese de que la fecha límite de licitación sea correcta. Si recibe autorización para ampliar la fecha, tendrá que cambiar la fecha límite de la licitación en consecuencia; si no, es posible que los licitantes no puedan introducir sus importes si intentan introducir sus ofertas después de la fecha límite de la licitación inicial.
  3. No añada licitantes a la herramienta Directorio del proyecto. Añada estos proveedores a la herramienta Directorio de su empresa. 
  4. No coloque los documentos de licitación en una carpeta bloqueada o privada; no puede añadir carpetas bloqueadas o privadas a un paquete de licitación. 
  5. Asegúrese de no adjuntar una carpeta vacía a un paquete de licitación. Si lo hace, los licitantes verán una pantalla en blanco al descargar. 
  6. No puede añadir un archivo específico independiente de una carpeta a un paquete de licitación; debe adjuntar la carpeta completa.
  7. Asegúrese de haber seleccionado al menos un destinatario individual de cada empresa licitante invitada. Si puede invitar a más de uno, incluso mejor: de esa manera, en caso de que un invitado esté de vacaciones, la empresa aún sabe que está invitada y puede responder en consecuencia.
  8.  Cree el directorio de nivel de empresa con la mayor anticipación posible haciendo lo siguiente:
    • Asigne especialidades a cada proveedor para ayudarlo a buscar licitantes.
    • Elija los invitados a la licitación predeterminados para que se completen automáticamente cuando desee enviar su paquete de licitación.
  9. Cuando adjunte una carpeta a su paquete de licitación, tenga en cuenta que Procore está limitado a 255 caracteres, incluidos los nombres de archivo y carpeta.

  10. A continuación, se muestra un ejemplo de estructura de carpetas que puede replicar para sus documentos de licitación. En esta estructura, si añade un anexo actualizado a la subcarpeta 04 Correspondencia y anexos, puede enviar una correspondencia con las carpetas actualizadas.

    Ejemplo de estructura de archivos: 
    01 Documentos de licitación

    • 01 - Requisitos de seguro de RFP, muestra de certificado de seguro, etc. (cargue PDFS individuales para cada uno de estos documentos en esta subcarpeta)

    • 02 - Planos (y adjunte un PDF compilado de sus planos de oferta, o un PDF compilado por disciplina, para que la subcarpeta pueda contener PDF individuales para arquitecturas compiladas, civiles, estructurales, eléctricas, mecánicas, etc.)

    • 03 - Especificaciones (y adjunte un PDF compilado con las especificaciones de su licitación)

    • 04 - Correspondencia y anexos
       

  11. Marque la casilla junto a "Permitir que los licitantes añadan partidas adicionales en sus portadas de la oferta" para que los licitantes puedan añadir un código de coste y ofertar en un alcance adicional que no se les asignó. Además, si no tiene códigos de coste en la subpestaña "Información de licitante" de la empresa, o si olvidó invitarlos a ofertar por códigos de coste específicos del proyecto, aún pueden introducir un valor. Esto también le permitirá ordenar la lista de licitantes por código de coste, después de que se hayan enviado y recibido las invitaciones.

  12.  Existen dos opciones principales al crear un paquete de licitación. En la siguiente tabla se muestran ambas opciones, así como las ventajas y desventajas de cada una.

 

Opciones Ventajas Desventajas
Opción 1: Enviar un paquete de licitación 

Envíe un paquete de licitación que abarque todas las especialidades, mientras envía todos los documentos a todos los licitantes (esta puede no ser la mejor opción para todos). Solo puede adjuntar una carpeta de la herramienta Documentos a un paquete de licitación, pero esa carpeta puede tener varias subcarpetas.
  • Configuración más rápida
  • No tiene que preocuparse de que a alguien le falte un plano, detalle, sección de especificaciones, instrucciones, etc.
  • Cuando realiza cambios en el paquete de licitación, solo tiene que introducirlos una vez.
  • Es posible que los licitantes deban descargar más documentos de los que necesitan.
Opción 2: Enviar varios paquetes de licitación

Envíe varios paquetes de licitación por especialidades o códigos de coste. 
  • Los licitantes solo obtienen los documentos que necesitan, en lugar de tener que descargar todos los documentos asociados al proyecto.
  • Dado que todo está separado por especialidad, mirar la cobertura es significativamente más fácil. 
  • Requiere más trabajo de configuración, ya que deberá separar los documentos y configurar varios paquetes.
  • Cuando haya un cambio en el paquete de licitación (por ejemplo, una extensión de la fecha límite), tendrá que realizar esos cambios en cada paquete individual. 

Primeros pasos