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Procore

Guía de transición a la facturación de pedidos modernizada

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Tabla de contenido

Resumen

La experiencia modernizada de factura de pedidos ofrece una interfaz de factura rediseñada, numeración automatizada de factura de pedido , gestión pormenorizada de órdenes de cambio, controles de retención ampliados, compatibilidad con Procore Pay , aprobación y rechazo a nivel de elemento, y enrutamiento del flujo de trabajo basado en campos personalizados en el pedido principal.

Los beneficios clave de la experiencia de facturación de pedidos modernizada incluyen:

  • Controles de retención ampliados: establezca un tipo de factura predeterminado de subcontratista para que los administradores determinen qué columnas son facturables (Trabajo y Materiales, Retención o ambas) y defina el tipo predeterminado para las facturas creadas sin Invitar a facturar. Además, un banner de advertencia alerta a los usuarios cada vez que se libera la retención en una factura.

  • Numeración automatizada de facturas: defina un formato de numeración de nivel de empresa para las facturas de pedido recién creadas utilizando componentes como Posición de la factura, Número de proyecto y Número de pedido para garantizar una numeración coherente en todos los proyectos.

  • Conjuntos de campos configurables y campos personalizados: adapte los diseños de las factura y defina campos personalizado para las facturas de pedido para que coincidan con las necesidades específicas de recopilación de datos de su organización.

  • Enrutamiento de flujo de trabajo de campo personalizado. Configure y enrute los flujos de trabajo de la factura de pedido basados en campos personalizado en el pedido principal , automatizando el enrutamiento de factura y reduciendo la intervención manual y los errores.

  • actualizar masivo de elementos: seleccione varios o todos los elementos de la Planificación de valores (DDP) y use el panel lateral Editar valores para aplicar Trabajo completado este período (%), Total hasta la fecha (%) y porcentajes de retención en todas las líneas seleccionadas a la vez..

  • Compatibilidad con Procore Pay : Procore Pay se admite exclusivamente en la experiencia modernizada, desbloqueando renuncias a derechos de retención integradas, retenciones de factura y proveedor , requisitos de cumplimiento y desembolsos.

  • Gestión pormenorizada de órdenes de cambio. Añadir o eliminar órdenes de cambio individuales en una factura existente, en lugar de aceptar todas o ninguna.

  • Soporte técnico de Flujos de trabajo. La facturación de pedidos admite los Flujos de trabajo de Procore, incluido el uso continuado de sus flujos de trabajo heredados (V1) existentes. Para obtener más información, consulte Para clientes que utilizan Flujos de trabajo heredados (V1).

Cosas que debe saber

 recomendación

  • Procore dejará de ofrecer la experiencia de facturación de pedidos heredada el 12 de enero de 2027. Después de esa fecha, la interfaz de factura de subcontratista heredada ya no estará disponible.

  • Cambio de comportamiento: los importes de las factura se bloquean durante la revisión y aprobación

    • Para admitir los controles del flujo de trabajo y garantizar que los importes de las factura no cambien una vez que una factura está en revisión, el desglose de partidas ya no se puede editar mientras una factura de subcontratista está en En revisión o en cualquier estado Aprobado.

    • Los administradores aún pueden editar estos estados: información general, adjuntos y campos personalizado.

    • Si es necesario cambiar los importes del desglose de partidas, primero se debe devolver la factura a un estado editable.

Hay dos formas de participar, según el alcance que necesite:

  1. Suscripción individual. Los usuarios elegibles pueden cambiar ellos mismos a la experiencia modernizada utilizando el banner de habilitación en una factura existente. Esto opta solo por ese usuario , no se requiere la participación del administrador.

  2. Participación en el proyecto o la empresa. Un administrador de procore habilita la experiencia modernizada para todo un proyecto o empresa a través de Procore Explore. Esto se aplica a todos los que participan en esos proyectos. En Procore Explore, busque Eliminar el acceso a facturación de subcontratistas/pedidos heredados.

Dado que la habilitación individual es por usuario, un proyecto puede tener algunos usuarios en la experiencia modernizada y otros en la heredada al mismo tiempo. Consulte Consideraciones y pasos de transición.

Para clientes que utilizan Flujos de trabajo heredados (V1)

No es necesario migrar de los flujos de trabajo heredados (V1) antes de adoptar la facturación de pedidos modernizada. Este es un cambio con respecto a las instrucciones anteriores. Sin embargo, el momento de la transición es importante:

  • Los flujos de trabajo heredados se podrán utilizar con la experiencia modernizada el 13 de octubre de 2026. Hasta esa fecha, Procore recomienda evaluar la experiencia modernizada en un proyecto de prueba, pero no realizar una transición completa de los proyectos de producción. Consulte Ruta de transición para clientes que utilizan Flujos de trabajo heredados (V1).

  • El banner de habilitación individual no aparece para los usuarios de flujo de trabajo heredados en la actualidad. Está disponible para usted el 13 de octubre de 2026. Hasta entonces, una opción de participación a nivel de proyecto a través de Procore Explore es la única ruta hacia la experiencia modernizada.

  • Los flujos de trabajo heredados siguen ejecutándose. No cambia nada sobre el comportamiento de un flujo de trabajo heredado: se aplican los mismos pasos, aprobadores, enrutamiento, condiciones e historial. Lo que cambia es dónde se actúa sobre ellos: los elementos de flujo de trabajo heredados se abren y se responde en el mismo panel lateral Nuevos Flujos de trabajo utilizado para la factura modernizada.

  • El trabajo en curso no se interrumpe. Las facturas que están en medio de la aprobación cuando realiza la transición permanecen en su lugar, siguen siendo responsables y conservan su historial. No tiene que abandonar, volver a crear o volver a aprobar el trabajo que ya está en curso.

  • La actualización a Nuevos Flujos de trabajo es de autoservicio y opcional. Los administradores de flujos de trabajo pueden actualizar la herramienta factura de los flujos de trabajo heredados a los nuevos Flujos de trabajo en su propio calendario, sin ponerse en contacto con el soporte técnico de Procore. Esto también estará disponible el 13 de octubre de 2026. 

Consideraciones

  • Puede cambiar a la experiencia de Facturación de pedidos actualizada en cualquier momento antes del 15 de diciembre de 2026, cuando todos los usuarios de experiencia heredados restantes se actualizarán automáticamente.

  • No se requiere ninguna acción antes de la fecha de migración. Si no realiza ninguna acción, su cuenta migrará automáticamente.

  • Después de la fecha de migración, la experiencia de facturación de pedidos heredada ya no estará disponible.

  • Los usuarios del mismo proyecto pueden estar en diferentes experiencias. La habilitación de banner individual se aplica solo al usuario que hace clic en él, por lo que un proyecto puede tener algunos usuarios en la experiencia modernizada y otros en la heredada al mismo tiempo. Espere esto durante la evaluación y utilice una opción de participación a nivel de proyecto o a nivel de empresa a través de Procore Explore cuando necesite que todos estén alineados.

  • La habilitación individual no puede validar el comportamiento de cara al colaborador. Dado que la suscripción individual deja a los aprobadores, administradores de factura y contactos de la factura en la experiencia heredada, no surgirán problemas en el enrutamiento de aprobación, la revisión de elementos de línea ni nada de lo que vea un subcontratista al enviar. Utilizar una suscripción de nivel de proyecto en un proyecto de prueba.

  • La elegibilidad para participar depende de la versión de su flujo de trabajo hasta el 13 de octubre de 2026. Si su herramienta Facturación utiliza flujos de trabajo heredados (V1), el banner de participación individual no aparece y una participación de nivel de proyecto o nivel de empresa a través de Procore Explore es su única ruta hacia la experiencia modernizada.

Comparación

La siguiente matriz detalla las mejoras de las funciones clave y los beneficios de la transición de la factura de pedidos heredada a la modernizada:

Característica
Facturación de pedidos heredada
Facturación de pedidos modernizada

Procore Pay

No compatible.

Compatible. Habilita las renuncias a derechos de retención, las retenciones de factura y proveedor , los requisitos de cumplimiento de factura , los requisitos de pago y los desembolsos de Procore Pay.

Maquetación de diseño principal

Una disposición de la tabla fija con detalles limitados en pantalla.

Un diseño modernizado y más intuitivo, coherente con las otras herramientas financieras de Procore.

Controles de retención

Control administrativo limitado sobre la retención facturable.

El ajuste de Tipo de factura predeterminado de subcontratista controla las columnas facturables (Trabajo y Materiales o Retención) y el tipo de factura predeterminado para las facturas creadas por el subcontratista. Aparece un banner de advertencia cuando se libera la retención.

Enrutamiento de flujo de trabajo

Enrutamiento estático configurado en el flujo de trabajo.

Enrutar basado en campos personalizado en el pedido principal y muchos otros pasos condicionales, automatizando el enrutamiento de factura.

Campos personalizados y conjuntos de campos

No configurable.

Conjuntos de campos configurables y campos personalizado en las facturas de promotor.

Exportaciones

El PDF con adjuntos se compiló y se envió por correo electrónico cuando estuvo listo.

Exportar > PDF con adjuntos descarga el PDF compilado directamente.

Flujos de trabajo

Solo flujos de trabajo heredados (V1), accionados en una pantalla de flujo de trabajo independiente.

Admite nuevos Flujos de trabajo y flujos de trabajo heredados (V1), ambos accionados en el panel lateral Nuevos Flujos de trabajo.

Numeración de facturas

Factura n.º es un campo de formato libre; los contactos de la factura introduzcan su propio número de referencia. 

Formato de numeración automatizado opcional de nivel de empresa creado a partir de componentes como Posición de la factura, Número de proyecto y Número de pedido. Los números generados no son editables. (Requiere habilitación de nivel de empresa). 

Pasos de la transición

 Importante

Hay dos formas de optar por la experiencia modernizada, que difieren en alcance y elegibilidad. Elija el método de quién necesita acceso y revise los requisitos de elegibilidad para la opción 1 antes de continuar.

  1. Opción 1: Participar como usuario individual (evaluación)

  2. Opción 2: Participar en todo un proyecto o empresa (despliegue)

Elegibilidad Nota: La habilitación de banners individuales solo está disponible para los usuarios cuyo proyecto en la herramienta Facturación no utiliza flujos de trabajo. Si su herramienta Facturación se basa en flujos de trabajo heredados (V1), el banner de habilitación no aparecerá en su interfaz hasta el 13 de octubre de 2026. Hasta esa fecha, use la opción 2 (proyecto o participación en toda la empresa a través de Procore Explore). Para obtener detalles completos, consulte Ruta de transición para clientes que utilizan Flujos de trabajo heredados (V1).

Cualquier usuario que cumpla los requisitos y tenga acceso a las facturas de los subcontratista puede suscribirse directamente desde una factura , sin necesidad de que intervenga un administrador.

  1. Abra la herramienta Pedidos desde el menú desplegable de herramientas del proyecto.

  2. En la pestaña Contratos , haga clic en el vínculo Número de un pedido y, a continuación, abra una factura existente desde la pestaña de factura.

  3. En el banner de habilitación de la versión beta en la parte superior de la factura, haga clic para cambiar a la experiencia modernizada.

Lo que esto hace y lo que no hace:

  • Solo se incluye a usted. Todos los demás usuario del proyecto, incluidos los aprobadores, los administradores de factura y los contactos de la factura que envían facturas, siguen viendo la experiencia heredada hasta que se inscriban o hasta que un administrador habilite la función para el proyecto o la empresa.

  • Es la forma más rápida de evaluar la experiencia modernizada y el primer paso correcto antes de asignarle un proyecto.

  • No es suficiente para probar un ciclo de facturación real. La facturación de pedidos es intrínsecamente colaborativa: los subcontratistas envían, los administradores revisan, los aprobadores enrutan y una suscripción individual deja a todos los demás en la experiencia heredada. Utilice la opción 2 en un proyecto de prueba para validar Invitar a facturar, la revisión de elementos y las aprobaciones.

 Nota
Hasta el 12 de enero de 2027 habrá un banner que permitirá a los usuarios darse de baja a menos que sigan la Opción 2. 

Opción 2: habilitación para todo un proyecto o empresa (lanzamiento)

Para que todos en un proyecto o en toda la empresa puedan disfrutar de una experiencia modernizada, un administrador de procore la habilita a través de Procore Explore. Esta opción está disponible para todos los clientes, incluidos aquellos que utilizan flujos de trabajo heredados (V1) , y hasta el 13 de octubre de 2026 es la única ruta disponible para ellos.

  1. Vaya a la herramienta Administrador de nivel de empresa.

  2. Haga clic en Procore Explore.

  3. En el catálogo de Procore Explore , desplácese o busque Eliminar el acceso a la factura de subcontratistas/pedidos heredados y seleccione Unirse al programa.

  4. Seleccione los proyectos o usuario específicos en los que desee activar la experiencia modernizada y seleccione Guardar y unirse.

     Nota
    También puede habilitar la experiencia modernizada en toda la empresa a través de Procore Explore.

  5. Abra la herramienta Pedidos desde el menú desplegable de herramientas del proyecto.

  6. En la pestaña Contratos , haga clic en el vínculo Número del pedido que desea factura y, a continuación, haga clic en Crear > Crear factura.

  7. Confirme que la experiencia modernizada está activa:

    • La factura se presenta en una sola página. 

    • La página utiliza el diseño de herramientas financieras modernizado.

    • El uso de casillas en la Planificación de partidas permite actualizar masivo las líneas seleccionadas. 

  8. Cree una factura de subcontratista de prueba en su proyecto de muestra y valídela de principio a fin (invitar a facturar, revisión de partidas, retención, aprobaciones y exportación) antes de habilitar la experiencia modernizada en toda la empresa.

Ruta de transición para clientes que utilizan Flujos de trabajo heredados (V1)

Recomendación

Evalúe la experiencia modernizada hoy en proyectos de muestra, pero haga un retraso del despliegue en toda la empresa hasta el 13 de octubre de 2026. Los flujos de trabajo heredados (V1) no admitirán la experiencia modernizada hasta el 13 de octubre de 2026. Puede inscribirse antes, pero hacerlo antes del 13 de octubre evitará que las facturas se enruten a través de sus flujos de trabajo de aprobación heredados existentes.

Qué significan "evaluar"y"transición completa" aquí

 

Evaluar (es seguro hacerlo ahora)

Transición completa (espere hasta el 13 de octubre de 2026)

Propósito

Familiarícese con la experiencia modernizada y confirme que satisface sus necesidades.

Ejecute sus ciclos de facturación en vivo en la experiencia modernizada.

donde

Un proyecto de prueba específico.

Proyectos de producción.

que haces ejercicio

Diseño, Planificación de partidas, gestión de órdenes de cambio, controles de retención , revisión de elementos, exportaciones.

Todo lo anterior, más Invitar a facturar con subcontratistas en vivo y aprobaciones de factura enrutadas a través de sus flujos de trabajo heredados.

aprobaciones

No confíe en las aprobaciones de flujo de trabajo heredados durante este período.

Las aprobaciones de flujo de trabajo heredados se admiten en la experiencia modernizada.

Cronología

Fecha

Qué cambia para los clientes de flujo de trabajo heredados (V1)

hoy

Evalúe la experiencia modernizada en un proyecto de prueba a través de Procore Explore. El banner de habilitación individual no se muestra. Los flujos de trabajo heredados no se pueden utilizar con la experiencia modernizada, por lo que debe posponer la transición de los proyectos de producción.

13 de octubre de 2026

Los flujos de trabajo heredados se vuelven utilizables con la experiencia modernizada, y el banner de suscripción individual está disponible para usted. Puede comenzar la transición completa de los proyectos de producción a la facturación modernizada, e iniciar y responder a los elementos de flujo de trabajo heredados en el panel lateral Nuevos Flujos de trabajo.

15 de diciembre de 2026

Todos los usuarios pierden el acceso a la facturación heredada. 

Fase 1: Evaluar ahora (antes del 13 de octubre de 2026)

  1. Identifique o cree un proyecto de prueba que no esté ejecutando la facturación en vivo.

  2. Habilite la experiencia de facturación de pedidos modernizada en ese proyecto a través de Procore Explore siguiendo los pasos de la opción 2.

  3. Cree facturas de subcontratista de prueba y ejercite el conjunto de funciones: desglose de partidas, adición y eliminación de órdenes de cambio individuales, controles de retención , aprobación y rechazo de elementos y exportaciones.

  4. Anote cualquier brecha en su proceso actual y plantéela a su punto de contacto de Procore mientras aún tenga tiempo antes de la transición.

  5. No habilite la experiencia modernizada en proyectos activos durante esta fase, y no confíe en aprobaciones de flujo de trabajo heredados en sus pruebas.

Fase 2: Transición (13 de octubre de 2026 o posterior)

  1. Confirme que el soporte técnico de flujo de trabajo heredados está activo en la experiencia modernizada de su entorno.

  2. Habilite la experiencia modernizada de facturación de pedidos en un proyecto de producción a través de Procore Explore. Los usuarios individuales también pueden suscribirse desde el banner de habilitación de factura a partir de esta fecha.

  3. Ejecute un ciclo de facturación completo en ese proyecto, incluida Invitar a facturar, la revisión de elementos de línea, las aprobaciones de factura enrutadas a través de sus flujos de trabajo heredados existentes y la exportación.

  4. Confirme que los elementos de flujo de trabajo heredados se inician y responden correctamente en el panel lateral Nuevos Flujos de trabajo.

  5. Habilite los proyectos restantes, o toda su empresa, una vez que ese ciclo se complete limpiamente.

 Nota
La aprobación y las pruebas de los colaborador es lo único que la suscripción de banner individual no puede validar por completo. Dado que el banner solo acepta al usuario que hace clic en él, es posible que los aprobadores y los subcontratistas que envían facturas sigan utilizando la experiencia heredada. Para confirmar este comportamiento antes del despliegue, utilice una opción de participación de nivel de proyecto a través de Procore Explore para que todos los involucrados estén en la misma experiencia.