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Procore

¿Por qué hay partidas de orden de cambio duplicadas en mi factura de promotor?

Respuesta

Si parece que las partidas de orden de cambio se están duplicando en una factura de promotor, por lo general se debe a que se cumplen las siguientes condiciones:

  • La cuenta de Procore de su empresa está utilizando la herramienta Integraciones ERP. Consulte Integraciones ERP.
  • Tiene un contrato principal sincronizado con un sistema ERP integrado.
  • El contrato principal tiene el estado "Aprobado". Consulte Aprobar un contrato principal.
  • El desglose de partidas del contrato principal contiene una partida que muestra un importe original que desde entonces ha sido modificado por un escenario de orden de cambio (consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de una orden de cambio?):
    • Órdenes de cambio de un nivel. Usted ha creado una orden de cambio de contrato principal (OCCP) y ha añadido una nueva partida de orden de cambio para reflejar el importe real en el contrato principal original. Consulte Crear una orden de cambio de contrato principal (OCCP).
      O BIEN
    • Órdenes de cambio de dos niveles. Ha creado una posible orden de cambio de contrato principal (POC de contrato principal) y ha añadido una nueva partida para reflejar el importe potencial en el contrato principal original. Consulte Crear una posible orden de cambio (POC).
  • Ha elegido asociar una nueva partida de evento de cambio con una nueva partida de desglose de partidas del contrato principal.

Preguntas habituales

Para saber por qué las partidas de orden de cambio parecen estar duplicadas, consulte las siguientes preguntas y respuestas:

¿Por qué hay dos partidas de orden de cambio en la factura de promotor?

Cuando un contrato principal se sincroniza con un sistema ERP integrado y crea una nueva partida de desglose de partidas en una orden de cambio, el sistema ERP requiere la creación de dos (2) partidas en Procore:

  • Una partida en la pestaña Desglose de partidas del contrato principal para que los datos se puedan pasar a la partida del contrato principal original. El importe del contrato aparece como 0 € para indicar al sistema ERP que el importe del contrato original para esta partida es de 0 €.
  • Una partida en la pestaña "Desglose de partidas" de la orden de cambio para que los datos se puedan pasar a una nueva partida del contrato principal que refleje el importe real en el campo de cambios aprobados. Esto garantiza que el importe real se atribuya correctamente al código de coste adecuado mediante una nueva partida de contrato en el sistema ERP integrado. 
Ejemplo

En este ejemplo, supongamos que hemos creado una orden de cambio de contrato principal para un proyecto de Procore sincronizado con ERP.

Cómo se muestra en un evento de cambio

Podemos encontrar las partidas individuales de la orden de cambio de contrato principal en su evento de cambio correspondiente. En este caso, hay dos elementos relacionados con este evento de cambio.

Cómo se muestra en el contrato principal

Se debe crear una nueva partida en el desglose de partidas del contrato principal para sincronizarla con el sistema ERP integrado, de modo que el primer elemento del evento de cambio se duplique con un importe de 0 € para indicar que esta partida tenía un valor de 0 € en el momento en que se acordó el contrato principal.


Cómo se muestra en la factura de promotor

Dado que tanto el desglose de partidas del contrato principal como el desglose de partidas de la orden de cambio se reflejan en la factura de Procore, las partidas de ambas fuentes aparecen en la factura de promotor:

  • Línea 7 a continuación. La partida de 0 € refleja la partida del desglose de partidas del contrato principal. 
  • Línea 8-9 a continuación. La partida de 1500,00 € y 5000 € refleja el importe real de la partida en la orden de cambio.  

Al crear una factura, la mayoría de los usuarios optan por ignorar la partida de 0 € en el contrato principal. También enseñan a los usuarios de su proyecto a facturar el importe real de la partida en la orden de cambio.  

¿Puedo ocultar la partida de 0 € para que no aparezca en la factura de promotor?

No. Actualmente, Procore no proporciona proyectos sincronizados con ERP con una función para ocultar una partida de 0 € de una factura de promotor. Esta partida aparece tanto en la pestaña Detalle como en la pestaña PDF configurable de la factura.

¿Existe una solución alternativa para las partidas de 0 € en una factura?

Si bien no puede ocultar la partida de 0 € en la pestaña Detalles, puede seguir los pasos que indicamos a continuación para crear grupos que consoliden las partidas de orden de cambio duplicadas con su OCCP asociada asignándolas al mismo grupo de facturación y código de facturación.

  1. Vaya a la herramienta Contratos principales del proyecto.
  2. Busque el contrato principal para editarlo. A continuación, haga clic en Ver.
  3. Haga clic en la pestaña Facturas
  4. Busque la factura que desea personalizar en la lista. Después haga clic en Ver
  5. Haga clic en la pestaña PDF configurable.
  6. Haga clic en el recuadro Añadir grupo. A continuación, elija Crear grupo
  7. Haga clic en Añadir grupo de facturación e introduzca un nombre de grupo personalizado. Por ejemplo: Categoría
  8. Haga clic en Añadir código de factura e introduzca un código para cada OCCP. Por ejemplo: OCCP 01, OCCP 02, etc.
  9. Cierre la ventana de grupo personalizado y regrese a la página del PDF configurable.
  10. Haga clic en el recuadro Añadir grupo otra vez y seleccione el grupo personalizado creado anteriormente.
  11. En los menús desplegables que hay junto a cada partida, seleccione la categoría adecuada. Los elementos de desglose de partidas originales no se especifican en el ejemplo siguiente, pero pueden agregarse en su propio código o grupo de factura si así se desea.

Una vez que se haya seleccionado un grupo de facturación o se haya asignado un código de facturación a una partida, Procore recordará estas selecciones y las trasladará a la siguiente factura. No es necesario volver a asignar grupos de facturación ni códigos de facturación. Solo tendrá que repetir esta tarea para las partidas recién añadidas (como las OCCP).

Nota: Cada grupo personalizado creado añade una columna a la vista de facturación en PDF configurable. Las columnas no se pueden ocultar ni editar.