En la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa, los administradores pueden reemplazar a las personas asignadas al flujo de trabajo cuando sea necesario reasignar las responsabilidades. Los reemplazos se pueden configurar como temporales o permanentes, según si el cambio está previsto para un período limitado o como una actualización a largo plazo.
Recomendamos utilizar reemplazos temporales para las ausencias de corta duración y reemplazos permanentes para los cambios estructurales de roles. Las diferencias clave entre los reemplazos de flujo de trabajo temporales y permanentes se resumen a continuación:
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Característica |
Reemplazo temporal |
Reemplazo permanente |
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Propósito |
Se utiliza cuando es necesario reasignar responsabilidades durante un período limitado. |
Se utiliza cuando la responsabilidad del flujo de trabajo cambia permanentemente. |
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Efecto en la plantilla de flujo de trabajo |
Se aplica a los flujos de trabajo en ejecución mientras dure la anulación, pero no modifica la plantilla de flujo de trabajo subyacente. |
Actualiza la plantilla de flujo de trabajo y se refleja en cualquier flujo de trabajo futuro que use esa plantilla. |
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Ejecución de Flujos de trabajo |
Se aplica a los pasos del flujo de trabajo asignados durante el período de sustitución especificado. |
Actualiza a la persona asignada sobre los pasos del flujo de trabajo en curso, además de los futuros flujos de trabajo generados a partir de la plantilla. |
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Futuros Flujos de trabajo |
Los flujos de trabajo futuros continúan utilizando la persona asignada original una vez que finaliza el período de sustitución. |
Los flujos de trabajo futuros utilizan la nueva persona asignada hasta que se realice otra actualización. |
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Duración |
Una sobrescritura activa marcada en cada paso dentro de su rango de fechas (por ejemplo, la fecha de inicio de la sustitución y la fecha de finalización de la sustitución). |
Un evento único. No se requiere fecha de inicio de reemplazo ni fecha de finalización de reemplazo. |
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Inversión manual requerida |
No. La persona asignada original se restaura automáticamente cuando finaliza el período de reemplazo. |
Sí. Los administradores deben actualizar manualmente la plantilla de flujo de trabajo para volver a cambiar la persona asignada. |
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Visibilidad del historial de flujos de trabajo |
El panel lateral del historial muestra cuando alguien responde "en nombre de" otro. |
Cada reemplazo escribe en el historial del flujo de trabajo : "Usuario X reemplazado por el usuario Y (masivo)". El creador de elementos original se mostrará en el historial del flujo de trabajo junto con el reemplazo. |