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Procore

¿Cómo completa de manera automática Procore los importes en una factura de promotor?

Contexto

Al crear una factura de promotor, Procore ahorra tiempo al rellenar automáticamente los datos de la factura extrayendo datos de otras herramientas de Procore. Esto incluye:

Respuesta

Después de crear una factura de promotor, un mensaje de confirmación le solicita que decida si desea que Procore cumplimente automáticamente los campos de la factura con los importes introducidos en las OCP, los costes directos y las facturas del proyecto.

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Al responder a este mensaje, tiene las siguientes opciones:

 
 

  • Cancelar Cierra la ventana.
  • No, gracias. NO permite que Procore rellene automáticamente la factura.
  • . Permite que Procore rellene automáticamente los importes de la factura. Procore incluye solo los importes del período de facturación actual. La factura está diseñada para facturar por "División" y "Código de coste". También incluye automáticamente datos de las columnas "Trabajo completado" y "Materiales almacenados actualmente".
     Sugerencia

    Para asegurarse de que Procore incluya los valores en dólares que desea, asegúrese de que los elementos siguientes coincidan con la "División" o el "Código de coste" en la partida del contrato principal;

    • El código de coste y el tipo de coste de la factura del promotor deben coincidir con los del contrato principal.
    • El código de coste y el tipo de coste de cualquier partida de coste directo deben coincidir con los del contrato principal.  
    Al hacer clic en  en el mensaje de confirmación, los archivos PDF de las facturas relevantes y cualquier archivo PDF adjunto de factura y coste directo del período de facturación del pedido seleccionado se combinarán en un solo archivo PDF y se adjuntarán automáticamente a la nueva factura de promotor en el campo Adjuntos. 

Cómo Procore usa sus datos para rellenar automáticamente la factura 

Para que Procore cumplimente correctamente una factura con los importes de la factura y los costes directos correspondientes al período de facturación de un pedido, debe darse lo siguiente:

En los importes de costes directos

  • Los importes de los costes directos deben tener el estado Aprobado.
  • La "Fecha de recepción" debe encontrarse entre la "Fecha de inicio" y la "Fecha de finalización" del período de facturación del pedido.
  • Solo se copiarán los costes directos de la herramienta Costes directos del proyecto. 
     Importante
    En el caso de los clientes que utilizan la herramienta Integraciones ERP, tenga en cuenta que Procore NO copia los costes directos de ERP a las facturas de promotor.

En los importes de la factura de subcontratista

  • La factura de subcontratista debe estar asociada con el período de facturación de pedido seleccionado.
  • La factura de subcontratista debe tener el estado Aprobado, Aprobado con anotaciones o Aprobación pendiente del promotor.
  • La factura de subcontratista debe tener al menos una (1) partida.
  • Las partidas de la factura de subcontratista deben cumplir una de las condiciones siguientes: 
    • El código de coste y el tipo de coste de la partida deben coincidir con el código de coste y el tipo de la factura de subcontratista o la partida de coste directo.
      O BIEN
    • El código de coste de la partida debe formar parte de la división. Por ejemplo, supongamos que hay una partida en una factura de subcontratista para el código de coste 03-300 y una partida independiente para la división 03. En esta situación, el importe de la partida para el código de coste 03-300 se copiará a la partida para la división 03.
       Precaución

      Si una factura de subcontratista tiene varias partidas en una subcontractor invoice o una partida de coste directo que comparte el mismo código de coste y tipo de coste, es importante tener en cuenta que Procore duplicará el importe en AMBAS partidas en la factura de promotor, lo que duplicará el importe de la factura. Para evitar este comportamiento, es importante comprobar que haya solo una partida por combinación de código de coste y tipo de coste.  

  • Si opta por compilar la copia de seguridad de la factura de subcontratista (consulte Compilar copias de seguridad de factura), la copia de seguridad compilada se adjuntará a la factura. La copia de seguridad de la factura compilada también incluirá la versión DocuSign© de los PDF (si se utiliza la integración con DocuSign©).  

En costes directos e importes de factura de subcontratista

  • Una vez creada la factura de promotor, no podrá copiar automáticamente los valores de las facturas de subcontratista ni los costes directos en esa factura más adelante. En su lugar, deberá introducir manualmente los importes.
  • Solo se copian las facturas de subcontratista y los importes de costes directos. Si la factura de subcontratista copiada y el coste directo se revisan después de que se lleve a cabo la acción de copia, la factura de promotor no se actualiza con los importes revisados.
  • Si el método de contabilidad de un pedido se basa en unidades/cantidades, solo se copia el valor. La cantidad NO se refleja en la factura de promotor. Consulte ¿Cómo establezco el método de contabilidad para un pedido o un contrato principal?

Información adicional

  • Los importes facturados por OCP se rellenan automáticamente desde la factura de subcontratista a la factura de promotor cuando las partidas cuentan con lo siguiente:
    • La OCCP y su OCP correspondiente tienen que estar en la misma partida que el evento de cambio para el que se han creado los elementos (los proyectos deben tener habilitados los eventos de cambio).
    • Las partidas tienen las órdenes de cambio desglosadas por partida. De manera predeterminada, esta función se habilita automáticamente en proyectos Procore creados a partir del 29 de marzo de 2018. 
  • Si se cumplimentan automáticamente los datos, estos datos se copian de las facturas de pedido (o los costes directos) y se introducen en la pestaña "Detalles" de la factura de promotor:
    • Los importes de la columna "Trabajo completado: este período" de las facturas de pedido y los costes directos se copian en la columna "Trabajo completado: este período" de la factura de promotor.
    • Los importes de la columna "Materiales almacenados actualmente" en las facturas de pedido se copian en la columna "Materiales almacenados actualmente" de la factura de promotor.