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Procore

¿Cómo sincronizo datos entre Workforce Planning y Procore?

Contexto

Con la adquisición de LaborChart, Procore se centra en ofrecer una solución integral para la gestión de la fuerza laboral de la construcción. Para comenzar, la experiencia actual de LaborChart estará disponible en Procore, ya que es la nueva herramienta de planificación de la fuerza laboral. Con el tiempo, los usuarios comenzarán a ver gradualmente las dos experiencias de usuario y los datos se integrarán en la plataforma Procore. Es importante que estos datos se mantengan sincronizados para que su fuerza laboral pueda planificarse, rastrearse y pronosticarse con precisión.

Hay dos datos fundamentales que deben integrarse para formar la base de una solución integrada de gestión de la fuerza laboral: personas  (empleados) y proyectos. Ahora que LaborChart está integrado en Procore como la herramienta de planificación de la fuerza laboral, podemos mantener estos datos sincronizados para evitar la entrada duplicada y garantizar la eficiencia y los datos precisos.

Tenga en cuenta que en el futuro, todas las personas y proyectos nuevos se mantendrán en sincronía entre Procore y Workforce Planning. Como cliente conjunto de LaborChart y Procore, le estamos dando un período para limpiar los datos y suscribirse temprano antes de este momento.

En este artículo:

Cómo empezar

Para empezar, trabajaremos juntos para identificar su sistema de registro donde agregará y gestionará personas y proyectos. Una vez identificado, Procore vinculará y sincronizará sus personas y proyectos para que sean los mismos en Planificación de la fuerza laboral (anteriormente LaborChart) y Procore. La sincronización de datos reduce la entrada duplicada, lo que garantiza la eficiencia y la precisión de los datos.

Pasos

  1. Trabaje con su equipo de cuenta de Procore para identificar sus sistemas de registro donde agregará y gestionará personas y proyectos. Consulte Planificación de la fuerza laboral y Mapeo de datos detallados de Procore.
  2. Identifique si tiene alguna persona que exista actualmente en Workforce Planning (anteriormente LaborChart) y Procore y actualice su información para que sus registros de usuario puedan vincularse.
     Nota

    Es importante que los datos se limpien de antemano, de lo contrario se pueden crear registros duplicados.

    Si todos los campos siguientes no coinciden, existe una alta posibilidad de que la sincronización se corte y no pueda volver a enlazar, creando así registros duplicados.


    Las personas inactivas no están sincronizadas en esta configuración inicial. Sin embargo, después de que se complete este proceso de configuración inicial, los registros de personas inactivadas se sincronizarán entre Workforce Planning y Procore.

    ​​​​​Si existen personas en ambos sistemas, siga estos pasos para que los datos se puedan vincular entre Planificación de la fuerza laboral y Procore:
    1. Revise los campos de datos de su personal entre la lista de personal en Planificación de la fuerza laboral y su directorio de Procore (usuarios y contactos). Los siguientes campos deben coincidir entre la Lista de personas y el Directorio de empresas de Procore antes de activar la sincronización de personas:
      • Nombre de pila
      • Apellidos
      • Dirección de correo electrónico
      • ID de empleado
      • Marque la casilla de verificación "Es empleado" para los usuarios en el directorio de Procore.
    2. Asegúrese de que los usuarios de su Directorio de empresas de Procore que desea gestionar en la planificación de la fuerza laboral sean "Usuarios" o "Ambos" en su Lista de personal de planificación de la fuerza laboral. Si los usuarios están en el directorio de empresa, pero aún no están en la lista de personas, siga estos pasos:
      1. Vaya al directorio de empresa.
      2. Localice el usuario que debe añadirse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
      3. Asegúrese de que la casilla de verificación Es empleado esté marcada.  
      4. Actualice el permiso del usuario para tener acceso de solo lectura o superior a la herramienta Planificación de la fuerza laboral.
      5. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza laboral de nivel de empresa.
      6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      7. Haga clic en Nuevo.
      8. Rellene el formulario con la siguiente información:
        • Nombre de pila. El nombre de la persona.
        • Apellidos. Los apellidos de la persona.
        • Correo electrónico. La dirección de correo electrónico de la persona.
          Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el directorio de empresa.
        • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
        • Permiso. Seleccione el nivel de permisos del usuario. 
          Nota: Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en Planificación de la fuerza laboral para asegurarse de no otorgar demasiado poco o demasiado acceso.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      9. Haga clic en Guardar.
      10. Después de hacer que sus usuarios de Procore sean "Usuarios" o "Ambos", reciben un correo electrónico de LaborChart para configurar su contraseña. Consulte ¿Cómo configuro mi cuenta en Planificación de la fuerza de trabajo?
      11. Después de que el usuario haya establecido su contraseña en LaborChart, puede iniciar sesión a través de login.procore.com.
      12. Para acceder a Planificación de la fuerza laboral, los usuarios navegan a la herramienta Planificación de la fuerza laboral de nivel de empresa.  
      13. La primera vez que el usuario navega a la herramienta Planificación de la fuerza laboral, se le pide que "Autorice la planificación de la fuerza laboral". Deben hacer clic en Permitir.
        El usuario ahora puede acceder a Workforce Planning a través de Procore y debe continuar accediendo a Workforce Planning aquí.
    3. Asegúrese de que los contactos en su directorio de empresa de Procore que desea gestionar en Planificación de la fuerza laboral sean personas "asignables" en su lista de personal de Planificación de la fuerza laboral.
      1. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza laboral de nivel de empresa.
      2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
      3. Haga clic en Nuevo.
      4. Rellene el formulario con la siguiente información:
        • Nombre de pila. El nombre de la persona.
        • Apellidos. Los apellidos de la persona.
        • ID de empleado. ID del empleado de la persona.
          Nota: Debe coincidir con el ID del empleado en el directorio de empresa.
        • Tipo. Seleccione Asignable.
        • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
      5. Haga clic en Guardar.
  3. Identifique si tiene algún proyecto que exista actualmente en Workforce Planning (anteriormente LaborChart) y Procore.
  4. Hable con su punto de contacto de Procore para iniciar la sincronización de datos. Esto se puede hacer por correo electrónico o enviando un correo electrónico a support@procore.com.  
  5. Su equipo de cuenta de Procore ejecutará un proceso de vinculación de datos único que garantizará que los datos de proyectos y empleados existentes estén vinculados entre Procore y Workforce Planning. 
  6. Procore iniciará la sincronización de datos entre Workforce Planning y Procore.
  7. En el futuro, todos los nuevos proyectos de su sistema de registro se mantendrán sincronizados entre Planificación de la fuerza laboral y Procore.
  8. En el futuro, todas las personas nuevas se gestionan en la Lista de personas en Planificación de la fuerza laboral, y se mantendrán en sincronía entre la Planificación de la fuerza laboral en Procore. Consulte Añadir personal a la planificación de la fuerza laboral.
    Notas:
    • Gestione a todos los empleados a través de la planificación de la fuerza laboral para asegurarse de que su lista de personas y directorio de empresa estén siempre sincronizados y evite mantener dos listas.
    • Las personas se sincronizan con el directorio de la empresa Procore después de que se complete cada sincronización de datos por hora. 
    • Al determinar el nivel de permiso apropiado para un usuario, es posible que deba crear un nuevo nivel de permiso en la herramienta del PMA para garantizar que no otorgue demasiado poco o demasiado acceso.
    • Si agrega un usuario al directorio de empresa de Procore, los datos no se sincronizarán, ya que esta sincronización de datos es una direccional de la lista de personas al directorio de empresa de Procore.  

Configuración de cuenta

Para ver la planificación de la fuerza laboral en Procore, las cuentas deben configurarse tanto en Procore como en Planificación de la fuerza laboral.

Para configurar cuentas para sus empleados, consulte Añadir personal a la planificación de la fuerza laboral.

Para obtener ayuda sobre cómo configurar su cuenta, consulte ¿Cómo configuro mi cuenta en Planificación de la fuerza de trabajo?

Sincronización de datos

Después del proceso de configuración inicial, los datos se mantienen sincronizados entre la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo y la lista Directorio y proyectos de nivel de empresa de Procore. Los datos se sincronizan entre Workforce Planning y Procore una vez cada hora.

Gente

Para proyectos que utilizan herramientas de planificación de la fuerza laboral y productividad de campo, puede gestionar su fuerza laboral utilizando la Lista de personal en Planificación de la fuerza laboral. Las personas que agregue aquí se pueden utilizar para asignaciones de mano de obra, así como en las herramientas CrewsTimesheets. Consulte Añadir personal a la planificación de la fuerza laboral.

Hay tres opciones a la hora de crear personas en Planificación de la fuerza laboral:

  • Usuario. Las personas creadas como "Usuarios" pueden iniciar sesión en Procore en función de su grupo y nivel de permiso. Los usuarios por sí solos NO se pueden asignar como recursos para proyectos de planificación de la fuerza laboral. 
  • Asignable. Las personas creadas como "Asignables" se pueden asignar como recursos en los proyectos de planificación de la fuerza laboral. Las personas que son asignables NO pueden iniciar sesión en Procore.
  • Ambas cosas. Las personas creadas como 'Ambos' se crean como un usuario y pueden iniciar sesión en Procore. Además, se pueden asignar como recursos en los proyectos de planificación de la fuerza laboral. 

Las personas se sincronizan en un solo sentido desde la herramienta Planificación de la fuerza laboral al directorio de Procore. Cuando se añade a alguien que es un "Usuario" o "Ambos" en la Planificación de la fuerza laboral, el usuario se añade al Directorio de la empresa como empleado de su empresa. Cuando añades una persona "Asignable" a Procore, se añade como contacto al directorio de la empresa y su registro se puede ver en la pestaña "Contactos" del directorio de la empresa.

Notas:  

Los siguientes campos se sincronizan de Planificación de la fuerza laboral al directorio de la empresa:

Planificación de la fuerza laboral Procore
Nombre Nombre
Apellidos Apellidos
ID de empleado ID de empleado
Teléfono móvil Teléfono móvil
Dirección de correo electrónico Dirección de correo electrónico
Dirección Domicilio 1
Ciudad/Población Ciudad
Estado/provincia Estado
Código Postal Código postal
País País
Cargo Cargo
Estado* ¿Activo?*

Los campos en Planificación de la fuerza laboral sin asignación directa, como Grupos y Campos personalizados, no se sincronizan con el Directorio de empresa, pero están disponibles en Planificación de la fuerza laboral. 

* El estado es el único campo que se sincroniza bidireccionalmente entre el directorio de la empresa y la planificación de la fuerza laboral.

Proyectos

Los proyectos se pueden crear en Procore o Workforce Planning, pero su empresa debe elegir uno como sistema de registro. 

Con su equipo de cuenta de Procore, su empresa decidirá si el sistema de registro para la creación y gestión de proyectos será Workforce Planning o Procore. En el futuro, todos los proyectos se crearán en Procore y se sincronizarán con Planificación de la fuerza laboral.

Si Procore es el sistema de registro (recomendado), los proyectos creados en Procore se sincronizarán con Planificación de la fuerza laboral.
Nota: Si Procore es el sistema de registro, los proyectos aún se pueden crear en Planificación de la fuerza laboral, pero no se sincronizarán con Procore. Si desea asegurarse de que los proyectos sean los mismos en ambas aplicaciones, le recomendamos que deshabilite el Permiso de planificación de la fuerza laboral para ‘Crear proyectos’ y ‘Eliminar proyectos’. Para obtener más información, consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la fuerza de trabajo.

Si Workforce Planning es el sistema de registro, los proyectos creados en Workforce Planning se sincronizarán con Procore.  Consulte Crear proyectos en Planificación de la fuerza laboral.
Nota: Si la planificación de la fuerza laboral es el sistema de registro, los proyectos aún se pueden crear en Procore, pero no se sincronizarán con la planificación de la fuerza laboral. Si desea asegurarse de que los proyectos sean los mismos en ambas aplicaciones, le recomendamos que deshabilite la configuración de Procore para "Crear nuevos proyectos" en el directorio de empresa siguiendo estos pasos:

  1. Vaya a la herramienta Directorio de nivel de empresa.
  2. Busque el perfil del usuario. A continuación, haga clic en Editar.
  3. Desplácese hacia abajo hasta el área "Configuración de proyecto".
  4. En el área Configuración del nuevo proyecto, desmarque la casilla para permitir que [Nombre de usuario] cree nuevos proyectos. 
  5. Haga clic en Guardar.

Los siguientes campos se sincronizan de Planificación de la fuerza laboral al directorio de la empresa:

Planificación de la fuerza laboral Procore
Nombre Nombre
Número de proyecto Número de proyecto
Estado Activo/Inactivo
Fecha de inicio Fecha de inicio
Fecha de finalización planificada/Est. Fecha de finalización Fecha de finalización
Dirección Dirección
Ciudad/Población Ciudad
Código Postal Código postal
Zona horaria Zona horaria

creación de proyectos fuera del "sistema de registro"

Los proyectos creados fuera del sistema de registro NO se sincronizarán automáticamente.

Si creó accidentalmente un proyecto fuera del sistema de registro y necesita sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. En Procore, vaya a la herramienta Administrador de nivel de proyecto.
  2. En "Configuración de proyecto", haga clic en General.
  3. Actualizar o verificar el número de proyecto.
  4. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
  5. Vaya a la herramienta Planificación de mano de obra de nivel de empresa.
  6. Haga clic en Proyectos y seleccione Lista de proyectos.
  7. Haga clic en el nombre del proyecto.
  8. Busque la sección "Información" y haga clic en Editar.
  9. Actualice o verifique el número de proyecto para que coincida con el número de proyecto en Procore.
  10. Ponte en contacto con tu gestor de cuentas para que pueda vincular los registros.

Preguntas habituales

¿Qué es la vinculación de datos?

La vinculación de registros le permite vincular a las personas de Workforce Planning (anteriormente LaborChart) con los usuarios y contactos de Procore. También le permite vincular proyectos en Planificación de la fuerza laboral con proyectos en Procore.

Le recomendamos que realice este paso antes de sincronizar para evitar duplicados en todo el sistema. La vinculación de datos se realiza internamente en Procore. Debe ponerse en contacto con su Procore point of contact para vincular sus registros.

¿Qué es la sincronización de datos?

La sincronización de registros pasa información entre Workforce Planning y Procore para que la información esté disponible tanto en la plataforma Procore como en la herramienta Workforce Planning.

¿Con qué frecuencia se sincronizan los datos?

Las personas y los proyectos se sincronizan entre la planificación de la fuerza laboral y el resto de Procore una vez cada hora.

¿Se aplican las plantillas de proyecto al sincronizar desde Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Si los proyectos se gestionan en Workforce Planning, cuando se sincronizan con Procore Projects, se crean sin aplicar una plantilla.

Si Procore es el "sistema de registro" de los proyectos, ¿en qué grupos aparecerán en la planificación de la fuerza laboral?

De forma predeterminada, los proyectos se añadirán a todos los grupos. Esto se puede editar en Planificación de la fuerza laboral. Consulte Editar detalles del proyecto en Planificación de la fuerza laboral.

Si edito usuarios en el directorio de empresa, ¿veré esos cambios en la planificación de la fuerza laboral?

No. Con la excepción del campo "Activo", la información se sincroniza de una manera de la planificación de la fuerza laboral al directorio de la empresa. 

Si realiza un cambio en uno de los campos anteriores en el Directorio de empresa, la información se restablecerá a lo que está en Planificación de la fuerza laboral la próxima vez que se sincronicen los datos. Si necesita realizar cambios en el perfil de un usuario, deberá hacerlo desde la herramienta Personas en Planificación de la fuerza laboral.

¿Los roles y las tareas del proyecto se transfieren de Planificación de la fuerza laboral a Procore?

No. Los campos anteriores son los únicos datos relacionados con el usuario y el contacto que se sincronizan de Planificación de la fuerza laboral al Directorio de la empresa.

¿Cómo funcionan los permisos a medida que migramos a Planificación de la fuerza laboral?

Actualmente, hay dos capas de permisos.

  1. Para acceder a la herramienta Planificación de la fuerza laboral en Procore, necesita permisos de "Solo lectura" o superiores para la herramienta en el Directorio de nivel de empresa. Esto es binario, lo que significa que los usuarios tendrán acceso a la herramienta Planificación de la fuerza laboral o no la verán como una opción de menú.
    Puede otorgar permisos actualizando sus plantillas de permisos de empresa o actualizando los permisos de un usuario en su perfil de usuario de nivel de empresa. Consulte Editar una plantilla de permisos de la empresa.
  2. Los permisos de la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo se gestionan en Configuración de la herramienta Planificación de la fuerza de trabajo. Consulte Crear plantillas de permisos para la planificación de la fuerza laboral.
    Los permisos y la configuración anteriores de LaborChart permanecerán vigentes para cada usuario siempre que su dirección de correo electrónico sea la misma. La administración de estos permisos será la misma experiencia que tenías anteriormente.

¿Qué nivel de permisos en Procore se da a los usuarios cuando se sincronizan?

Para los usuarios existentes en Procore que ya tienen una plantilla de permisos asignada, NO alteraremos los permisos. Debe actualizar manualmente sus permisos a "Solo lectura" o acceso superior para la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Puede otorgar permisos actualizando sus Plantillas de permisos de empresa o actualizando los permisos del usuario en su perfil. Consulte Editar una plantilla de permisos de empresa o Editar una cuenta de usuario en el directorio de empresa.

Para los nuevos usuarios de Procore, les otorgaremos acceso "Estándar" a la herramienta Planificación de la fuerza laboral y el nivel de permisos más bajo posible para todas las demás herramientas de Procore.

Nota: Los permisos de "Solo lectura" o superiores para la herramienta Planificación de la fuerza laboral solo permiten que un usuario acceda a la herramienta Planificación de la fuerza laboral. Sus permisos dentro de la herramienta de planificación de la fuerza laboral se administran (todavía) dentro de la configuración de la herramienta de planificación de la fuerza laboral.

¿Los nuevos usuarios añadidos en Planificación de la fuerza laboral recibirán automáticamente una invitación para establecer su contraseña con Procore?

No. Los administradores de directorios deben enviar invitaciones por separado. Para hacerlo, siga estos pasos:

  1. Vaya al directorio de empresa.
  2. Marque las casillas de los usuarios a los que desea invitar.
  3. En Acciones masivas, seleccione Invitar.
  4. Haga clic en Invitar.

Consulte Añadir personal a la planificación de la fuerza laboral para obtener instrucciones completas.

¿Las personas 'asignables' en la planificación de la fuerza laboral obtendrán un inicio de sesión de Procore?

No. Los usuarios marcados como "Asignables" en la planificación de la fuerza laboral y no como "Usuario" o "Ambos" se sincronizan en Procore como contacto, lo que no les permite iniciar sesión.

¿Qué sucede cuando cambio un recurso asignable a un usuario en Planificación de la fuerza laboral? ¿Cómo afecta eso a mi directorio de empresa?

Si un registro de persona está vinculado a través del directorio de empresa y la lista de personas, la persona es un "contacto" en el directorio de empresa. Si el Tipo de la persona se cambia en la Lista de personas, de 'Asignable' a 'Usuario' o 'Ambos', después de la sincronización de datos, el registro de contacto en el Directorio de empresa se desactiva y Procore intenta crear un nuevo registro de usuario en el Directorio de empresa de Procore.

He añadido accidentalmente un usuario en el directorio de mi empresa en lugar de la lista de personas en Planificación de la fuerza laboral. ¿Qué tengo que hacer?

Para los proyectos que utilizan la planificación de la fuerza laboral, se deben añadir personas utilizando la herramienta Personas en la planificación de la fuerza laboral. Las personas añadidas en el directorio de nivel de empresa no estarán disponibles para la planificación de la fuerza laboral.

Las personas añadidas en Planificación de la fuerza laboral se añadirán al Directorio de nivel de empresa como usuarios o contactos.

Si ha creado un usuario fuera de Planificación de la fuerza laboral y necesita sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Vaya al directorio de empresa.
  2. Localice el usuario que debe añadirse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  3. Marque la casilla de verificación Is Employee of [Company Name] Account.
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza laboral de nivel de empresa.
  6. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  7. Haga clic en Nuevo.
  8. Rellene el formulario con la siguiente información:
    • Nombre de pila. El nombre de la persona.
    • Apellidos. Los apellidos de la persona.
    • Correo electrónico. La dirección de correo electrónico de la persona.
      Nota: Esto debe coincidir con la dirección de correo electrónico en el directorio de empresa.
    • Permiso. Seleccione el nivel de permisos del usuario. 
    • Tipo. Seleccione Usuario o Ambos.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  9. Haga clic en Guardar.
  10. Póngase en contacto con su Procore point of contact para que puedan vincular los registros.

Los usuarios se sincronizarán en función de la dirección de correo electrónico y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

 

Si ha creado un contacto fuera de Planificación de la fuerza laboral y necesita sincronizarlo, siga estos pasos:

  1. Vaya al directorio de empresa.
  2. Haga clic en Contactos.
  3. Localice el contacto que debe añadirse en Planificación de la fuerza laboral y haga clic en Editar.
  4. Introduzca su ID de empleado.
  5. Haga clic en Guardar.
  6. Vaya a la herramienta Planificación de la fuerza laboral de nivel de empresa.
  7. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  8. Haga clic en Nuevo.
  9. Rellene el formulario con la siguiente información:
    • Nombre de pila. El nombre de la persona.
    • Apellidos. Los apellidos de la persona.
    • ID de empleado. ID del empleado de la persona.
      Nota: Debe coincidir con el ID del empleado en el directorio de empresa.
    • Tipo. Seleccione Asignable.
    • Agrupar. El grupo de la persona. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
  10. Haga clic en Guardar.
  11. Póngase en contacto con su Procore point of contact para que puedan vincular los registros.

Los contactos se sincronizarán en función del ID del empleado y el usuario estará disponible en Planificación de la fuerza laboral.

¿Puedo conectar una sola cuenta de Procore a varias cuentas de LaborChart?

No. Debido a que estamos incrustando LaborChart como una herramienta de nivel de empresa en Procore, solo es posible asignarlo a una cuenta de Procore. La sincronización de datos para la integración, que garantizará que los empleados y proyectos en Procore estén sincronizados con las listas de Personas y Proyectos de LaborChart, requiere una asignación 1:1 entre cuentas. 

Para los clientes en este escenario, le proponemos que seleccione una cuenta de Procore en la que se pueda incrustar LaborChart. Puede usar una de sus cuentas existentes o crear una nueva cuenta de Procore para acceder a la herramienta de planificación de la fuerza laboral (experiencia de WorkChart integrada).