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Procore

¿Cómo configuro un prefijo y un número inicial para las RFI de un proyecto?

Contexto

Para obtener los mejores resultados, los usuarios con permiso de nivel "Administrador" siempre tienen que configurar la herramienta RFI al inicio de un proyecto. Para ayudar con ese paso de configuración, es importante comprender las diferentes opciones disponibles.

Opciones de configuración

Los números de RFI en Procore siempre tienen que configurarse para usar un número inicial. Según las necesidades del entorno, los usuarios con permiso de nivel "Administrador" también pueden configurar la herramienta RFI en su proyecto para usar un prefijo personalizado o un prefijo manual. En la siguiente tabla se describen las opciones:

Opción de configuración de RFI Prefijo Número inicial Ejemplo
Número inicial predeterminado Ninguno 1 1, 2...
Número inicial personalizado de longitud constante Ninguno Definido por el usuario (por ejemplo, 0001 o 1001) 0001, 0002…
1001, 1002…
Prefijo manual y número inicial predeterminado Definido por el usuario (p. ej., RFI-) 1 RFI-1, RFI-2…
Prefijo manual y número inicial personalizado de longitud constante Definido por el usuario (por ejemplo, RFI-) Definido por el usuario (por ejemplo, 001 o 101) RFI-001, RFI-002…
RFI-101, RFI-102…
Prefijo de etapa del proyecto y número inicial predeterminado Etapa personalizada (p. Ej., BID, PRE, RFI, PST, WAR) 1 LICITACIÓN-1, LICITACIÓN-2…
Prefijo de etapa del proyecto y número inicial personalizado de longitud constante Etapa personalizada (por ejemplo, BID, PRE, RFI, PST, WAR) Definido por el usuario (por ejemplo, 0001 o 1001) BID-0001, BID-0002…
BID-1001, BID-1002…

Prácticas recomendadas

Para obtener los mejores resultados al configurar los prefijos RFI o la numeración en un proyecto, Procore recomienda seguir las siguientes directrices:

  • El número inicial siempre tiene que ser superior a cero (0). Se recomienda empezar siempre por uno (1) (por ejemplo, 1, 01, 001, 0001, 00001, 000001, etc.). 
  • El prefijo tiene que usar un nombre significativo que comunique claramente la etapa del proyecto o la intención de uso. Por ejemplo, licitación (BID). 
  • El prefijo debe tener entre un (1) carácter y 30 caracteres de longitud. Se recomienda de uno (1) a tres (3) caracteres. 
  • El prefijo puede contener cualquier carácter UTF-8. Los caracteres UTF-8 de uso más frecuente con la numeración son el guion (-) y el subrayado (_). 

Limitaciones

Tenga en cuenta las siguientes limitaciones de prefijo y numeración:

  • NO se permiten prefijos duplicados
    Por ejemplo, no puede utilizar "PCST" o "P-CST" para representar tanto el proyecto básico como la postconstrucción. En su lugar, Procore recomienda usar los prefijos predeterminados para proyecto básico (PRE) y postconstrucción (PST), o crear un prefijo único para cada etapa. 
  • NO se permiten números duplicados
    Por ejemplo, no puede tener dos RFI con el mismo número. 
  • Los números de RFI eliminados NUNCA se reutilizan
    El sistema NO reutiliza los números de las RFI eliminadas.

Si el proyecto se ha configurado para utilizar prefijos RFI, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Procore siempre separa el prefijo del número RFI con un guion (por ejemplo, LICITACIÓN-1, LICITACIÓN-001, etc.). Este guion no se puede eliminar.
 Sugerencia
Si un usuario autorizado habilita la opción de prefijo de RFI por etapa de proyecto DESPUÉS de que se hayan creado las RFI de su proyecto, puede que el prefijo automático se aplique a los números ya existentes que tengan prefijos introducidos manualmente. Esto a veces puede hacer que algunos números tengan dos prefijos. Para abordar esta limitación conocida, consulte ¿Por qué algunos de los números de RFI de nuestro proyecto tienen dos prefijos?.

Pasos

Configurar un prefijo manual y número inicial

Haga lo siguiente cuando cree la primera RFI del proyecto. Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Crear una RFI.

  1. Vaya a la herramienta RFI del proyecto.
    Se muestra la página RFI. 
  2. Haga clic en Crear una RFI.
    Esto abre la página Nueva RFI.
  3. En el campo Número, escriba el número de inicio que quiera en la secuencia personalizada. 
    Ejemplos:
    • Para configurar un número inicial de longitud constante, ​​​​​escriba: 0001 o 1001
    • Para configurar un prefijo manual seguido de un número inicial, escriba: RFI0001 o RFI-1001
  4. Continúe creando la RFI como se describe en Crear una RFI.
    La siguiente vez que cree una RFI, el sistema utilizará su formato personalizado para asignar el siguiente número a una RFI. Puede cambiar el esquema de numeración en cualquier momento, aunque NO se recomienda. 

Configurar un prefijo de etapa del proyecto y número inicial

Debe tener permiso de nivel "Administrador" para ejecutar los siguientes pasos:

  1. Vaya a la herramienta RFI del proyecto.
    Se muestra la página RFI. 
  2. Haga clic en Ajustes de configuración
    Esto abre la página de configuración de RFI.
  3. Junto al área Números prefijados de RFI por etapa de proyecto, ponga una marca de verificación en la casilla Una vez habilitada y en uso, esta configuración no puede deshabilitarse.
    Se mostrará una lista de etapas de proyecto de la herramienta Administrador de nivel de empresa.
    Nota: Su administrador de Procore puede configurar Procore para usar las etapas de proyecto predeterminadas o crear etapas de proyecto personalizadas en la herramienta Administrador de nivel de empresa. Consulte Añadir etapa de proyecto personalizada.
  4. Marque la casilla "Etapa de prefijo habilitada" por cada etapa que quiera usar para prefijar los números de RFI.
  5. Introduzca un prefijo por cada etapa del proyecto seleccionada. Puede introducir una combinación de caracteres alfanuméricos en este cuadro.

    rfi-prefix-number-prefix-by-project-stage.png
     
  6. Desplácese hasta la parte inferior de la página y haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

Consulte también