¿Puedo incluir aprobadores externos en un flujo de trabajo personalizado?

Contexto

Los usuarios de Procore con la herramienta Flujos de trabajo de nivel de empresa pueden crear flujos de trabajo personalizados y, opcionalmente, designar un aprobador externo para un paso.

Ejemplos
  • Rendición de cuentas: exigir a los subcontratistas que aprueben las facturas permite una comunicación temprana y directa sobre los errores de facturación. Esto acelera las soluciones y reduce los desacuerdos posteriores.
  • Precisión de los costes: la revisión y aprobación de las facturas por parte del subcontratista aumenta la confianza del contratista principal en que los costes facturados coinciden con el contrato o las tarifas acordadas, lo que ayuda a evitar discrepancias y disputas posteriores.
  • Requisitos contractuales: el contrato entre un promotor y el contratista principal a veces establece claramente que el contratista principal debe aprobar las facturas antes del pago.
  • Garantía del cumplimiento normativo: algunos sectores requieren que las partes interesadas externas, como las agencias reguladoras, aprueben los eventos de cambio para el cumplimiento de estándares específicos.
  • Verificación de las implicaciones en los costes: si un evento de cambio tiene implicaciones financieras para un colaborador externo, su aprobación confirma su acuerdo con los costes añadidos, lo que ayuda a evitar disputas de facturación posteriores.
  • Verificación de finalización de trabajo: la aprobación del subcontratista de los detalles de la factura (tareas completadas, materiales y términos acordados) confirma la exactitud de la factura y sirve como verificación.
  • Revisión del alcance de trabajo: la aprobación externa del contrato por parte de un cliente o subcontratista garantiza la alineación con su comprensión de los requisitos del proyecto y confirma lo que implica el acuerdo.

Respuesta

Sí, puede asignar colaboradores externos a un paso de un flujo de trabajo personalizado. Procore permite la colaboración con socios externos, como subcontratistas. Dependiendo de la función, el colaborador externo normalmente necesitará.

Elemento Descripción
Una cuenta de usuario de Procore Proporcione un nombre de usuario y una dirección de correo electrónico para que el colaborador acceda a la cuenta de Procore de su empresa o a un proyecto específico.
Permisos de acceso Otorgue al colaborador permisos de acceso a la herramienta necesaria de nivel de empresa o proyecto dentro de la cuenta de Procore de su empresa. 
Asignación de roles Ciertos flujos de trabajo requieren la asignación de usuarios a roles específicos para algunas acciones. Por ejemplo, para ver y aprobar una factura de subcontratista en un flujo de trabajo personalizado se requiere que el usuario sea el "Contacto de la factura" en el pedido del proyecto correspondiente.
Permisos pormenorizados específicos de la herramienta Al incluir colaboradores externos en los pasos del flujo de trabajo personalizado, es posible que sea necesario otorgarles permisos pormenorizados específicos.
 
Permisos pormenorizados de la herramienta Flujos de trabajo La herramienta Flujos de trabajo está diseñada para que los subcontratistas solo vean los pasos que se les asignan directamente, junto con el panel lateral asociado y las asignaciones. 

¡Importante! Otorgar a los colaboradores externos el permiso pormenorizado "Ver historial de pasos anteriores"o"Ver historial completo" les proporciona visibilidad de los nombres de usuario asignados al flujo de trabajo. Si decide otorgar estos permisos a sus colaboradores, tenga en cuenta que esta mayor transparencia puede dar lugar a un contacto directo de los subcontratistas. 

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